1、概述
隨著互聯網技術的普及，電子郵件系統已經成為互聯網上最重要的應用之一，它提供了一種極為方便、快速的通訊方式，電子郵件系統也是電子商務最主要的應用系統之一，數據與信息交流方面有著明顯的優勢，電子郵件系統也已成為企業用戶日常辦公不可或缺的應用系統。
在這個信息飛速發展的時代，信息就是生命，數據作為一個企業的血液尤為重要。企業數據大致可分為兩大類，文件數據和郵件數據。企業日常往來的數據是企業的寶貴財富，如不將這些數據保留并加以利用，就形同寶貴資源的流失。然而伴隨郵件的日常應用，所產生的郵件數據量日趨增多，如何將海量的郵件數據進行長期保存、讀取、索回、挖掘以及原始展現等問題已經成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。
由于企業電子郵件數據管理日趨明顯，隨之產生了電子郵件歸檔方案及產品。郵件歸檔是對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理。當數據停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統把他們轉移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外；當需要時，可以即時獲取所需數據并快速搜索。為企業電子郵件的法規遵從和規則的執行，實現了高度集成化，中心化，并可實現實時監測等功能。
2、企業郵件歸檔技術應用現狀
郵件歸檔是企業要實現法規遵從不得不面對的問題，也將是企業實現信息化進程中不可跨越的一部分。
近幾年來，在一些大的財務公司造假丑聞陸續被曝光后，美國政府開始制訂了一系列法規，強制那些具有公共服務性質的公司必須對相關資料進行歸檔。而郵件作為最基本的互聯網信息溝通方式，必然成為這次運動中的最基本部分。現在，郵件歸檔已經是企業要實現法規遵從不得不面對的問題，也將是企業實現信息化進程中不可跨越的一部分。
根據Radicati Group Inc分析公司發布的調查報告，企業對郵件歸檔的需求主要源于4大方面，這些需求所占權重如圖1所示：
圖1 企業對郵件歸檔需求分析圖
內部策略管理：作為公司最重要的通信手段，公司有必要了解所有內部員工電子郵件溝通的情況。特別是一些對信息安全敏感的公司，保存每個員工的往來郵件備查顯得尤其重要。
知識庫管理：對于一般以電子郵件為主要溝通方式的公司來說，電子郵件無疑是公司的寶貴財富。尤其是一些重要的工作文檔，通過郵件檢索獲得的內容，更具有現場感和更加準確的上下文參考。
存儲節省考慮：一些較舊的郵件，雖然很少使用，但為了今后能夠查詢，不得不保留在服務器上，導致大量的空間浪費。如果能有一套相對于在線服務器來說的離線的歸檔設備，將可以大大降低對郵件系統存儲的需求。
遵從法律法規：郵件歸檔一方面可以降低企業的法律訴訟風險和成本，另一方面可以為企業活動提供必要的法規遵從保證。在美國和歐洲一些國家頒布了一系列法規，要求那些上市公司、金融服務、醫療保健、電信運營商、社會公共服務機構等，必須將各種檔案，包括電子郵件保存3—5年以上，并且必須以不同的介質類型保存兩個以上拷貝。美國一些知名的金融服務公司，由于無法提供所要求的郵件資料，曾被處以上千萬美元的重罰。國內也開始制定一系列法規，對一些企業的歸檔做出明確的規定。而大多數跨國企業或者外資公司，由于和國外企業有密切的聯系，因此歐美一些相關法規也是它們必須遵從的。
3、郵件歸檔技術的發展
歸檔的最早雛形莫過于磁帶備份。然而磁帶備份本身的目的是為了進行災難恢復。因此如果需要從歷史備份中找出需要的郵件，需要將磁帶一盤盤恢復到系統上。這無異于大海撈針，使得郵件檢索不但成本高昂而且幾乎不可能完成。
更進一步的解決方案是將系統數據定期拷貝到另外一臺離線存儲設備上。但這種方式是基于文件而非應用層的。而且由于其實現機制問題，導致通過文件拷貝來歸檔的郵件，一方面存在重復拷貝現象，另一方面也不可能保證數據的完整。比如在兩次拷貝期間刪除的文件將無法進行歸檔。該方式的另外一個問題是成本高昂，一般都使用NAS或者SAN大容量存儲，或者必須使用大型廠商的專用系統才能實現，這足以讓一般的中小型企業望而卻步。
簡單歸檔方案相比來說已經實現了從數據層到應用層的跨越，但由于其只是為某些企業而設計，因此只能滿足一個或者幾個方面的法規需求，無法為企業提供全面而專業的、遵從各種現有法規的專用歸檔解決方案。
4、A公司郵件應用現狀分析
隨著互聯網飛速發展和普及，電子郵件已經成為信息交流和溝通的重要工具，大多數的企業都已經擁有或準備部署郵件系統了。A公司自2002年起就部署了電子郵件系統，雖然中間經過系統版本升級和系統優化，但是電子郵件系統作為辦公自動化的重要組成部分，已經成為日常辦公不可缺少的溝通工具。每天有大量的業務信息通過電子郵件進行收發，同時也有大量的關鍵業務依托電子郵件系統進行流程運轉。
目前這個公司郵件系統用戶數達到5千多個，并且以每年將近500個的用戶數在遞增。每天通過系統收發郵件數總和達到2w封，而每年用戶收發郵件總量占2T存儲空間。用戶對于郵件系統的應用，無論是客戶端或者是web方式，多數用戶的操作習慣是將郵件存儲在服務器上的個人數據庫中，不喜歡經常去做本地數據備份。經常有用戶因為一些誤操作，導致服務器上的個人郵件數據丟失，而此時由于我們的系統中缺少可方便查詢的歸檔數據，那么這些丟失的郵件將無法再恢復，大量寶貴的信息資源就這樣消失了。這僅僅是對于個人郵件用戶的數據而言，那么，當一些郵件數據的重要性上升到與企業利益相關，甚至關乎法律層面問題時，沒有郵件歸檔系統，我們又該如何去快速地從歷史郵件數據中查詢到自己需要的那一封郵件呢？這無疑是我們目前的郵件系統必須要考慮的問題。
5、郵件歸檔在企業應用的必要性
電子郵件系統作為A公司日常辦公系統中重要的業務信息傳輸工具，系統中保存了大量的重要業務數據信息，不論是對個人用戶、業務部門或者是審計部門來說，這些數據都需要進行長期保存，增量備份，并且便于隨時按需查詢。但是，整個郵件系統缺乏安全有效的歸檔系統，服務器備份又不能等同于歸檔，不具備完備的檢索功能，如果想要找到一封歷史郵件，幾乎無法實現，這一點也不符合相關法規規定。因此，根據現有郵件系統的部署結構，統一建設郵件歸檔系統，已經迫在眉睫。
2009年7月1日，被稱為中國薩班斯法的《企業內部控制基本規范》首先在上市公司范圍內施行。該規范規定，數據作為企業重要資產，以及出于內部控制的需求，必須嚴格遵從相關法規，而數據歸檔系統也必須完全符合法規要求。法規遵從的實施，對數據歸檔提出了更直接和更嚴苛的要求。
A公司作為一家上市公司，對于內部信息數據的保護也是相當重視的。按照《企業內部控制基本規范》的要求，公司有必要遵從法規，電子郵件系統也應該按照法規要求部署符合要求的電子郵件歸檔系統，這也是對整個公司的利益保護，一旦因為通過電子郵件系統泄露公司機密，造成公司利益損害，在尋求法律保護過程中，完善的電子郵件歸檔系統將會快速提供詳盡完備的電子郵件作為有力證據。
6、郵件歸檔產品選型技術要點
用戶的電子郵件應用各有各的特點，如何選擇一款適合自己應用特點的電子郵件數據歸檔系統一直是困擾郵件管理員的問題。從單位應用需求上分析，電子郵件數據歸檔產品的主要作用就是實時將流經電子郵件系統的郵件數據進行歸檔、保存，以備數據丟失時恢復，在特定情況下需要具有權限和手段進行郵件調閱和電子舉證，以避免不必要的法律風險。通過對用戶的實際了解和考察，一款好的電子郵件數據歸檔系統應具備以下功能：
6.1 歸檔數據完整性。郵件歸檔系統的主要目的就是將郵件數據進行完整歸檔，提供數據恢復以及電子舉證，所以這就要求歸檔系統要將所有郵件都進行歸檔。包括：外域到本域郵件，本域到外域郵件以及本域到本域郵件。由于各單位電子郵件系統架構和使用習慣不同，所以就要求無論使用客戶端方式或webmail方式發送和接收的郵件均可以完整歸檔。
6.2 歸檔實時性。由于郵件數據屬于實時性數據，故歸檔系統也要求具有實時性，即郵件系統收到一封郵件后，歸檔系統中必須有相應歸檔數據。之間不應該存在時間差的問題，如果存在時間差，就會出現查詢的真空時間，從而失去電子舉證的有效舉證時間。
6.3 數據安全性。歸檔數據尤為重要，如何對歸檔數據進行安全保存，避免誤操作或硬件故障造成的數據丟失，也是考慮歸檔系統的重要指標之一。
6.4 數據恢復便捷性。在歸檔系統給郵箱用戶恢復電子郵件的時候，為減少管理員的壓力，要求歸檔系統可提供管理員及普通用戶的操作權限。可以使郵箱用戶在無需管理員參與的情況下自助進行數據恢復。鑒于郵箱用戶的使用習慣，歸檔系統要求具有下載、導入以及郵件恢復等方式進行快速數據恢復。
6.5 數據不可篡改性。為保證歸檔郵件數據的法律權威性，要求歸檔數據全程不可篡改。
6.6 后續擴展及開發能力。歸檔系統可以實時對郵件數據進行歸檔、整理，所保留的郵件數據屬于信息資產，為滿足日后的數據增長需求，要求產品需具備無限擴展能力，并且可以針對用戶的應用需求進行個性化的定制開發。
7、結束語
建立一套安全高效又能切合公司實際狀況的電子郵件歸檔系統，不僅是對相關法規的遵從，同時也能夠切實解決日益增長的數據量的存儲、查詢，郵件數據的安全等問題。對于一個普通員工來說，高效安全的利用電子郵件系統可以為自己的業務工作提供更大的幫助；而對于一個高層決策者來說，如何保障郵件數據的完整性和易查詢更是重中之重，因為也許一封郵件的丟失，帶來的將是整個公司的損失。因此，結合現有郵件系統部署一套安全高效的電子郵件歸檔系統是企業未來信息安全建設中亟待考慮的問題。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://m.hanmeixuan.com/
本文標題：企業電子郵件歸檔問題探討
本文網址：http://m.hanmeixuan.com/html/consultation/10839514856.html
相關文章
