4.3.1、系統(tǒng)概述
總帳管理系統(tǒng)是拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺財務(wù)系列的核心系統(tǒng)之一。在財務(wù)專家的精心設(shè)計下，總帳系統(tǒng)符合公認會計原則，從而為企業(yè)事務(wù)提供可靠的會計基礎(chǔ)。拓步ERP平臺總帳系統(tǒng)提供了會計科目和項目管理、憑證記帳、結(jié)轉(zhuǎn)、帳薄管理、財務(wù)報表、財務(wù)分析等多種管理功能。
4.3.2、系統(tǒng)特點
管理多幣種帳務(wù)：
允許設(shè)置多帳套，每套可以采用不同的幣種和本位幣種；
支持多幣制操作，每筆業(yè)務(wù)均同時保存發(fā)生幣種和本位幣數(shù)據(jù)；
支持固定匯率和浮動匯率的應(yīng)用；
允許報表按任意指定的幣種進行反映。
兼顧大陸和西方會計習(xí)慣：
預(yù)設(shè)了多個行業(yè)的會計科目模板。科目允許用戶自定義；
提供滿足會計要求的財務(wù)報表，及財務(wù)報表編制工具；
支持"帳結(jié)"和"表結(jié)"兩種結(jié)算方式；
允許同時處理多時期的帳務(wù)并得到正確結(jié)果，而不必強求結(jié)算上月數(shù)據(jù)；
提供對憑證的批（Batch）輸入功能，滿足西方會計模式的作帳習(xí)慣。
提高作帳效率：
支持循環(huán)憑證類型，簡化周期性帳務(wù)（例如每月的房租）處理；
支持回轉(zhuǎn)憑證類型。例如年末處理未到期利息時，自動生成另外一張下月的憑證沖銷，而統(tǒng)一在到期時處理利息；
支持分攤憑證類型，允許將金額按事先設(shè)好的科目、比例分攤；
支持自定義憑證模板，方便處理規(guī)律的帳務(wù)。
提高生成財務(wù)報表的效率：
系統(tǒng)預(yù)設(shè)了資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表等多種常用報表模板，能夠簡化操作過程；
完善的自定義報表功能，即使不會編程也很容易得到需要的數(shù)據(jù)。
提高財務(wù)分析能力：
預(yù)設(shè)并允許自定義多種分析報表，輔以圖表來形象反映公司運營。例如： 任何月度、任何季度、任何年度及與以前年度業(yè)務(wù)的分析比較； 實際和預(yù)算的分析比較；
生成的報表可以和EXCEL等表單軟件進行動態(tài)鏈接，以便加工處理。
提升管理控制能力：
允許自定義會計期間及其起止日期，而不必受限于自然月度；
高效的期間管理手段，使你在輸入本期數(shù)據(jù)時無須關(guān)閉以前的期間，而仍然可以得到正確的結(jié)果；
提供從應(yīng)收、應(yīng)付、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、存貨核算、工資等系統(tǒng)引入憑證的功能，及時準(zhǔn)確地得到事務(wù)數(shù)據(jù)；
允許傳遞數(shù)據(jù)到其它財務(wù)模塊，方便各系統(tǒng)在不同期間啟用時的操作，例如啟用現(xiàn)金管理系統(tǒng)時，可以根據(jù)現(xiàn)有總帳數(shù)據(jù)形成流水帳務(wù)；
提供科目預(yù)算控制功能，描繪公司"遠景"；
多種方法可以準(zhǔn)確地查找歷史"軌跡"；
支持模擬記帳，以"如果…，那么將會…"的形式展示一筆帳務(wù)對未來的影響；
多種管理分析報表，輔以圖表顯示，全面展示公司運營狀況。
簡化操作，降低使用成本：
多種缺省參數(shù)設(shè)置，方便用戶操作；
和其它財務(wù)系統(tǒng)的緊密聯(lián)結(jié)，全面管理企業(yè)的資金流；
和拓步ERP平臺制造、供銷系統(tǒng)結(jié)合，為企業(yè)提供全面管理策略。
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4.3.3、功能介紹
基礎(chǔ)資料
在總帳系統(tǒng)啟用前，需要定義以下基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：
會計科目：提供了多個行業(yè)的常用科目模板，方便用戶的操作。
核算項目：允許一個科目對應(yīng)多個核算項目。
現(xiàn)金流量項目：設(shè)定現(xiàn)金流量項目基礎(chǔ)資料。
會計期間：定義會計期間的起止日期，各憑證將按單據(jù)日期自動歸結(jié)到相應(yīng)期間。
幣種：定義幣種及匯率。可以定義幣種的單位名稱、面值等要素。
憑證字：定義憑證的類型，如記帳憑證、收款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證等。
結(jié)算方式：定義和銀行、客戶往來時的結(jié)算方式。
常用摘要：為便于憑證處理，可以將常用的摘要備案。
憑證模板：允許用戶定義多種常用憑證模板，例如系統(tǒng)預(yù)設(shè)了分攤模板。
總帳業(yè)務(wù)
科目余額初始化：在系統(tǒng)開始啟用時，錄入科目余額。
預(yù)算管理：提供科目的預(yù)算值，幫助用戶建立預(yù)算管理體制，提供事前監(jiān)控的手段。
分批檔管理：當(dāng)總賬系統(tǒng)在參數(shù)中已設(shè)定使用分批檔，則對分批檔中的憑證在此進行處理地。分批檔的使用僅指總賬系統(tǒng)。
憑證錄入：支持多種類型的憑證模板，包括正常、回轉(zhuǎn)、循環(huán)及攤分憑證等。
憑證查詢：查詢并維護憑證例如：增改、審核、反審核、記帳、反記帳、沖銷、作廢、引入、引出等操作。
模擬記帳：模擬憑證記帳過程，計算科目的余額數(shù)據(jù)。該憑證并不影響正常帳務(wù)。
憑證簽字：需要出納簽字或主管簽字的憑證可以對憑證進行簽字處理。
憑證審核：對憑證進行審核確認處理，檢查是否存在錯誤，如存在錯誤則進行標(biāo)錯處理。
憑證記帳：將已經(jīng)審核或確認的憑證登記入帳。
復(fù)核記帳：再次錄入憑證以檢查憑證的準(zhǔn)確度，這是一種謹慎的檢驗方法。如果兩次輸入的憑證相同，則該憑證會自動審核通過-當(dāng)然不會產(chǎn)生兩條審核記錄。
憑證檔案：將已經(jīng)記賬的憑證裝訂成冊。保憑證的裝訂信息和裝訂后的存放地點信息。在查詢憑證時功以查詢到憑證的裝訂信息。
憑證匯總：憑證匯總是將指定的某個期間的憑證按會計進行匯總。
憑證導(dǎo)入：支持從EXCEL中批量導(dǎo)入憑證。
憑證導(dǎo)出：支持將憑證記錄導(dǎo)出到EXCEL中修改憑證。
憑證分批檔匯總表：憑證分批經(jīng)檔匯總是將指定的某個期間的、指定分批檔憑證按會計進行匯總。
憑證分批檔列表：憑證分批檔列表是將指定的某個期間的、某個分批檔中的有所有憑證的明細數(shù)數(shù)列出。
帳薄管理
會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，按照專門的格式以一定的形式聯(lián)結(jié)在一起的賬頁所組成的簿籍，帳薄管理財務(wù)運作的的一項重要內(nèi)容。
拓步ERP平臺總帳系統(tǒng)提供了包括總帳帳薄、明細帳薄、多欄帳薄、數(shù)量金額總帳帳薄、數(shù)量金額明細 帳薄、核算項目總帳帳薄、核算項目明細帳薄等多種帳薄。
拓步ERP平臺總帳系統(tǒng)的帳簿管理為帳簿查詢報表提供了多幣種查詢，同一種帳簿對應(yīng)了單個幣種、綜合本位幣、所有貨幣以及所有貨幣多欄式等等多種貨幣查詢方式，完全滿足多幣種的需求。
拓步ERP平臺總帳系統(tǒng)的帳簿管理在不同的帳簿查詢報表間還提供了相互關(guān)聯(lián)查詢的功能，支持用戶在總帳、明細帳、余額表、憑證等之間相互關(guān)聯(lián)查詢。
拓步ERP平臺總帳系統(tǒng)支持多個項目核算，包括客戶、供應(yīng)商、部門、員工、物料、項目等等。
期末處理
期末時，需要進行期末調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益等多項業(yè)務(wù)并結(jié)轉(zhuǎn)到下一期。
拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺的總帳系統(tǒng)支持帳結(jié)和表結(jié)兩種結(jié)轉(zhuǎn)方式；另一方面允許以模擬方式展示結(jié)果而并不真正結(jié)轉(zhuǎn)。
期末調(diào)匯：調(diào)整外幣的匯率，根據(jù)匯兌損益自動生成轉(zhuǎn)帳憑證。
結(jié)轉(zhuǎn)損益：將損益類科目的余額自動結(jié)帳到利潤科目中，并自動生成轉(zhuǎn)帳憑證。
自動轉(zhuǎn)帳：按照設(shè)置的自動轉(zhuǎn)帳數(shù)據(jù)，自動生成憑證，如設(shè)置自動轉(zhuǎn)帳數(shù)據(jù)自動提取福利費用。
結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本：在期末時使用加權(quán)平均方式，計算各類商品或產(chǎn)成品的銷售成本并進行結(jié)帳。
模擬結(jié)轉(zhuǎn)：允許用戶在不真正結(jié)帳的情況下了解未來帳務(wù)情況。
期末結(jié)轉(zhuǎn)：結(jié)束本期的數(shù)據(jù)處理，轉(zhuǎn)到下一期。對于年度最后一期意味著年結(jié)操作。
4.3.4、查詢報表
科目余額表：打印科目余額。
試算平衡表：檢查本期憑證借方和貸方金額（綜合本位幣）是否相等并打印結(jié)果。
日報表：按科目統(tǒng)計指定日期區(qū)間和指定幣種的發(fā)生數(shù)和余額。
核算項目余額表：打印包含核算項目的科目余額表。
核算項目明細表：按會計期間和日期打印核算項目的明細數(shù)據(jù)。
核算項目匯總表：按會計期間和日期打印核算項目的匯總數(shù)據(jù)。
核算項目組合表：交叉統(tǒng)計核算項目匯總值，這些匯總數(shù)據(jù)包括：借貸方發(fā)生額、差額、期初期末余額、期初數(shù)量、本期收入數(shù)量、本期發(fā)出數(shù)量、期末數(shù)量。
總帳：查詢企業(yè)指定期間財務(wù)總賬賬簿各賬戶期初余額、期未余額、本期發(fā)生額、本年累計發(fā)生額。
核算項目總帳：查詢企業(yè)指定期間、指定核算項目的核算項目總賬賬簿各賬戶期初余額、期未余額、本期發(fā)生額、本年累計發(fā)生額。
數(shù)量金額總帳：查詢企業(yè)指定期間、已定義有數(shù)量金額屬性的會計科目的總賬賬簿各賬戶期初數(shù)量金額、期未數(shù)量金額、本期發(fā)生的數(shù)量金額、本年累計發(fā)生數(shù)量金額。
多欄帳：查詢企業(yè)指定期間、某會計科目下屬所有明細科目組成多欄式賬科目余額發(fā)生數(shù)據(jù)。
核算項目多欄帳：查詢企業(yè)指定期間、某會計科目、某核算項目下屬所有明細科目組成多欄式賬科目余額發(fā)生數(shù)據(jù)。
明細帳：查詢企業(yè)財務(wù)明細賬簿各賬戶期初余額、期未余額、本期發(fā)生額。
核算項目明細帳：查詢企業(yè)財務(wù)核算項目明細賬簿各賬戶期初余額、期未余額、本期發(fā)生額。
數(shù)量金額明細帳：查詢指定期間、已定義有數(shù)量金額屬性的會計科目的期初余額、本期收入、本期發(fā)出、本年累計收入、本年累計發(fā)出及期未結(jié)存的數(shù)量、金額明細數(shù)據(jù)。
現(xiàn)金流量表：查詢企業(yè)財務(wù)當(dāng)期的現(xiàn)金流量明細表。
現(xiàn)金流量總帳：查詢企業(yè)指定期間現(xiàn)金總賬賬簿各項目合計金額。
現(xiàn)金流量明細帳：查詢企業(yè)指定期間現(xiàn)金總賬賬簿各項目明細金額。
科目利息計算表：按指定的開始日期和結(jié)束日期，對定義為需計息的科目計算利息。
調(diào)匯歷史信息表：查看由于匯率調(diào)整影響科目余額變化的情況及其歷史數(shù)據(jù)。
賬齡分析表：根據(jù)往來業(yè)務(wù)核算科目的未核銷憑證中的業(yè)務(wù)日期計算帳齡，并設(shè)置了多個時間段分析往來業(yè)務(wù)核算科目的帳齡。時間缺省劃分為0-30天，30-60天，60-90天，90-120天，120-150天，150天到180天，180天以上7個時間段。
憑證匯總表：按指定條件匯總憑證數(shù)據(jù)，可匯總到科目的任意一個級數(shù)。
往來對賬單：按指定條件查詢被設(shè)置為往來業(yè)務(wù)核算的科目的明細數(shù)據(jù)。
預(yù)算差異分析：查詢指期間、科目的算執(zhí)行情況。列示的項目有預(yù)算數(shù)、實際數(shù)、并非異額、差異率。
部門預(yù)算差異分析：查詢指定期間、指定部門、指定科目的預(yù)算執(zhí)行情況。列示的項目有預(yù)算數(shù)、實際數(shù)、并非異額、差異率。
自定義報表：提供報表編制工具，編輯滿足企業(yè)需求的特殊報表。
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