應用ABC法做好信息化項目變更管理

0 引言

    當前國內(nèi)外對于信息化項目變更管理的研究，主要集中在對配置管理過程的研究上，甚至將變更管理完全等同于配置管理。配置管理往往過于側(cè)重對軟件產(chǎn)品形成各階段的版本管理，而較少考慮項目參與各方在項目變更管理過程中的協(xié)調(diào)配合。ABC項目管理法(以下簡稱ABC法)在項目變更管理中的應用正好彌補了上述缺陷。ABC法在結(jié)合配置管理及“三方一法”的基礎上，提出建立“項目各方在變更管理中協(xié)調(diào)運作”的機制，使項目各方在項目的變更過程中能積極參與其中，提高變更的效率及成功概率。

1 ABC法簡介

    1.1 ABC法概念

    ABC法是將統(tǒng)一的組織架構分為A組(統(tǒng)籌規(guī)劃組)、B組(項目經(jīng)理組)、C組(任務執(zhí)行組)三個組，三個組之間通過統(tǒng)一的ABC文檔流轉(zhuǎn)機制進行信息傳遞；按照約定的流程實施來確定、分解、細化、執(zhí)行各項任務，從而最終達到順利完成所有項目任務的目的。

    (1)A組職能、工作流程和人員安排。

    1)職能：項目的規(guī)劃，重要文稿的形成，確認決策。統(tǒng)一下達已達成共識的任務或指令。

    2)流程：A組人員經(jīng)充分協(xié)商達成共識后，填寫、跟蹤并及時更新《工作任務表(A表)》。A表的內(nèi)容應該是里程碑式，具有戰(zhàn)略意義或?qū)φ麄�項目具有重要影響的任務或指令，在本文中，A表的任務即為解決變更管理問題的幾個關鍵因素。把A表下達至B組。

    3)人員：業(yè)主方項目負責人、承建方項目負責人、監(jiān)理方項目負責人。

    (2)B組職能、工作流程和人員安排。

    1)職能：接收A組下達的任務表(A表)，用WBS方法將A組任務分解為實施計劃和步驟及具體的執(zhí)行人員組合，最終形成《工作計劃表(B1表)》；具體計劃再細分，落實人員執(zhí)行任務職責及流程，進一步細分后形成的任務表格稱為《本日(或本工作周期)工作的明細安排(B2表)》。B2表實際上已經(jīng)細化為每天每人的工作安排表。

    2)流程：接收A組下達A表并由三方項目經(jīng)理經(jīng)過充分溝通后，分解任務表(A表)形成B1表及B2表。完成工作任務分解后將B1、B2表傳遞給C組。

    3)在項目的變更管理中，B組承擔大部分變更管理委員會(CCB)的職責。

    (3)C組職能、工作流程和人員安排。

    1)職能：接受B組所傳達的任務表(B1、B2表)。執(zhí)行任務表里列出的任務并將執(zhí)行結(jié)果反饋至B組，由B組整理生成《總進度表(C表)》，C表反映的是A表所有任務的進展情況，交回A組。

    2)流程：接收任務表(B1、B2表)；執(zhí)行任務；執(zhí)行情況記錄及反饋以供A、B組更新參考。

    3)人員：三方項目組成員。

    在這里需要說明的是，為了簡化流程的描述，流程里的反饋、跟蹤及任務更新部分被省略，但在實際工作中是不可缺少的。另外，人員配置方面，在邏輯位置上是分開的，但在實際落實到個人時(即物理位置)卻可能是重疊的。

    1.2 ABC法應用的前提條件

    (1)三方一法，即信息化項目三方(建設方、承建方、監(jiān)理方)運用單一的項目管理方法進行項目管理。項目三方經(jīng)過友好協(xié)商，一致認可“三方一法”的管理機制。

    (2)三統(tǒng)一，即統(tǒng)一項目組織架構、統(tǒng)一工作流程、統(tǒng)一文檔版本管理平臺。打破原三方過于獨立，各自為政的架構，建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)運作的機構。目的是解決項目中由于信息執(zhí)行指令、情況反饋等不順暢而產(chǎn)生的問題，為項目運行建立高效合理的運作機制，從而有效地實施項目管理，并為項目整體管理的高效運作打下堅實基礎。

    (3)明確清晰的職能機制。由于項目三方在項目中的職能、職責及專長不同，實施前必須有非常清晰明確的職能分工及責任分配。

2 ABC法在項目變更管理中的具體應用

    2.1 項目簡介

    (1)項目名稱：廣東省反走私電子監(jiān)控及應急指揮系統(tǒng)項目。

    (2)項目背景：廣東省沿海地區(qū)走私情況較為嚴重。2006年底，廣東省打私辦根據(jù)工作需要，提出依托電子政務網(wǎng)絡平臺，在沿海地區(qū)構建一套反走私電子監(jiān)控及應急指揮系統(tǒng)，開展視頻監(jiān)控、數(shù)據(jù)共享、應急指揮等各項反走私業(yè)務應用，實現(xiàn)對重點區(qū)域走私活動全天候監(jiān)控和打擊。

    (3)項目建設內(nèi)容：依托現(xiàn)有的電子政務網(wǎng)絡平臺，在全省沿海地區(qū)構建一套包括省、市、縣、基層四級，集監(jiān)控、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡及指揮一體，功能完整、管理規(guī)范、安全有效的反走私電子監(jiān)控及應急指揮系統(tǒng)。

    (4)項目規(guī)模(第一期)：總體投資4700萬元。

    (5)項目實施周期(第一期)：2009年2月13日正式開工，2009年12月28日工程項目通過驗收。

    (6)項目建設方：廣東省打私辦。項目承建方：廣東省電信工程有限公司。監(jiān)理方：廣東志弘信息系統(tǒng)監(jiān)理有限公司。

    該項目具有以下特點：①工作點分散，承建方投標前對現(xiàn)場考察不充分；②需要進行溝通協(xié)調(diào)的單位多；③系統(tǒng)涉及軟件開發(fā)、設備安裝、強弱電施工、系統(tǒng)集成等多方面的建設；④建設工期有硬性要求等。

    該項目特點決定了項目變更的不可避免性與復雜性，而是否能對項目變更進行有效管理成為決定該項目成敗的關鍵因素之一。

    2.2 項目所涉及的部分變更情況

    該項目所涉及的部分變更情況(節(jié)選)：

    (1)攝像頭安裝位置變更，并由此引起電纜、光纖長度及敷設方式、位置變更。

    (2)攝像槍立桿高度直徑、立桿方式、取電方式變更。

    (3)監(jiān)控室裝修級別的變更。

    (4)應急指揮系統(tǒng)軟件系統(tǒng)需求及系統(tǒng)集成變更。

    (5)以上變更所引發(fā)的在工程成本、進度及質(zhì)量驗收標準及設備采購清單及設備選型方面的變更等。

    2.3 項目的變更管理

    針對該項目的具體情況，根據(jù)ABC法的分組辦法分組如下：A組由打私辦技術處處長(建設方項目負責人)、承建方項目經(jīng)理、監(jiān)理方總監(jiān)理工程師組成。B組由三方項目經(jīng)理組成。C組則由建設方項目組成員、承建方施工人員、監(jiān)理方監(jiān)理工程師等組成。

    下面介紹如何應用ABC法進行項目的變更管理(以攝像頭安裝位置變更為例)。

    2.3.1 A組工作情況

    (1)2009年7月9日，A組收到B組遞交的變更請求：由于建設方打私活動的需要及攝像槍監(jiān)控地點的環(huán)境要求，有十個攝像槍的安裝位置需要進行調(diào)整。

    (2)2009年7月9日，A組召開專題會議，會后達成共識制定任務傳達給B組，任務項如表1所示。要求B組對該變更請求進行分析，分析變更的必要性、經(jīng)濟可行性、技術可行性、操作可行性及變更可能造成的對項目進度、成本、質(zhì)量的影響。要求B組在5天內(nèi)提交分析報告。

表1 工作任務表(A表)(節(jié)選)

    (3)2009年7月12日，收到B組變更可行性分析報告及《變更申請單》，經(jīng)A組開會充分討論達成共識，A組監(jiān)理總工程師審批、建設方領導批準通過，要求B組分配任務盡快實施。

    2.3.2 B組工作情況

    (1)2009年7月9日，B組收到A組下達的對變更請求進行分析并提交分析報告的任務，如表2所示。

表2 工作計劃表(B1表)(節(jié)選)

    (2)2009年7月10日，B組經(jīng)充分討論后分派工作給C組如表3所示，要求C組對所有請求變更的地點進行調(diào)研，內(nèi)容包括：攝像頭位置變動后與光纖主干網(wǎng)末梢的距離，取電點距離，現(xiàn)場風力、是否雷區(qū)、地基情況等。

表3 工作的明細安排(B2表)(節(jié)選)

    (3)2009年7月12日，B組根據(jù)C組調(diào)研情況進行分析。由承建方項目經(jīng)理編寫變更可行性分析報告并交由監(jiān)理方審查。報告主要內(nèi)容如下：

    1)經(jīng)與項目各方及最終使用單位多次溝通，有3個攝像槍的位置變更的必要性不大，建議不予變更。

    2)有2個攝像槍位置如變更將導致取電困難，如敷設電纜將導致成本急劇增加，建議將取電方式改為風光一體自發(fā)電形式，并將此建議寫入變更申請，一并交給A組審批。其他變更可行。

    3)因變更產(chǎn)生材料采購的變更，變更清單將附在承建方所提交《變更申請單》里。

    (4)2009年7月12日，B組將變更可行性報告及《變更申請單》交給A組，由監(jiān)理方總監(jiān)理工程師審批并報建設方A組領導批準。

    (5)2009年7月13日，B組接收到A組已審批通過變更申請，開始進行變更的實施工作分配，并將工作安排表下達到C組。

    2.3.3 C組工作情況

    (1)2009年7月10日，接到B組分派到各地進行調(diào)研的任務。各地施工小組責任到人，根據(jù)B組要求的調(diào)研內(nèi)容進行各項調(diào)研。7月12日將調(diào)研情況進行匯總并將匯總情況報告給B組。

    (2)2009年7月13日，C組接收B組的工作安排，開始實施變更的具體實施任務，如表4所示。7月21日，所有變更實施完畢。

表4 總進度表(C表)(截止到2009年7月16)

    以上僅以該項目某一變更任務的解決過程為例，闡述ABC法在變更管理中的實踐應用。用此方法舉一反三，項目所有的變更管理問題將會迎刃而解。

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