1 集團辦公門戶平臺建設的意義和價值
中材裝備集團有限公司于2011年3月重組成立，下轄26家分子公司，在全國設有3個研發中心，擁有12家制造基地，形成了集設備研發、設計、銷售及服務為一體的裝備制造企業集團。下屬公司和制造造企業集團。下屬公司和制造基地遍及全國十幾個省市，異地辦公產生了大量的各類文檔內容(包括Word、Excel、Pdf、圖片、Html網頁等格式)，由于重組之初缺乏有效的管理和分享手段，這些文檔難以有效地利用和共享，多人審批的公文流轉和工作審批通過紙介質操作比較繁瑣，嚴重影響了工作效率。因此，迫切需要一個異地協同辦公自動化系統（簡稱協同OA系統)。
圖1 本集團協同OA系統層次結構
協同OA系統的建設對于集團而言有信息共享、工作溝通和協同價值，能夠輔助公司高效管理。首先協同OA系統是一個高效的協同管理工作平臺，能夠將組織管理中的業務活動、管理活動及活動產生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理；其次，協同OA系統是一個有效的知識管理平臺，能夠共享、學習、應用組織內外的知識，從而提高員工的素質和技能、執行力；另外協同OA系統也是一個集中的信息整合呈現平臺，通過業務數據整合能夠實時、直觀地了解到組織的運營狀況(如生產、營銷、財務等數據)，有效地解決組織內“信息孤島”問題。
2 集團辦公門戶平臺的規劃設計
2.1 集團辦公門戶平臺的結構規劃
通過對目前各類主流平臺的考察對比，項目實施小組決定采用微軟SharePoint Server 2010作為基礎平臺，Share Point Server 2010提供了一個企業級的門戶解決方案，它通過網站集、應用集成、內容管理、搜索、工作流、商務智能工具等來滿足企業辦公需求。
首先，SharePoint延續了Office的界面風格和操作習慣，提供了熟悉而直觀的用戶體驗，具有很強的易用性和可維護性；其次，SharePoint Server 2010是微軟新推出的面向企業的辦公門戶平臺，具有很強的可靠性和可用性；最后，Share Point Server 2010含有豐富的商務智能工具和報表分析控件，能夠和Excel Service，SQL Reporting Service等數據分析軟件進行無縫集成，具有很強的擴展性和集成性。
OA系統包含四個結構層次：
(1)基礎層：提供基礎的Share Point服務、Web服務、數據庫服務以及統一目錄服務等基礎服務。
(2)應用層：為上層應用提供數據表單服務、工作流引擎服務、業務數據接口、Office Service服務等支持服務。
(3)企業應用門戶：利用Share Point網站集功能搭建的企業辦公門戶和業務集成站點，是企業辦公門戶的統一入口。
(4)客戶端：辦公門戶的統一展現層，通過Microsoft Office客戶端和各種瀏覽器客戶端，實現信息展現和數據輸入校驗。
2.2 工作流引擎
本系統工作流引擎的選擇原則是搭建可視化，操作方便，流程設計靈活。能夠實現條件流、自由流、并行審批、同步合并、多路選擇等形式的流轉，擁有會簽(多人同時執行)、串行(多人依次執行)、共同執行(多人共同執行)、任務通知、提醒、撤回、超時處理等完善的任務分配。具有完善的流程設計、流程管理、流程跟蹤、角色管理、委托管理、催辦、轉辦、歸檔等功能。
項目實施小組通過對比，最終確定采用G2工作流引擎。G2是Share Point專用的工作流管理組件，內置流程引擎、表單引擎、集成接口，Web方式的流程設計器、表單設計器能夠快速定義和維護SharePoint工作流。可視化、無代碼、模板化、實現流程的高效開發與維護，徹底改變流程應用的開發模式。無縫整合微軟Share Point，能夠快速連接企業現有應用系統，輕松實現協同應用。其架構如圖2所示，本系統的流程可視化設計如圖3。
圖2 G2工作流引擎的架構
圖3 可視化流程設計
本系統能夠支持公文的電子手寫簽名、電子簽章功能(見圖4)。
圖4 電子手寫簽名和電子簽章
3 報表管理平臺的規劃和建設
3.1 報表平臺的概述
報表管理平臺從組織結構上主要分為兩個層次：集團相關管理部門和下屬制造公司見圖5。
圖5 報表管理平臺的層次結構
報表管理平臺具有如下幾個特點：
(1)規范了數據上報的格式，符合現有下屬公司向集團的信息數據報表填報、匯總、上報、統計分析的業務需求，提高了報表工作效率與準確性。
(2)報表的“設計、填報”環節：基于Excel的填報模板，不改變現有業務操作人員的使用習慣，易于操作，便于推廣。
(3)報表的“上報、匯總”環節：基于工作流程平臺擴展開發新的數據上報審批流程，保證了報表數據的有效性和可追溯性。報表上報采用離線填寫、在線上報的形式，方便了原始數據文件的采集，利用系統自動匯總增強了報表的準確性。
(4)報表的“分析、展現”環節：與辦公門戶平臺上的“領導駕駛艙”有機結合，為各級領導提供基于“準確、實時”報表展現的領導決策輔助功能。
3.2 數據上報和報表展示
報表管理平臺中為用戶提供的數據報送功能可以幫助用戶很好地完成下屬公司定期報送質量數據工作，從而及時獲取最新的業務數據，并自動生成業務報表，報表生成的過程如圖6。
圖6 報表采集流程
在系統中，填報人員可以下載報表填報的Excel模板，隨時隨地實時填寫離線數據，然后在規定的時間內將數據上報。對上報的數據，結合G2工作流引擎，可以在上報公司內部進行數據審核，若發現數據有誤，可將上報數據駁回，要求修改核實。通過審批的數據會自動匯總到管理報表中。
根據需求，數據上報公司將數據填報上傳后，系統會自動生成報表，各個報表可分別授權，報表查詢界面如圖7所示。
圖7報表查詢界面
報表支持導出Pdf、Excel、Html、Word等常用格式。
4 結語
目前，本集團的日常信息發布、公文流轉和工作審批等均通過本系統進行，有效地解決了異地協同辦公的問題，提高了工作效率。通過本系統的門戶擴展和定義流程設計，建立了包括集團、分子公司和制造廠等在內的基于WEB的辦公門戶集，協助集團完成內容發布、知識管理、流程處理、報表上報查詢等工作流程，成為日常工作不可或缺的辦公工具。
系統運行以來，集團的日常文件流轉基本進入無紙化階段，目前，本系統搭建的分子公司、制造基地和部門辦公門戶大約有20多個，專題網站十幾個，工作流程約有20多條，通過本系統審批的文件和簽批流轉次數為：收發文件數量為1600多份，流轉次數為22000多次；簽報文件數量為180份，流轉次數為1300多次；其他文件數量約為3000次左右，流轉次數為30000次。系統的實施很大程度上節約了辦公成本。
隨著企業職能業務系統和經營生產管理系統的完善，Share Point平臺商務智能(Excel Service、SQL Reporting Service等)和集成工具(BCS、BDC、SSO等)的應用，本集團辦公自動化門戶將逐漸發展成為支持企業決策的集辦公平臺、報表中心和業務數據監控為一體的統一企業門戶平臺，為企業決策和管控提供有效的支持。
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本文標題：集團異地協同辦公門戶平臺的建設
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