ERP在我國的真正運用是20世紀(jì)90年代末，企業(yè)掀起了一場ERP熱潮。然而ERP運用的效果并不像預(yù)期的那樣成功。近年來，ERP在企業(yè)中的應(yīng)用得到高度重視和迅速發(fā)展，ERP系統(tǒng)對企業(yè)的傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程提出了挑戰(zhàn)，要想使ERP真正發(fā)揮優(yōu)勢，必須進行會計業(yè)務(wù)流程重組。
一、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的必要性
(一)傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程存在的缺陷要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組
1．難以滿足企業(yè)管理的需要
在傳統(tǒng)模式下， 企業(yè)一般在其業(yè)務(wù)發(fā)生后才采集統(tǒng)計數(shù)據(jù)。這樣一來，就會與管理流程產(chǎn)生時間差，不利于企業(yè)經(jīng)營者做出正確的分析和相關(guān)決策。而信息的滯后又給企業(yè)帶來了經(jīng)營風(fēng)險，若不能及時處理，將影響企業(yè)的生存與發(fā)展。
2．無法滿足會計實時控制的需要
企業(yè)財務(wù)部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后收集數(shù)據(jù)，通常不考慮會計信息和業(yè)務(wù)活動的相關(guān)性，而資金信息又不可避免地帶有滯后性，其反饋的作用得不到發(fā)揮，導(dǎo)致會計信息的實時性、相關(guān)性、有用性受到影響，不利于會計信息對經(jīng)營過程進行實時監(jiān)控。
3．難以實現(xiàn)信息技術(shù)環(huán)境下企業(yè)管理目標(biāo)的需要
傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程沒有現(xiàn)代信息技術(shù)的支持， 同一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財會人員和非財會人員手中。因此造成會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，不利于信息使用者多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，當(dāng)然也就難以實現(xiàn)新的信息技術(shù)環(huán)境下財務(wù)管理的目標(biāo)。
4．不能更好地滿足用戶對信息多樣化和個性化的需要
財務(wù)信息的使用者眾多，其信息需求存在很大差異。但是目前的會計業(yè)務(wù)流程是將處理后的數(shù)據(jù)進行呈報，某些有價值的中間信息未能體現(xiàn)在最終的報表中，從而造成信息的缺失和資源的浪費，使得管理者及信息需求者不能很好地取得和利用會計信息，導(dǎo)致做出錯誤的決策。
(二)ERP系統(tǒng)的特點要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組
1．ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度高
ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化水平主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是使用編碼的，即通過計算機系統(tǒng)來進行相關(guān)數(shù)據(jù)的管理與分析，同時依據(jù)其標(biāo)準(zhǔn)化配置的需要，采集和處理的數(shù)據(jù)能夠有效被ERP系統(tǒng)識別，并導(dǎo)入到系統(tǒng)中，進而實現(xiàn)了企業(yè)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理。
2．ERP系統(tǒng)信息的集成性高
ERP系統(tǒng)將各個業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，充分運用上作流技術(shù)，加強了企業(yè)各職能部門間的交流與合作。企業(yè)為了保證數(shù)據(jù)的全面性和共享性，將數(shù)據(jù)保存在企業(yè)數(shù)據(jù)庫中，從而做到了資金流、物流、信息流的同步信息共享，使得財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，提高了企業(yè)的管理水平
(三)ERP軟件的應(yīng)用目的和實施要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組
ERP系統(tǒng)根據(jù)物流、資金流設(shè)計，將“結(jié)果管理”發(fā)展為“過程管理”。在企業(yè)的所有資源中，ERP系統(tǒng)會對其進行規(guī)劃、重組，以達到“人盡其能、物盡其用”的目標(biāo)。
二、會計業(yè)務(wù)流程重組和ERP實施現(xiàn)狀分析
(一)會計業(yè)務(wù)流程重組研究現(xiàn)狀
當(dāng)下，會計業(yè)務(wù)流程重組的必要性是顯而易見的，已經(jīng)成為全社會資金流通的迫切需要。很多學(xué)者經(jīng)過大量研究后得出結(jié)論：重組的優(yōu)越性要求將業(yè)務(wù)流程的管理概念和模式相結(jié)合，通過新舊模式的對比分析，對采集數(shù)據(jù)進行研究，提出光依賴信息技術(shù)是不能很好地解決會計業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的問題的，需要企業(yè)自身經(jīng)營管理模式的改變，才能更好地解決此困難。
但是，會計業(yè)務(wù)流程重組確實是一新興課題，不管是ERP系統(tǒng)應(yīng)用比較好的發(fā)達國家，還是對于正處在探索階段的國內(nèi)而言，這方面的研究都略顯不足。
首先，我國ERP系統(tǒng)研究主要表現(xiàn)在會計信息、會計模型系統(tǒng)發(fā)展和其影響、會計流程重組等結(jié)構(gòu)問題的優(yōu)化組合上，從宏觀上講，缺乏從整體上把握會計技術(shù)、會計信息、會計流程、會計模型的系統(tǒng)性發(fā)展的研究，從而無法提 有效的解決對策。
其次，由于以往的研究者沒有從人員重組、組織重組、流程重組等方面進行系統(tǒng)的論述研究，使得對會計業(yè)務(wù)流程重組研究不夠全面，同時對企業(yè)效益影響大小的研究也很少。以上因素都是我國現(xiàn)階段無法切實對企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程重組的實際工作提供有效指導(dǎo)的重要攔路虎。
(二)ERP在我國企業(yè)的實施現(xiàn)狀
ERP在我國企業(yè)的實施效果不理想，其原因有很多，結(jié)起來主要有以下兩個方面。
1．技術(shù)層面的原因
從技術(shù)層面分析，國內(nèi)的ERP軟件公司自身沒計水平不足，與發(fā)達國家差距較大；專業(yè)人才匱乏；開發(fā)過程中不嚴(yán)謹，沒有一個實施應(yīng)用的良好環(huán)境；項目控制能力不足等。在實施中，各部門溝通不及時、不充分，效牢難以提高，對用戶的培訓(xùn)也不夠充分，均會導(dǎo)致ERP系統(tǒng)交施的失敗。
2．管理層面的原因
企業(yè)實施ERP系統(tǒng)要有一定的管理基礎(chǔ)，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程要順暢，即使用的票據(jù)要規(guī)范，人員的整體素質(zhì)也要高。而現(xiàn)實中，有些企業(yè)并不重視這些基礎(chǔ)工作，就急切使用ERP系統(tǒng)，簡單地認為只要運用了ERP系統(tǒng)，企業(yè)就會大大改善企業(yè)的管理工作，其實這是很不切實際的。ERP項目對現(xiàn)有企業(yè)整個架構(gòu)的改變是革命性的，它很大程度上改變一個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程與組織結(jié)構(gòu)、決策機制、企業(yè)管理，等等。
三、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的設(shè)想
會計業(yè)務(wù)流程重組的核心是需要充分理解ERP系統(tǒng)中的各種業(yè)務(wù)流程，并對原有會計流程進行描述、分析、診斷，從而正確認識原有的會計業(yè)務(wù)流程，然后對ERP系統(tǒng)下企業(yè)現(xiàn)有會計業(yè)務(wù)流程進行重新思考與重新設(shè)計，這正是會計流程重組的直接體現(xiàn)，所以其重要性不言而喻。
首先，需要從ERP標(biāo)準(zhǔn)流程中選擇適合的標(biāo)準(zhǔn)流程。ERP系統(tǒng)中蘊含著豐富的業(yè)務(wù)流程，但是究竟哪些流程適合于企業(yè)的應(yīng)用，在對企業(yè)對自身所處的環(huán)境、行業(yè)特點、管理特點及特殊業(yè)務(wù)需求進行整理、歸納及分析的基礎(chǔ)上，選擇適合自身企業(yè)的ERP標(biāo)準(zhǔn)流程。
其次，如何從根本上改革ERP的應(yīng)用過程，并且獲得一個全新的會計流程，即在ERP應(yīng)用過程中怎么對會計流程進行“脫胎換骨”的徹底翻新，重新設(shè)計，即用什么樣的方法、以什么樣的方式去翻新，這是ERP應(yīng)用過程中的會計流程重組的“攻堅”之處。該項問題的處理也將對ERP流程的適用性起到關(guān)鍵作用。
1．重組后的會計流程的描述
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，重組后采用系統(tǒng)自動收集和事件驅(qū)動的會計流程如圖1所示。
圖1 ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)處理流程圖
重組后的會計業(yè)務(wù)流程可以描述為：
(1)企業(yè)業(yè)務(wù)事件發(fā)生，各管理信息子系統(tǒng)導(dǎo)入業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，并將其存儲到全局數(shù)據(jù)庫中。
(2)為落實經(jīng)營管理責(zé)任，對業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)中的貨幣計量信息進行審核，并編制記賬憑證，將其存入到數(shù)據(jù)庫中。
(3)根據(jù)流程對業(yè)務(wù)時間數(shù)據(jù)進行編碼，并存儲到業(yè)務(wù)時間數(shù)據(jù)庫中。
(4)當(dāng)信息使用者需要某項信息時，可以隨時由信息使用者通過瀏覽器向事件驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)輸入信息處理代碼。
(5)系統(tǒng)從事件數(shù)據(jù)庫中提取需要的業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，并根據(jù)加工模型庫中的會計模型對數(shù)據(jù)進行處理。
(6)定期生成各種賬簿，供財產(chǎn)清查所用，并定期產(chǎn)生各種常用的會計報表，提供給會計信息使用者。
2．新流程給企業(yè)帶來的變化
通過將原有會計部門的業(yè)務(wù)流程與新設(shè)計的會計業(yè)務(wù)流程進行比較，可以發(fā)現(xiàn)新的流程主要有以下一些特點。
(1)保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。
公司在啟用業(yè)務(wù)流程的重組后，企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程將全部由采購員輸入共享數(shù)據(jù)庫中，這樣便保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)入口的單一性。
(2)提升了企業(yè)業(yè)務(wù)部門的協(xié)同性。
在業(yè)務(wù)部門充分參與的基礎(chǔ)上，保證了其擁有足夠的授權(quán)，可以解決決策周期過長的問題，也使企業(yè)能夠為企業(yè)的整體變革做好充分的事前準(zhǔn)備。
(3)提高了企業(yè)的作業(yè)效率，滿足各利益主體的信息需要。在新的業(yè)務(wù)流程中，各部門之間的數(shù)據(jù)傳遞由共享信息處理系統(tǒng)統(tǒng)一采集信息所代替，并且數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性保證了企業(yè)業(yè)務(wù)部門不用為各種數(shù)據(jù)之間的差異大費周折，大大提高了各部門的辦事效率。
(4)消除了各主體之間的信息不對稱現(xiàn)象，保證了企業(yè)會計信息質(zhì)量。
重組后的新流程利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)計能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息、實時信息及未來預(yù)測信息的財務(wù)報告體系，實現(xiàn)會計信息披露多元化。而且改變了原有的定期報告方式，隨機產(chǎn)生實時報告，根據(jù)實時控制和對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理，提供更加快捷、廣泛的會計信息，并將處理結(jié)果實時地反饋給信息使用者。這一功能可以很好地解決由于原來的信息不完全、信息不及時所帶來的信息不對稱現(xiàn)象。
總之，企業(yè)運用ERP系統(tǒng)對其資源的整合、管理效率的提高具有深遠的意義和影響。但ERP的實施同時也伴隨著各種風(fēng)險，為了使企業(yè)減少受損風(fēng)險，整個運用過程應(yīng)循序漸進。要使ERP成功實施，企業(yè)必須充分做好認識上和資源上的準(zhǔn)備，ERP與業(yè)務(wù)流程重組相結(jié)合是必然趨勢。
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