全面預算管理有兩個方面的含義：所謂“全面”一方面是指預算管理貫穿公司業(yè)務活動的全部過程，是以公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃及年度經(jīng)營計劃為基礎的預算管理；另一方面是指全面預算管理需要公司上下所有員工的共同參與，而不僅僅是財務人員的事，只有這樣預算的編制才能符合企業(yè)的業(yè)務活動要求，預算也只有通過全體員工的參與才能實現(xiàn)其指導經(jīng)營活動的意義。
管理者面臨的主要任務是使組織有效的營運，隨著環(huán)境的日趨復雜、多變，規(guī)模的不斷膨脹，組織越來越難于控制。為了解決這個問題，管理者利用各種有效的方法與技術，加于規(guī)劃、控制、以達到組織既定的目標。今天的組織，多使用預算來進行規(guī)劃與控制，可見，全面預算管理是組織營運中的一種有效的管理工具與技術。預算管理自身也在不斷的發(fā)展。
所以對于準備實施預算系統(tǒng)的企業(yè)來說，并不是隨便購買一套軟件就能達到預期目的，如果說全面預算管理是企業(yè)管理的有效工具與技術，那預算系統(tǒng)也是全面預算管理的有效工具和技術。全面預算信息系統(tǒng)的整體構(gòu)架以集團的分級管理構(gòu)架為基礎，企業(yè)預算報表信息由集團公司成員單位根據(jù)集團確定的年度經(jīng)營目標，將預算目標層層分解落實到企業(yè)內(nèi)部各預算編制單位，并將本單位預算報表匯總上報到集團公司，集團公司借以對預算執(zhí)行情況進行分析和監(jiān)控，并實現(xiàn)對預算執(zhí)行情況的考核和評價。整體來說，預算系統(tǒng)在報表催報、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)匯總等方面，預算系統(tǒng)能有效提高整體工作效率，減少工作成本。
1 企業(yè)預算管理面臨的主要問題
綜合目前在企業(yè)預算管理中存在的許多問題，主要有以下幾點：
1、預算與企業(yè)的戰(zhàn)略方向未能緊密結(jié)合：從上至下與從下至上的預算不一致，造成戰(zhàn)略無法執(zhí)行或無法監(jiān)控的問題。
2、編制預算流程耗費過多的人力、時間、成本：預算編制的流程繁復冗長，且欠缺標準作業(yè)、人工作用量大、組織整體投入的時間及成本都比較高。
3、預算系統(tǒng)的功能有限，無法及時提供足夠的分析：預算系統(tǒng)功能有限（如：Excel）、彈性不足，缺乏足夠的時間進行各類預算的模擬分析（“what-if”）或是具有附加價值的分析供決策者參考。
4、管理組織與產(chǎn)品/客戶變動頻繁而影響預算編制：管理組織與權(quán)責、產(chǎn)品或服務內(nèi)容經(jīng)常變動，造成預算編制內(nèi)容與格式的變動，軟件設定與相關作業(yè)必須配合并及時完成維護與修改。
5、預算與管理報表及管理行動未能結(jié)合：預算內(nèi)容僅涵蓋財務數(shù)字的結(jié)果，且未能與經(jīng)營管理報表分析、行動計劃相結(jié)合，未能落實預算執(zhí)行的追蹤管理。
而通過EXCEL表格做預算是大多數(shù)企業(yè)目前的應用情況，傳統(tǒng)的EXCEL表格存在以下缺點：
1、無法確定各預算試算表電子表格上所用的假設一致，在預算的編制上就會直接導致編制問題，也無法在預算執(zhí)行、考核過程中發(fā)揮較好的作用
2、非會計部門人員無法對預算和實際余額做差異分析
3、無法自動連接到其它電子表格對余額明細做進一步分析了解
4、無權(quán)限管控，容易泄密
5、無法做流程管理
6、無法做版本管理
7、花費大量時間做部門溝通
8、無法因管理層不同的需求快速變更財務報表格式
9、維護復雜的成本分攤公式的成本過高
10、無法隨著市場匯率, 利率變動與企業(yè)績效做各種快速的模擬分析
對比企業(yè)最佳實踐，企業(yè)預算管理面臨的主要問題可以用下表來體現(xiàn)：
正因為在企業(yè)進行預算管理的過程中存在如上問題，導致預算管理人員在預算管理的各個環(huán)節(jié)要耗費大量的工作卻不能獲得預期的效果。由于預算編制數(shù)據(jù)依據(jù)不足，從制定預算開始就存在硬傷；缺少執(zhí)行監(jiān)控手段，年度預算執(zhí)行結(jié)果與年初預算存在相當大的差異；預算考核因為缺少執(zhí)行數(shù)據(jù)只能淪為一紙空談。預算管理系統(tǒng)化，會計電算化已成為決心推進預算管理的企業(yè)當務之急。
2 系統(tǒng)解決方案
2.1 系統(tǒng)整體架構(gòu)
從企業(yè)預算實際考慮，標準的預算管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)由三部分組成：最底層的是數(shù)據(jù)層，由數(shù)據(jù)倉庫與應用系統(tǒng)組成，通過數(shù)據(jù)交換與集成，為業(yè)務執(zhí)行解決方案與用戶分析工具提供基礎數(shù)據(jù)，業(yè)務執(zhí)行解決方案包括戰(zhàn)略執(zhí)行監(jiān)控、計劃、預算和預測、財務整合報表、成本與收益分析這幾個方面，通過業(yè)務執(zhí)行解決方案完成預算相關的主要工作，通過用戶分析工具將分析數(shù)據(jù)展示給最終用戶。具體如下圖所示：
本文以目前市場上主流的BPM管理軟件——ORACLE的Hyperion Planning對預算系統(tǒng)的解決方案進行詳細描述。
2.2 解決方案詳述
Hyperion Planning是一個全面預算管理的平臺和通用工具，它的價值在于企業(yè)可以根據(jù)自己的預算管理需求和業(yè)務邏輯，在實施過程中定義適合自身管理需求的預算模型和業(yè)務規(guī)則，滿足全面預算管理各階段的需求。
2.2.1 預算模型定義
“工欲善其事，必先利其器”。預算系統(tǒng)實施的重要工作之一就是定義預算模型。預算模型將預算假設，業(yè)務目標，業(yè)務規(guī)則等都納入其中。在完成了預算管理體系的設計之后，就可以利用信息系統(tǒng)管理工具來創(chuàng)建一個預算管理應用架構(gòu)。創(chuàng)建該應用的用戶被指定為應用所有者。每個應用只能有一個所有者。所有者可以將所有權(quán)授予另一個管理員。系統(tǒng)管理員完成預算應用架構(gòu)的初始設置工作。
應用架構(gòu)創(chuàng)建完畢后，管理員需要在該應用中定義包括維度和成員的數(shù)據(jù)模型。一個應用中的維度包括：幣種（用于多幣種應用）、科目、實體、情景、版本、期間、年份和其他自定義維度等，其他自定義維度可以是產(chǎn)品、客戶、雇員、銷售渠道、地區(qū)和項目等等，由系統(tǒng)管理員按照預算方案的數(shù)據(jù)編制、分析、報表需求進行靈活定義。
在傳統(tǒng)的EXCEL表格中，編制大量的業(yè)務規(guī)則是預算工作人員非常頭疼的事情，而且由于輸入的不規(guī)范，以及受限于EXCEL的功能，在操作執(zhí)行上存在很多困難。而通過預算系統(tǒng)提供基于業(yè)務規(guī)則的自動計算，復雜的預算模型變得非常的簡單，Hyperion Planning還提供圖形化的變成方式，原本復雜的預算規(guī)則定義只需要拖動相應的圖表就可以實現(xiàn)，當然也支持傳統(tǒng)的編程實現(xiàn)更多的功能。
2.2.2 預算編制方案
預算編制有自上而下目標分解和自下而上數(shù)據(jù)匯總兩種方式，在系統(tǒng)中是通過以下方式解決的：
在預算編制過程中，預算目標設定一般是自上而下進行的，管理員可以在系統(tǒng)應用中設定目標類型的版本，并可以設定用戶對目標數(shù)據(jù)版本的的訪問權(quán)限；
在自下而上的預算編制過程中，預算數(shù)據(jù)只能從最下級的實體（責任中心），最明細的產(chǎn)品、最末級的預算科目等底層維度成員輸入到系統(tǒng)里，系統(tǒng)會按照各維度的層級匯總關系自動匯總得到實體、科目、產(chǎn)品等不同層級的預算數(shù)據(jù)，從而大大提高預算數(shù)據(jù)匯總的效率，避免手工匯總產(chǎn)生的錯誤。
在預算編制過程中，通過系統(tǒng)流程管理，就可以管理和監(jiān)控預算編制－提交－審核－批準的過程。系統(tǒng)支持幾上幾下，多次反復的預算審批流程。這些流程可以與OA系統(tǒng)相集成，可以通過郵件提醒審查人員盡快審批業(yè)務人員所提交的預算。
2.2.3 預算分析方案
實際數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)后，系統(tǒng)可以自動的進行多種預算分析，能夠?qū)㈩A算表及預算分析表的數(shù)據(jù)方便、快捷的以各種圖形展示出來，從而使預算編制和分析的結(jié)果更直觀。Hyperion Planning提供4種預算分析形式。這4種形式都是對Hyperion Planning存儲在后臺的Essbase數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)的實時展現(xiàn)，數(shù)據(jù)完全一致，只是形式和用途不同。這四種方式分別是：
1、定義預算表單進行預算分析：通過在Hyperion Planning中定義預算表單，在預算編制表單里顯示實際、預算、目標等不同情景的數(shù)據(jù)及其差異。
2、利用Hyperion Reports模塊定義標準的預算分析圖表：Hyperion Reports是Hyperion Planning中的一個標準報表工具，利用它可以定義格式相對固定的預算或預算分析圖表，它支持多維查詢及數(shù)據(jù)鉆取操作。
3、利用Hyperion Analyzer模塊定義固定模式的標準分析儀表盤：Hyperion Analyzer是Hyperion Planning中的一個允許用戶進行更靈活的交互分析的模塊，利用它可以實現(xiàn)動態(tài)的分析儀表盤，供各級管理、業(yè)務人員進行標準模式的靈活的交互式查詢分析。
4、利用Essbase電子表格插件進行靈活的個性化分析：使用Hyperion Planning 或Essbase的電子表格插件可以在Excel中更靈活的進行預算數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)及預算實際對比等分析工作。用戶可以在Excel中快速獲取Essbase中存儲的多維數(shù)據(jù)模型，并進行鉆取、旋轉(zhuǎn)等操作，并充分利用Excel的圖形功能創(chuàng)建各種分析圖形，以滿足臨時、突發(fā)的一些查詢、分析需求。
2.2.4 預算控制方案
系統(tǒng)支持預算編制、追加、調(diào)整的流程，預算數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，通過接口程序?qū)㈩A算信息導入控制系統(tǒng)，作為預算控制的標準，并可以設置實際數(shù)據(jù)超過預算數(shù)據(jù)的容差范圍，以及超過預算時的控制方式（警告、報錯并拒絕當前業(yè)務）。當實際業(yè)務發(fā)生時候，系統(tǒng)將檢查對應的可用預算，當實際數(shù)據(jù)超過預算數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)將會發(fā)出警告或報錯（其具體警告，報錯還是通知可以后臺配置），從而實現(xiàn)預算的控制和預警。同時支持按照客戶的具體需求進行業(yè)務流程、單據(jù)、報表等定制等。
預算控制可以通過如下方式在系統(tǒng)中實現(xiàn)：
1、通過多種授權(quán)方式，如管理權(quán)限、功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、操作權(quán)限以及代理等，實現(xiàn)對業(yè)務的精確掌控。
2、允許用戶根據(jù)實際業(yè)務需求進行流轉(zhuǎn)、回退、轉(zhuǎn)發(fā)、終止等操作，實現(xiàn)完善的工作流體系。
3、以預算數(shù)據(jù)和實際執(zhí)行數(shù)據(jù)為基礎，按照管理者需要，定制報表輸出，配合豐富的數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式，如圖表等，滿足分析需求。
4、統(tǒng)一的組織和權(quán)限；統(tǒng)一的流程、協(xié)作、任務和消息傳遞機制；統(tǒng)一的資源存儲和信息訪問機制；
5、可擴展性，控制系統(tǒng)依托的業(yè)務平臺具備靈活擴展能力，幫助企業(yè)快速調(diào)整和適應變化。
2.2.5 預算考核方案
利用預算系統(tǒng)科目維度中的存儲假設型科目，可以定義企業(yè)考核體系中可量化的財務及非財務指標。在系統(tǒng)中通過定義相關的業(yè)務規(guī)則，可以實現(xiàn)由財務或業(yè)務數(shù)據(jù)自動計算考核指標數(shù)值；同時通過定義指標體系間的匯總計算公式，可以實現(xiàn)指標體系層級之間的匯總計算；并且實際數(shù)據(jù)導入預算系統(tǒng)中后，也會相應計算出相應的指標體系；最終利用預算系統(tǒng)提供的多種分析方式，可以對考核指標的執(zhí)行情況進行動態(tài)監(jiān)控和對比分析。
2.2.6 系統(tǒng)集成方案
在企業(yè)考慮實施預算系統(tǒng)時，如何與企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)集成是管理者關注的問題。預算系統(tǒng)發(fā)展至今，在系統(tǒng)集成方面提供了一系列的解決方案，以面對不同的企業(yè)情況。
對于已實施信息系統(tǒng)比較少的企業(yè)，Hyperion Planning的B/S架構(gòu)能讓各使用者通過WEB提交預算表單，對于是地域廣，分子公司較多的企業(yè)，這種方式能保證各預算單位在統(tǒng)一的預算平臺中。對已實施信息系統(tǒng)較多的企業(yè)來說，Hyperion Planning自有的ESSBASE數(shù)據(jù)庫在預算數(shù)據(jù)收集中起到了一個“抽水機”的作用，通過聚合不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，最終提供給預算系統(tǒng)所使用，系統(tǒng)集成方式可用下圖來表示：
3 實施預算系統(tǒng)的預期效益
企業(yè)在實施預算系統(tǒng)后預期能夠在以下方面得到改善和提升：
對于準備實施預算系統(tǒng)的企業(yè)來說，雖然實施預算系統(tǒng)能極大提高企業(yè)的預算工作效率，但這是建立在企業(yè)已經(jīng)建立完善的預算管理體系的基礎上的，明確預算的組織機構(gòu)、預算流程、預算的考核機構(gòu)、相應的考核指標、考核方法等是預算系統(tǒng)實施的前提，只有建立了完善的預算管理體系，預算系統(tǒng)才能高效的發(fā)揮其應有的作用，才能達到企業(yè)實施信息系統(tǒng)的目的。
雖然預算系統(tǒng)對于企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義，但是在實施過程在會遇到一些問題。如管理人員的觀念問題，至今有些管理人員認為市場變化過快，預算會失去指導意義，成本大于收益；也有人認為預算是財務人員的事，與業(yè)務人員及其它管理人員無關，甚至認為預算由于控制成本會限制業(yè)務的發(fā)展，預算系統(tǒng)會改變平時的工作方式，也會引起工作人員的不適應，產(chǎn)生抵制情緒。這些阻力只有通過加大實施力度，加強管理人員對預算意義的全面理解，加強人員培訓，在實施中不斷學習，才能有所改變。
此外，預算系統(tǒng)必須與其它的管理系統(tǒng)相結(jié)合，才能充分發(fā)揮其作用。公司由于其它一些管理系統(tǒng)的不足，也會增加預算管理的成本，降低預算編制的準確性。最后，由于公司為配合其戰(zhàn)略調(diào)整及發(fā)展速度，會伴隨進行組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，企業(yè)經(jīng)營活動的順暢進行取決于有效的管理流程及這些流程在組織結(jié)構(gòu)上的順利執(zhí)行。因此預算管理是建立在穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)基礎上的，隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，預算管理體系的方法不會改變，但其實施辦法會相應調(diào)整。
實施預算系統(tǒng)與傳統(tǒng)的軟件實施有很大的不同，企業(yè)應按自身的特點選擇實施方式，不論是哪一種實施方式，預算系統(tǒng)必須與預算管理體系緊密結(jié)合，支持預算管理各個關鍵步驟，真正的讓預算成為企業(yè)管理的有效工具，而不是流于形式的財務表格。
核心關注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務領域、行業(yè)應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務領域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關注ERP管理系統(tǒng)的核心領域，是眾多中小企業(yè)信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://m.hanmeixuan.com/
本文網(wǎng)址：http://m.hanmeixuan.com/html/consultation/1081997425.html
相關文章
