企業(yè)產(chǎn)品從企業(yè)倉庫中流出去，這支作業(yè)可說可小。但是，若對于產(chǎn)品出貨不進(jìn)行有效的管理的話，會給企業(yè)管理帶來不少的困擾。
如客戶要求一次性到貨，但是，由于企業(yè)出貨管理員的疏忽，訂單只完成部分的情況下，就匆匆忙忙把貨物發(fā)給客戶企業(yè)了。從而，導(dǎo)致了客戶的投訴。
如企業(yè)規(guī)定，該筆貨是預(yù)收款業(yè)務(wù)，企業(yè)的客戶只有付清款項(xiàng)的情況下，才能夠發(fā)貨。但是，若不在系統(tǒng)里加以控制的話，倉庫管理員很可能因一時(shí)的疏漏，就把貨給客戶了。當(dāng)貨給客戶后，什么時(shí)候付款就掌握在企業(yè)的手里了。若該客戶是預(yù)收款客戶，則在出貨時(shí)，要在系統(tǒng)里進(jìn)行控制，讓系統(tǒng)幫助用戶來判斷客戶是否已經(jīng)付款，沒付款就不能出貨。
另外，在一些特殊的情況下，企業(yè)可能還允許在沒有銷售訂單的原始單據(jù)的情況下，也允許出貨。但是，在大多數(shù)情況下，為了企業(yè)資產(chǎn)的安全，企業(yè)還是要求所有的出貨必須都有對應(yīng)的銷售訂單。無論哪種情況，在ERP系統(tǒng)中都要能夠通過配置進(jìn)行靈活的控制。以最大程度的保障企業(yè)資產(chǎn)的安全。
為了實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，ERP系統(tǒng)在出貨時(shí)，提供了多種控制方式，介紹其出貨的六種控制方式。
第一種出貨規(guī)則：有效。
若在系統(tǒng)中，把出貨單的出貨規(guī)則設(shè)置為有效的話，則表示“不允許負(fù)庫存出貨”。也就是說，若庫存只有50套，而若銷售訂單要出的話有100套的話，則根據(jù)銷售訂單生成出貨單時(shí)，就會產(chǎn)生錯(cuò)誤，提示“庫存不足不能保存”。
系統(tǒng)為何要進(jìn)行如此控制呢?這主要是考慮企業(yè)實(shí)際管理的需要。我們一般在倉庫管理上，是不允許負(fù)庫存的出現(xiàn)。若出現(xiàn)負(fù)庫存，要么說明企業(yè)庫存帳有錯(cuò)誤，要么就說明庫存數(shù)量還達(dá)不到要出貨的數(shù)量。無論從哪一種情況出發(fā)，都要企業(yè)再回去進(jìn)行檢查，做出相應(yīng)的調(diào)整。所以，系統(tǒng)為了防止負(fù)庫存的出現(xiàn)，在根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換為出貨單的時(shí)候，會進(jìn)行庫存是否足額的判斷，若庫存不夠的話，就不會生成相關(guān)的出貨單，會提示“庫存不足”的錯(cuò)誤。
若我們把出貨規(guī)則設(shè)置為有效的話，則其必須要有原始單據(jù)，也就是說，其出貨單一定要根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換過來，否則的話，其就沒有參考的依據(jù)了。同時(shí)，若采用這個(gè)出貨規(guī)則的話，還要注意一個(gè)問題，就是若要正確生成出貨單，則必須要保證訂單中所有的項(xiàng)目都有足夠的庫存。如一張銷售訂單中有兩個(gè)產(chǎn)品，一個(gè)產(chǎn)品的訂單量為100套，另一個(gè)產(chǎn)品為200套。若采取這個(gè)規(guī)則的話，則在生成出貨單的時(shí)候，要保證這兩個(gè)產(chǎn)品都有足夠的庫存數(shù)量，否則的話，就會出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，不能生成出貨單。
第二種出貨規(guī)則：強(qiáng)制。
有時(shí)候，可能企業(yè)庫存中，確實(shí)有這么多的實(shí)物，但是由于庫存帳方面的原因，導(dǎo)致系統(tǒng)帳上沒有這么多的數(shù)量，此時(shí)，因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系，企業(yè)來不及去查找錯(cuò)誤了�？蛻粝胂劝沿浳锇l(fā)出去，然后再尋找錯(cuò)誤，并進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。
遇到這種情況，企業(yè)就可以擦球第二種出貨規(guī)則，強(qiáng)制。若在系統(tǒng)中，設(shè)置這一種出貨規(guī)則的話，則系統(tǒng)不管有沒有足夠的庫存，都會強(qiáng)制生成一張出貨單。這里要注意的是，就是根據(jù)這種規(guī)則生成的出貨單，其庫存往往會出現(xiàn)負(fù)數(shù)。
一般遇到庫存是負(fù)數(shù)時(shí)，月底結(jié)算成本的時(shí)候，就會麻煩一點(diǎn)。因?yàn)槿魩齑媸秦?fù)數(shù)的話，就會影響產(chǎn)品的庫存金額，從而影響產(chǎn)品的發(fā)料成本，最終影響產(chǎn)品的實(shí)際生產(chǎn)成本。所以，我在實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)候，一般會提醒用戶，在月底進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)的時(shí)候，最好在這支作業(yè)進(jìn)行之前，先檢查一下庫存，若發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量有異常，特別是存在負(fù)數(shù)的情況，要先進(jìn)行調(diào)整。把庫存數(shù)量調(diào)整以后，再進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)的相關(guān)工作。
第三種出貨規(guī)則：完成行。
若我們現(xiàn)在銷售訂單中有兩個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)產(chǎn)品是17寸顯示器，其預(yù)計(jì)出貨日期為4月20日;另一個(gè)是15寸液晶顯示器，其交貨日期是5月5日。此時(shí)，在根據(jù)銷售訂單生成出貨單時(shí)，若按以上兩種規(guī)則，“有效”或者“強(qiáng)制”的話，就不行了。因?yàn)橐陨蟽煞N方式，在生成的出貨單中，包括銷售訂單中的所有行，即使銷售訂單的交貨日期不同，也會在同一張出貨單上顯示。所以，這就不符合企業(yè)運(yùn)作的要求。
我們希望，能夠按行來進(jìn)行出貨。當(dāng)銷售訂單的某一行生產(chǎn)完成后，我們生成出貨單的時(shí)候，已經(jīng)完工的銷售訂單的行項(xiàng)目，就可以生成銷售訂單了;而沒有完工的銷售訂單項(xiàng)目，不會影響出貨單的正常生成。到以后銷售訂單其余項(xiàng)目完成時(shí)，再根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換出貨單時(shí)，就可以把剩余的行項(xiàng)目生成對應(yīng)的出貨單了。
這里要注意一點(diǎn)，如上面的一個(gè)例子中，即使銷售訂單中兩個(gè)行項(xiàng)目交貨日期不同，但是，在我們企業(yè)交貨的時(shí)候，如果在4月25日進(jìn)行交貨的時(shí)候，這兩個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)都完成了，那我們根據(jù)這張銷售訂單生成出貨單的時(shí)候，生成的出貨單上，會帶出這張訂單的兩個(gè)項(xiàng)目，而不是已經(jīng)到期的一個(gè)項(xiàng)目。
也就是說，若采取“完成行”的出貨政策的時(shí)候，其考慮的是該銷售訂單行的庫存數(shù)量，而不會考慮你具體行的交貨日期。只要庫存數(shù)量足夠了，即使交貨日期還沒有到期，也會生成對應(yīng)的出貨單。反過來，若交貨日期到了，庫存里沒有足夠多的發(fā)貨數(shù)量，其仍然不能生成出貨項(xiàng)目。
所以，若要根據(jù)銷售訂單行的交貨日期來生成出貨單的話，利用這個(gè)出貨政策還是不可行的。
第四種出貨規(guī)則：完成訂單。
完成訂單跟上面的完成行出貨規(guī)則相對應(yīng)。完成行是基于銷售訂單行項(xiàng)目的判斷，而完成訂單則是基于整張銷售訂單的判斷。若我們采取“完成訂單”的出貨政策的話，則其在根據(jù)銷售訂單生成出貨單的時(shí)候，不管該銷售訂單中有多少項(xiàng)目，都要求其所有的項(xiàng)目完工后，才能生成對應(yīng)的出貨單。
一般情況下，這種出貨規(guī)則不怎么使用。但是，有一種情況下，這種出貨政策非常有用。如我們有一個(gè)產(chǎn)品發(fā)貨給客戶時(shí)，不僅是產(chǎn)品本身，有時(shí)候還要提供安裝。而安裝的話，可能需要一些安裝輔料。為了保證安裝輔料能夠隨同客戶的產(chǎn)品一同發(fā)過去，則我們就必要在銷售訂單中，建立多個(gè)項(xiàng)目。然后最重要的是，在出貨時(shí)，要保證主產(chǎn)品跟安裝可能需要用到的輔料，一同發(fā)出去。而不是先發(fā)一個(gè)出去。
同時(shí)，還有的客戶，把安裝員也當(dāng)作企業(yè)的一個(gè)特殊產(chǎn)品來管理。如果企業(yè)要求安裝員隨同產(chǎn)品一起出去，也就是說，產(chǎn)品送到客戶那邊，安裝員也要隨同過去進(jìn)行安裝調(diào)試。針對這種情況，銷售訂單行中就有兩個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)是產(chǎn)品本身，另外一個(gè)就是安裝員，無論是產(chǎn)品本身沒有完成，還是安裝員沒有時(shí)間，則這張銷售訂單都無法生成出貨單。這就保證了產(chǎn)品同服務(wù)一起到位。
所以，這種出貨政策，雖然不常用，但是在某些方面，還是有其獨(dú)到的用處。
第五種出貨規(guī)則：收款后。
“收款后”這種出貨政策，顧名思義，就是這張銷售訂單的款項(xiàng)收到后，銷售訂單才能出貨。有人可能會說，那通過預(yù)收訂單單據(jù)就可以實(shí)現(xiàn)呀。其實(shí)，兩者還是有差異的。
若把銷售訂單的單據(jù)類型選擇預(yù)收訂單的話，其控制的級別在于銷售訂單，而不是出貨單。也就是說，若銷售訂單單據(jù)類型為預(yù)收訂單的話，則表示只有在款項(xiàng)收到以后，才能把訂單下發(fā)出去;客戶企業(yè)其他部門，如采購部門與生產(chǎn)部門，才能看到這張銷售訂單，才能為此安排采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。
而若把出貨政策設(shè)置為“收款后”，這個(gè)銷售訂單是沒關(guān)系的。也就是說，銷售訂單一完成后，客戶不用付款，企業(yè)其他部門就可以看到這張銷售訂單，也可以為此安排相關(guān)的采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。而只有在出貨的時(shí)候，系統(tǒng)才去判斷該張銷售訂單有沒有付清款項(xiàng)。若付清了，允許生成出貨單;但是，若錢沒有付的話，則出貨單就無法生成了。
通過以上的描述，我們可以看到，這兩者的差異主要在于控制的級別不同。前者是在銷售訂單上進(jìn)行控制，后者則在出貨的時(shí)候進(jìn)行控制。
不同的企業(yè)，可能會采取不同的預(yù)收款政策。企業(yè)可以根據(jù)自己的需求，靈活的進(jìn)行選擇。
第六種出貨規(guī)則：手工。
不知道大家有否發(fā)現(xiàn)，以上五種出貨政策都是直接跟銷售訂單掛鉤的。在生成出貨單的時(shí)候，會去判斷相關(guān)的銷售訂單的情況。也就是說，前面五種處理方式，出貨單必須具有前置單據(jù)銷售訂單，否則的話，無法運(yùn)行。
但是，企業(yè)有時(shí)候，可能出現(xiàn)沒有銷售訂單而出貨的情況。在這種情況下，難道不能出貨了嗎?其實(shí)不然。遇到這種情況，企業(yè)就要手工開出貨單。為了滿足客戶這個(gè)需求，ERP系統(tǒng)在出貨政策上，提供了一種“手工”的出貨政策。若我們采用這種出貨政策的話，系統(tǒng)就不會考慮銷售訂單的相關(guān)情況。
不過，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候，這方面有一個(gè)考慮不全面的地方。就是當(dāng)我們把出貨政策選擇“手工”的時(shí)候，其也不考慮庫存是否有足夠的數(shù)量。這方面，個(gè)人認(rèn)為，可能是系統(tǒng)本身的一個(gè)漏洞，需要改善。
以上我簡單的介紹了ERP系統(tǒng)中對于出貨的六種控制策略�？梢哉f，這六種出貨策略，基本上涵蓋了企業(yè)在出貨方面的需求。
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本文標(biāo)題：用ERP系統(tǒng)管理出貨的六種策略
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