近年來(lái)，低迷的鋼鐵市場(chǎng)嚴(yán)重制約著礦山企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)大宗物資如柴汽油、煤炭等價(jià)格的上漲也直接造成生產(chǎn)成本的持續(xù)走高，對(duì)企業(yè)創(chuàng)造效益產(chǎn)生了很大的阻力。企業(yè)要想突破這種嚴(yán)峻形勢(shì)，取得佳績(jī)、贏得利潤(rùn)，必須苦練內(nèi)功、深化挖潛，把外部壓力轉(zhuǎn)換成內(nèi)部增產(chǎn)增效、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的強(qiáng)大動(dòng)力和得力助手。礦山企業(yè)各子單位分布較為分散，且大多數(shù)建立于偏遠(yuǎn)的山區(qū)或荒原之地，不易集中管控、統(tǒng)一管理，各種業(yè)務(wù)體系也尚未健全，很多工作業(yè)務(wù)不能規(guī)范運(yùn)作。因此，管理現(xiàn)代化、創(chuàng)新謀發(fā)展成為礦山企業(yè)搶抓機(jī)遇、降本增效的核心因素，企業(yè)發(fā)展對(duì)加強(qiáng)自主創(chuàng)新提出了更高的要求，建章立制、規(guī)范業(yè)務(wù)、梳理流程等成為礦山企業(yè)進(jìn)一步提升管理水平、實(shí)現(xiàn)成本控制的關(guān)鍵所在，信息化建設(shè)也就勢(shì)必成為了這場(chǎng)流程重組“戰(zhàn)役”的重要角色和主要力量，它為企業(yè)提升集中管控能力、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、增強(qiáng)執(zhí)行力度、優(yōu)化配置企業(yè)人力資本、提高工作效率等提供了有效的數(shù)字化管理平臺(tái)，信息化建設(shè)特別是以ERP項(xiàng)目的實(shí)施和推廣尤為突出其優(yōu)越性和高效性，先進(jìn)的管理理念、高效的執(zhí)行平臺(tái)讓礦山企業(yè)看到了業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)的益處，業(yè)務(wù)流程重組(Business Process Reengineering，簡(jiǎn)稱BPR)勢(shì)在必行。
一、信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)流程發(fā)展過(guò)程中的必要性
（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，發(fā)揮集團(tuán)統(tǒng)一管控優(yōu)勢(shì)的需要
礦山企業(yè)管理跨度大，集中管理難度大。一是業(yè)務(wù)管理流程不夠明確，部門職責(zé)和權(quán)限的界定不清晰，各單位負(fù)責(zé)人責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)。二是缺乏統(tǒng)一管理體系，數(shù)據(jù)不共享、溝通不及時(shí)，上傳下達(dá)存在斷層，很難保證信息的準(zhǔn)確性和惟一性，造成企業(yè)內(nèi)部溝通渠道和機(jī)制不夠系統(tǒng)、有效。因此，必須以礦業(yè)實(shí)際情況和發(fā)展要求為出發(fā)點(diǎn)，通過(guò)減少或剔除重復(fù)、無(wú)效的工作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步明確各單位、部門的職責(zé)，做好業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和重組相當(dāng)重要。
（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)，適應(yīng)公司精細(xì)化管理的發(fā)展戰(zhàn)略
某些礦山企業(yè)組織機(jī)構(gòu)管理上存在調(diào)整頻繁、缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，各崗位人員配置跟不上，上級(jí)對(duì)下級(jí)部門管控力度不夠，績(jī)效考核方式、制度和體系建立不完善等問(wèn)題，急切需要通過(guò)一種有力手段去轉(zhuǎn)變。因此需要以精細(xì)化管理為契機(jī)，建立信息化管理平臺(tái)，整合規(guī)范公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)，拉動(dòng)和支撐整個(gè)管理體系的改革和健全，確保公司戰(zhàn)略發(fā)展的實(shí)現(xiàn)。
二、業(yè)務(wù)流程重組的主要過(guò)程
（一）對(duì)原有的管理流程進(jìn)行全面的功能和效率分析
組織相關(guān)部門，繪制細(xì)致、清晰的管理流程圖，并對(duì)管理流程進(jìn)行分析，尋找管理流程優(yōu)化的突破口。一是對(duì)現(xiàn)有流程的功能進(jìn)行研究，分析其中的制約因素及關(guān)鍵問(wèn)題，尋找發(fā)生管理成本增高的主要原因。二是針對(duì)組織結(jié)構(gòu)中存在的問(wèn)題，根據(jù)管理要求以及企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，分清問(wèn)題的輕重緩急，從組織發(fā)展、人員配置、績(jī)效管理等主要環(huán)節(jié)中找出流程優(yōu)化的切入點(diǎn)。三是對(duì)主要環(huán)節(jié)進(jìn)行重新組合，壓縮管理層次，實(shí)現(xiàn)管理扁平化。
（二）設(shè)計(jì)新的流程改進(jìn)方案，并進(jìn)行評(píng)估
在對(duì)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行研究、分析、評(píng)估的基礎(chǔ)上，對(duì)管理流程進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，進(jìn)一步提出新的方案，盡量實(shí)現(xiàn)管理流程的集成和自動(dòng)化。對(duì)于提出的多個(gè)流程改進(jìn)方案，還要從成本、效益、技術(shù)條件和風(fēng)險(xiǎn)程度等方面進(jìn)行評(píng)估，選取可行性強(qiáng)的方案。
（三）形成系統(tǒng)的企業(yè)再造方案
這個(gè)過(guò)程中，需要將可行性方案進(jìn)一步做規(guī)劃和升級(jí)，并結(jié)合先進(jìn)的管理工具，如ERP系統(tǒng)、OA等技術(shù)，以流程改進(jìn)為核心深化、細(xì)化實(shí)際業(yè)務(wù)，最終形成系統(tǒng)的、全面的、合理的流程再造方案，達(dá)到提高工作效率、推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展的目的。
（四）組織實(shí)施與持續(xù)改善
流程優(yōu)化對(duì)于原有流程的較為容易實(shí)施和推廣，因?yàn)檫@種改進(jìn)只是在原來(lái)的基礎(chǔ)上加入一些新的元素，在提高效率方面有一定的參照標(biāo)準(zhǔn)，易被人接受。但是流程重組是一種新的理念和思路，也許在某些方面會(huì)觸及到原有的利益格局，因此，必須精心組織、謹(jǐn)慎推進(jìn)，以保證流程再造的順利進(jìn)行。
（五）利用信息化推進(jìn)業(yè)務(wù)執(zhí)行
BPR與信息化的結(jié)合可謂是各個(gè)企業(yè)必要的管理手段，減少人為因素、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同工作、利益最大化等應(yīng)該是企業(yè)BPR的最終目標(biāo)，這種輔助的數(shù)字化技術(shù)為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供了有力保障，也是企業(yè)業(yè)務(wù)流程可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。但不可盲目的進(jìn)行信息化建設(shè)，若整個(gè)業(yè)務(wù)不需要信息化技術(shù)來(lái)支撐就能良好動(dòng)作，則信息化建設(shè)也就沒(méi)有太大意義，也就意味著并不是所有的業(yè)務(wù)重組都需要信息化。整個(gè)業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程如圖1所示。
圖1 業(yè)務(wù)流程重組主要過(guò)程
三、基于信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和重組的具體案例分析
某公司組建于2008年9月，是以鐵礦石采選加工為主業(yè)、輔以有色金屬、礦建、礦機(jī)、火工品制造、現(xiàn)代物流等產(chǎn)業(yè)的國(guó)有大型冶金礦山企業(yè)，其中鐵礦石資源掌控量達(dá)50億噸，位居全國(guó)前列，2011年榮膺全國(guó)冶金礦山“十佳廠礦”稱號(hào)。
該公司面對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)，居危思危、負(fù)重爬坡，全力以赴打贏降本增效攻堅(jiān)戰(zhàn)，從信息化建設(shè)促進(jìn)精細(xì)化管理、完善管理考核體系保障設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行、分解指標(biāo)落實(shí)實(shí)現(xiàn)節(jié)能降耗、規(guī)范庫(kù)房管理減少資金占用等方面多管齊下，全面完成各項(xiàng)任務(wù)指標(biāo)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效、做大做強(qiáng)等目標(biāo)提供了重要支撐。
由于該公司優(yōu)化和重組的業(yè)務(wù)流程多達(dá)150多處，內(nèi)容涉及采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目建設(shè)、人力資源、紀(jì)檢監(jiān)察等，在此僅以供應(yīng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為例進(jìn)行闡述。
（一）以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，實(shí)施流程優(yōu)化及重組
1、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)的調(diào)整
該公司采購(gòu)部門之前僅有材料科、備件科、設(shè)備科、原燃科，機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠健全，缺乏業(yè)務(wù)執(zhí)行的全面性和戰(zhàn)略性考慮，機(jī)構(gòu)的設(shè)置未能隨著業(yè)務(wù)變化而及時(shí)做出應(yīng)對(duì)和調(diào)整。因此，自2010年引進(jìn)ERP以來(lái)，先進(jìn)的業(yè)務(wù)理念和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)邏輯影響了組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和實(shí)際業(yè)務(wù)的重組，最終在之前科室的基礎(chǔ)上增設(shè)了計(jì)劃科、結(jié)算科、物管中心、信息網(wǎng)絡(luò)科，且實(shí)行多權(quán)分立的組織架構(gòu)，重新劃分了各科室的功能職責(zé)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃、采購(gòu)和結(jié)算互相銜接、互相配合、互相促進(jìn)、互相制約的良好局面。
2、主數(shù)據(jù)管理流程優(yōu)化和重組
在過(guò)去的業(yè)務(wù)執(zhí)行中，物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)等均由各采購(gòu)科室分別管理，因缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，存在很多管理上的缺陷，如物料描述不規(guī)范、一個(gè)物料多個(gè)名稱、描述不詳細(xì)等，且沒(méi)有一定的審核和把關(guān)程序，嚴(yán)重影響采購(gòu)執(zhí)行效率。因此，對(duì)主數(shù)據(jù)管理進(jìn)行了業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，共標(biāo)準(zhǔn)化物料51784個(gè)，規(guī)范了物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、價(jià)格屬性、倉(cāng)位等信息，并統(tǒng)一按照大類、中類、小類進(jìn)行了編碼；對(duì)所有供應(yīng)商重新進(jìn)行評(píng)估和資質(zhì)審核，共篩選出3827個(gè)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，按照合作性質(zhì)確定其是一次性供應(yīng)商、企業(yè)內(nèi)、企業(yè)外、財(cái)務(wù)類等供應(yīng)商，并采用統(tǒng)一編碼。
3、計(jì)劃提報(bào)及執(zhí)行流程優(yōu)化和重組
之前，各單位通過(guò)郵箱傳遞Excel文件的形式提報(bào)計(jì)劃，執(zhí)行效率和準(zhǔn)確度很低。實(shí)施ERP系統(tǒng)之后，所有計(jì)劃均由ERP提報(bào)、審核，在審核過(guò)程中，系統(tǒng)通過(guò)“MRP控制者”，自動(dòng)分配采購(gòu)申請(qǐng)中的行項(xiàng)目到對(duì)應(yīng)的計(jì)劃員進(jìn)行處理，并根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量、高低儲(chǔ)值、計(jì)劃量、未清訂單量，判斷是否需要采購(gòu)，如不同意注明理由退回到各單位計(jì)劃員。通過(guò)信息化手段的輔助，計(jì)劃執(zhí)行的整個(gè)業(yè)務(wù)流程效率顯著提升，不合格計(jì)劃明顯減少，徹底解決了影響采購(gòu)效率的問(wèn)題。
4、采購(gòu)執(zhí)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和重組
優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程改變了以前業(yè)務(wù)管理過(guò)度集中的情況，避免了人為因素的干擾，使業(yè)務(wù)流程執(zhí)行順暢、嚴(yán)謹(jǐn)有序、環(huán)環(huán)相扣，較大程度的提高了采購(gòu)效率。采購(gòu)科室接到采購(gòu)計(jì)劃后，將采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行物料標(biāo)段劃分、邀標(biāo)書（詢價(jià)函）的起草，并形成文字性招標(biāo)材料交計(jì)劃科審核。計(jì)劃科接到招標(biāo)材料后，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、標(biāo)段劃分、標(biāo)書內(nèi)容等進(jìn)行審核，不合格退回采購(gòu)科室；結(jié)算科接到招標(biāo)材料后，進(jìn)行復(fù)審，并最終負(fù)責(zé)收發(fā)標(biāo)書、傳真詢價(jià)，在組織開(kāi)標(biāo)時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息科從評(píng)標(biāo)人員信息庫(kù)中隨機(jī)抽取5名評(píng)委進(jìn)行評(píng)標(biāo)。招標(biāo)及詢價(jià)完畢后，采購(gòu)科室在ERP系統(tǒng)中維護(hù)并打印合同、蓋章執(zhí)行。
5、采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)流程優(yōu)化和重組
對(duì)于在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購(gòu)訂單的的合同，經(jīng)驗(yàn)收合格后，必須在系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)操作，并打印入庫(kù)單。若存在不合格物資及時(shí)通知采購(gòu)科室及生產(chǎn)廠家按合同條款進(jìn)行異議處理，最后供應(yīng)商憑借合同、驗(yàn)收入庫(kù)單、增殖稅發(fā)票到結(jié)算科進(jìn)行掛賬。此流程的優(yōu)化從根本上解決了供應(yīng)商延期送貨、庫(kù)管員操作不及時(shí)等問(wèn)題。
6、庫(kù)存管理流程優(yōu)化和重組
為了充分發(fā)揮集團(tuán)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)和采購(gòu)價(jià)格優(yōu)勢(shì)，該公司結(jié)合ERP先進(jìn)的管理理念，創(chuàng)新性的采用了二級(jí)庫(kù)管理模式，解決了以前一級(jí)庫(kù)管理模式中存在的各單位實(shí)際消耗不明確、統(tǒng)自采庫(kù)存混淆、財(cái)務(wù)對(duì)賬及結(jié)算困難、物資銷售無(wú)法自動(dòng)加價(jià)等問(wèn)題。每月由信息科輔助業(yè)務(wù)部門完成各單位庫(kù)存周轉(zhuǎn)匯總表，對(duì)庫(kù)存長(zhǎng)時(shí)間居高不下的物料進(jìn)行原因分析，并對(duì)相關(guān)責(zé)任單位進(jìn)行考核，合理控制有效庫(kù)存。
（二）效果分析
1、改變物資及財(cái)務(wù)賬目管理混亂的局面
憑借信息化系統(tǒng)的高度集成性，所有出入庫(kù)操作會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，使前端的物流業(yè)務(wù)與后臺(tái)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合在一起形成了有效閉環(huán)，保證財(cái)務(wù)與供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)等賬目的同步性，有效避免了各單位隨便調(diào)賬、賬物不符的現(xiàn)象，不僅提高了財(cái)務(wù)每月結(jié)算效率而且，建立起了一整套標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)結(jié)算體系，充分發(fā)揮出了財(cái)務(wù)在成本核算方面的管控優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)進(jìn)一步制定新的指標(biāo)體系提供可靠保障。
2、結(jié)束物料賬的多系統(tǒng)并行
徹底解決了多系統(tǒng)的并行而產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性工作多、數(shù)據(jù)不穩(wěn)定等問(wèn)題，所有涉及物料賬的憑證都以ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，大大的節(jié)省了財(cái)力、物力及人力等資源。
3、促進(jìn)精細(xì)化管理水平穩(wěn)步上升
基于信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及重組的實(shí)施在提升精細(xì)化管理水平方面效果最為顯著，不僅使企業(yè)的整個(gè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了跨越性的發(fā)展，而且使企業(yè)的整體管控水平發(fā)生了質(zhì)的改變，一是實(shí)現(xiàn)了陽(yáng)光采購(gòu)且大幅度的提升了業(yè)務(wù)執(zhí)行效率和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；二是使統(tǒng)自采業(yè)務(wù)執(zhí)行更加合理高效，使采購(gòu)周期明顯縮短；三是制定了一系列管理規(guī)定，徹底解決了各單位業(yè)務(wù)不規(guī)范、執(zhí)行不到位、數(shù)據(jù)不真實(shí)、操作不及時(shí)等各種問(wèn)題。表1為流程優(yōu)化及重組前后人員配置和執(zhí)行效率對(duì)比。
表1 流程優(yōu)化及重組前后
4、促進(jìn)節(jié)能降耗工作取得新突破
充分利用信息化平臺(tái)細(xì)化指標(biāo)，完善考核體系，加大節(jié)能降耗攻關(guān)考核力度，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的不斷提升和優(yōu)化，主要技術(shù)指標(biāo)取得了突破性的進(jìn)步。該公司2011年采購(gòu)價(jià)格趨勢(shì)如圖2、圖3所示。
圖2 2011年1-9月份該公司采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)
圖3 2011年該公司采購(gòu)鋼球及鋼坯價(jià)格趨勢(shì)
5、優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，減少資金占用
充分發(fā)揮信息化平臺(tái)的管理優(yōu)勢(shì)，不斷探索創(chuàng)新采購(gòu)管理新途徑，制定了“關(guān)于建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商零庫(kù)存協(xié)議的制度”、逐步實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”管理和在線承包模式、在司家營(yíng)礦區(qū)成立了物資管理中心，確保采購(gòu)供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量的穩(wěn)定性，最大程度地減少庫(kù)存量和庫(kù)存資金占用。
6、數(shù)據(jù)上傳下達(dá)準(zhǔn)確無(wú)誤
信息化平臺(tái)的搭建，使一線單位的生產(chǎn)、銷售、供應(yīng)等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠及時(shí)的上傳到總部，既節(jié)省了人力和物力又為企業(yè)決策層提供了可靠的數(shù)據(jù)保障。
7、實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)績(jī)效監(jiān)控
在ERP系統(tǒng)中配備了一整套管理報(bào)表體系，增強(qiáng)對(duì)各單位及部門的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了由“事后補(bǔ)救”到“事中控制”的轉(zhuǎn)變，充分挖掘出提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率、改善業(yè)務(wù)執(zhí)行模式的新潛力。
四、結(jié)語(yǔ)
我國(guó)礦山企業(yè)管理水平要趕超國(guó)際先進(jìn)水平，需要走信息化改造之路，使傳統(tǒng)的管理思想和方法有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整，使信息技術(shù)的應(yīng)用充分推動(dòng)管理需求的發(fā)展。同時(shí)，必須清醒的認(rèn)識(shí)到，信息化建設(shè)并不是業(yè)務(wù)發(fā)展的唯一途徑，而僅是輔助手段，要想利用信息化促進(jìn)精細(xì)化發(fā)展，就必須接受和應(yīng)用信息化系統(tǒng)中蘊(yùn)含的先進(jìn)思想，只有這樣，才能夠在未來(lái)贏得跨越式發(fā)展，以營(yíng)造出高產(chǎn)、高效、高質(zhì)量、低成本的良好格局。
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本文標(biāo)題：論礦山企業(yè)基于信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及重組
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