一、綜述
目前，許多企業采用了一種基于外庫的企業物流模式。采用這種物流模式，企業基于以下幾個原因：
企業不需要建設大量倉庫，節省大量的財務費用。比如某大型企業現在建有2萬平方米的倉庫，光建筑成本、裝修費用、貨架、叉車、托盤等每平方米的成本最少要3000元。相當于投入了6千萬元的固定資產成本，就算把這個固定資產抵押到銀行貸款，每年的利息都需要480萬元左右。因此如果不建設倉庫，節省了管理倉庫的工人工資，還多了大量的流動資金，加快了企業的發展速度，降低了企業的經營風險；企業的原材料與產成品如果放在外庫，則在淡季時，可以節省物流人員的勞動力成本，倉庫租金不需要支付，設備不再閑置，節省大量的成本；由于外庫的物流管理相比較企業的物流管理更專業、更高效、更安全，因此企業的物流管理相當于上了一個臺階。
企業采用基于外庫的企業物流模式，對于外庫有較高的物流管理要求。一是要有一定的倉儲能力。企業的原材料與產成品如果放在多個外庫，無論從物流的成本角度，還是從各外庫的物流協調角度，企業都將是不堪重負；二是要有一定的物流設施，如企業與外庫之間的短駁設施是必不可少的；三是信息技術的應用，應該具有與企業信息管理系統無縫鏈接的能力。由于企業外庫項目的投資較大，因此必須加強物流管理水平，才能取得企業的信任，吸引眾多企業使用外庫作為企業物流模式之一，才能逐步收回投資，達到預期的盈利水平。
正是在這個背景下，企業外庫具有了建立管理信息系統的需求，使企業外庫能夠高效運作，盡量避免物流的呆滯甚至出錯，服務好企業，同時為自己創造良好的盈利。
二、系統功能概況
企業外庫管理信息系統（以下簡稱系統）除了一般物流系統所具有的功能外，還需要具有與企業無縫鏈接的功能，這就是其特殊性。與通常意義的物流管理有所區別的是：外庫只需完成企業內庫相同功能，對運輸而言也就需要一些短駁。因此外庫的倉庫管理制度與企業內庫基本相同，區別是外庫不需要對倉儲貨物本身進行倉儲貨物的金額核算。
系統服務：指一些常用信息的預先定義，便于在其它功能內快鍵選擇輸入。其中包含倉儲對象（貨物）基本定義：由于外庫的倉儲對象（貨物）會涉及到各個不同類型的企業，因此貨物的基本要素定義既要能夠唯一識別管理對象，又要滿足與企業信息管理系統無縫鏈接的信息需求；客戶定義：指對外庫所涉及到的所有客戶要素的定義。一般意義上客戶即為倉儲貨物的所有者，為滿足與企業信息管理系統無縫鏈接的信息需求，也可提供其他客戶要素進行定義；項目定義：對系統常用的一些項目定義。例如，貨物的類別，倉庫的名稱等項目，便于快鍵選擇輸入。貨位定義：大型倉儲的貨物縱橫交錯，為便于識別，往往給予貨位名稱，一般用數字及英文字母混合構成。貨位也可以按照企業信息管理系統的要求定義。產地定義：為滿足與企業信息管理系統無縫鏈接的信息需求，要定義貨物的產地，便于輸入時選擇；
入庫管理：入庫包括客戶貨物入庫，庫位調整，入庫的各種查詢、統計。其中包含入庫單管理:根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令，倉儲管理人員進行貨物入庫的作業，同時根據入庫貨物的原始資料進行入庫單的制作。入庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，并且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理。入庫單一旦確認，系統自動將入庫貨物轉為增加庫存，以進行相應的庫存管理；入庫庫位管理：貨物入庫后，由于貨物入庫的人工作業關系，不一定能夠馬上確定貨位，因此需要對入庫的庫位調整處理；入庫查詢管理：系統可以按各種方式進行入庫綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；
出庫管理：出庫包括客戶貨物出庫，出庫的各種查詢、統計。出庫單管理：根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令，倉儲管理人員進行貨物出庫的作業，同時根據出庫貨物的原始資料進行出庫單的制作。出庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，并且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理。出庫時按系統提供的庫存及先進先出等出庫方式選擇出庫貨物，并由系統提示庫位，方便人工出庫作業。出庫單一旦確認，系統自動將出庫貨物轉為減少庫存，以進行相應的庫存管理；出庫查詢管理：系統可以按各種方式進行出庫綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；
庫存管理：庫存包括客戶貨物庫存調整，移庫管理，庫存的各種查詢、統計。庫存調整：當有各種原因造成庫存錯誤時，系統自動進行庫存調整，使庫存保證正確。外庫是不存在盤盈與盤虧的，如果是企業的原因造成庫存實物與賬面數有差異，則通過入庫來調整相應貨物的庫存，如果是外庫的原因造成庫存實物與賬面數有差異，則經過企業同意后，也通過入庫來調整相應貨物的庫存；移庫管理：為確保外庫的倉儲容量有效使用，需要適當調整庫位，系統是通過移庫管理來實現。移庫可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可，并且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理；移庫處理不對已入庫貨位與已出庫貨位產生影響；庫存查詢管理：系統可以按各種方式進行進出存綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等；進出存明細即可視為外庫與企業的倉庫明細數量賬。
費用結算：費用包括倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用。費用的各種查詢、統計。費用統計：根據入庫單、出庫單等原始數據，以及庫存數據，進行倉儲庫存數量、短駁車輛出車車次、裝卸貨數量、集裝箱拆箱等統計，以核算倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用；費用是按日核算、按月統計；費用查詢管理：系統可以按各種方式進行費用綜合查詢及明細查詢，包括分時間段、分客戶等；
客戶接口管理：滿足與企業信息管理系統無縫鏈接的信息需求。企業方的入庫指令導入：根據企業方的入庫指令導入，可以直接生成入庫單；企業方的出庫指令導入。根據企業方的出庫指令導入，可以直接生成出庫單；外庫庫存數據導出。根據企業方的數據要求，將外庫庫存數據導出給企業；
系統每一種數據的操作，都包含數據的添加、修改、刪除、打印、查詢等基本功能。根據外庫的特點，數據的設置不僅僅滿足外庫自身的管理，也包含了企業對其貨物（原料、產成品）的追蹤與管理，因此系統提供了貨物（原料、產成品）的批號或序列號等標識管理；在庫存計量單位上，不但使用貨物的基本單位，同時使用貨物的包裝單位，既滿足外庫核算的需要，又滿足企業物流的需要；系統可使用條形碼管理貨物的入庫、出庫、庫存盤點等操作，支持一維條形碼及二維條形碼的處理，支持條碼槍的數據下載與上傳。
三、系統應用效果
前已所述，企業外庫作為一種企業物流的模式，企業與外庫雙方默契、高效、安全無誤的運作，就能體現出其優越性。
系統在實施后，企業可將外庫視同企業內庫，直接向外庫發出入庫與出庫指令，由外庫進行信息處理，根據系統信息管理平臺提供的入庫、出庫信息及相關庫位信息，倉庫管理人員有條不紊的進行貨物入庫、出庫等作業，強化了倉庫管理執行力；貨物儲存空間的管理可以根據其庫存物品的不同，而具有其個性的管理原則，特別是可以按企業要求，依據先進先出的原則。由于一般大型倉庫的庫位較多，而且往往按三維空間劃分，因此提高庫位效率、保證貨物安全是系統實施目標。系統在實施后，庫位與貨物間關系相對人工較容易定位，不但可以按貨物品種分類管理，甚至可以按貨物的批次（批號）管理，方便企業對其貨物單品的跟蹤追索；系統有關入庫、出庫、庫存等信息都是互相制約，因此相對保證了信息的正確性；有關貨物批號等數據可自動生成，減少了出錯的可能性；企業的貨物在外庫入庫或出庫后，在外庫入庫或出庫憑證等資料送達企業前，可通過電子文檔或其它實時通訊手段及時給企業預確認，避免由于信息的延遲而提高了錯誤糾正的成本費用；外庫的貨位存儲的貨物是動態的，存儲周期相對外庫是不可控的。因此，需要經常根據系統提供的貨位信息進行內部移庫操作，使得有限的倉庫容量高效的利用，貨位優化管理同時為外庫的貨物盤點提供方便；一旦使用條形碼（無論是一維還是二維條形碼）對貨物進行管理，將極大的提高倉庫管理效率，降低倉庫管理成本，提高倉庫管理信息的正確性、及時性、完整性，特別是企業的貨物本身具有條形碼的狀態下。
四、外庫管理信息系統選型
企業外庫有了建立管理信息系統需求，也具備了建立管理信息系統的條件，管理信息系統的選型（簡稱系統選型）就是信息化成功的第一步，也是關鍵的一步。
（一）系統選型要素
系統的選型類似于住宅的裝潢，業主類似于企業，家裝公司類似于軟件公司，業主期望自己的投資能夠取得最佳的裝潢效果，家裝公司期望盡可能的在滿足業主要求的前提下利益最大化；這就需要在業主與家裝公司之間找出切入點，才有雙方合作的可能性并最終取得雙贏的結果。業主住宅的大小、結構與地理位置等要素是確定的，業主能夠投入的裝潢資金相對也是確定的，在此基礎上，家裝公司針對該業主的家裝方案、家裝公司的實施能力及家裝公司的實施案例是業主選型的三大要素。
1.系統方案
針對某個企業的系統開發，無論是使用生命周期法，還是原型法，可行性分析是必不可少的。如果軟件公司在充分對企業調研后，分析確定企業建立系統的有些必要條件不成熟，則為雙方負責起見，項目必須終止。如果分析確定企業建立系統的必要條件基本成熟，則可行性分析的結果就是提高可行性分析報告，其中主要部分就是系統方案。系統方案包括建立系統的目的、用戶需求、管理流程、系統功能、系統實施的軟、硬件環境、人、財、物的投入以及實施效果、實施注意事項等要點。
一般來說，企業不具有系統開發與實施的豐富經驗，對系統實施的功能與效果往往沒有體驗，因此系統方案應該以通俗易懂的文字加圖表直觀的將系統實施的功能與效果描述給用戶，而不是故弄玄虛，顯得高深，云里霧里，不知所以然；也要避免夸夸其談，充斥了一些套話、空話。系統方案也不是將管理功能簡單堆砌在一起，這樣很容易造成系統達不到預期效果甚至失敗。這因為一是系統功能越多，開發與實施的周期越長，系統的見效越慢；而任何一個企業的任何一項投入都是期望盡快見效；長期沒有明顯的效果對企業來說怕自己的投入打水漂，對開發單位來說怕自己的費用收不回，這樣就造成了惡性循環。二是并不是所有功能都使用計算機輔助管理或者信息化先進技術對企業都是適用的。例如，條形碼技術，對倉儲管理是非常有幫助的，但有些貨品以目前條形碼技術是無法保持條形碼標簽的，也就無法使用條形碼技術；因此系統必須針對企業管理薄弱環節且見效比較快的部分先期開發，才能取得事半功倍的結果。三是企業對信息化進程采用逐步投入比較合理，一般采用“整體設計、逐步開發”的理念。因為對企業而言對信息化有一個逐步認知過程及經驗積累過程，對開發單位而言針對特定企業的具體管理也有一個逐步認知過程，而企業與開發單位的協調與相互配合更是有一個長期過程。
基于以上幾點，企業就較容易對開發單位所提供的系統方案作出評估，哪一個系統方案最貼近企業目前的實際信息化需求。
2.開發單位的能力
開發單位的能力包括開發能力、實施能力及服務能力，對這些能力的評估不僅僅是看開發單位的大小、技術人員的多寡等，更重要的是口碑。一個良好的開發單位在用戶群中必然會有好評，不論項目的大小，企業投入的多少，開發單位都能夠按規范服務好企業，用戶自然會有口皆碑。一般而言，系統方案僅僅提供了功能框架，具體細節需要開發單位在開發過程與企業不斷磨合以不斷調整功能來適合特定企業的特定需求。而這是一個長期過程，需要開發單位具有可后續的實施能力及服務能力。
企業一定要重視開發單位的服務能力，企業隨著信息化的深入應用，會提出越來越多的細節需求，而這些需求是無法與開發單位量化或者項目開始時就細化，就需要開發單位的后期持續服務，使系統不斷完善；
3.開發單位的實施案例
企業對開發單位各種能力的評估，很直觀的方法就是調研、考察開發單位的實施案例，實施案例包括已成功實施的案例及正在實施的案例。作為系統的直接使用者企業而言，從企業管理角度來相互溝通交流是無障礙的，因此從案例較容易評估其實用性、可用性、系統性等指標特性。實用性是指系統功能是否符合企業的實際需求，這一點企業還是比較容易評估的；可用性指系統的使用方便與否，這一點非常重要，因為系統做的是企業的日常工作，如果使用不方便或者不直觀，系統的操作人員一般也就是企業的管理人員會對系統產生厭惡，久而久之就會抵觸使用，導致系統實施失敗；系統性指的是系統功能模塊接口，因為系統是一個逐步完善的過程，因此有些功能先期開發使用，有些功能后期逐步開發使用，功能模塊之間必然有關聯性，因此需要依賴于系統功能模塊接口解決。
從已成功實施的案例及正在實施的案例，可以直接了解許多有關開發單位的細節情況，如項目的人力的投入，開發周期，服務響應時間，項目開發人員與實施人員、服務人員的穩定性等；企業一定要重視各開發單位案例的比較，沒有一個系統是十全十美的，但類比可以清楚的知道系統的那些優點部分對企業是重要的，那些缺陷部分可以在系統開發過程中加以注意并逐步完善，那些系統的缺點是企業必須回避的；用這種方式給各開發單位打個分，以大致確定幾家，通過招標形式或洽談形式最終可以確定系統的開發單位。
（二）系統選型注意事項
1.企業對自己的評估
信息化的成功與否，不僅僅取決于開發單位，更取決于企業自己。如果企業信息化的目的僅僅是為企業裝點門面，為廣告、宣傳而用，那注定要失敗的。因為企業信息化其實就是對企業管理完善的過程，如果信息化僅僅是簡單的對人工管理的簡單模仿，必然對企業的自身管理的提高沒有效果；同時，由于得不到企業從上到下各級管理人員的重視，必然會長期存在人工系統與計算機輔助管理系統并行運行的情況，俗話所說的“甩不掉人工賬”，使得企業與開發單位疲于應付，久而久之失去信心與耐心，導致系統失敗。
企業選型時切忌“貪大求全”，需要根據企業的人、財、物來確定系統功能的重點實施部分；具體到每一個系統功能模塊都與企業的相應管理崗位工作相對應，要求這個崗位上的管理人員能夠盡快熟悉系統，使用系統，更進一步對系統提出評估意見，以使開發單位進行修改完善；如果系統一開始就比較龐大，涉及的企業崗位人員就較多，由于各崗位人員的情況各不相同，如果有一個或者幾個環節跟不上系統整體節奏，將使得系統整體實施周期延長，實施成本提高，工作效率降低；
2. 企業對二次開發工具的評估
現在許多系統提供給用戶二次開發工具，即開發單位提供基本功能模塊，由企業使用二次開發工具在開發單位的協助下完成系統功能的修改與完善。企業必須對二次開發工具進行評估，即對于二次開發工具，企業需要花費多少成本、企業的相關人員需要花費多長時間能夠掌握并熟練運用對系統進行修改并完善，以及二次開發工具對系統進行修改的程度與深度是否滿足企業的需求；目前有許多二次開發工具其實是提供給開發單位的項目實施人員或項目服務人員使用，但卻讓企業重復埋單。
3.警惕“釣魚工程”
有些不良開發單位項目實施采用“釣魚工程”，開始報價較低，待企業的信息化項目實施到一定階段，開發單位開始巧立名目的收取或者騙取各種費用，企業做了冤大頭還以為應該如此；因此應該讓開發單位項目報價透明化，特別是實施費用與服務費用，包含的費用細節都應該詳細列出，例如差旅費、住宿費、餐飲費等，日常持久就是一筆不菲的費用。另外，有些設備的使用需要編程，如條形碼的手持式掃描槍，數據的上傳下載需要編程，設備生產廠家不提供與系統的接口，一般企業是不了解的，造成不良開發單位漫天要價；
4.選著正規的倉庫管理軟件
目前，市場上有許多成品倉儲管理軟件，由于可以復制，相對費用較低，有些企業為了降低信息化成本，往往購買這種軟件；但企業外庫管理信息系統針對的是特定的外庫企業，與企業自己內部倉庫管理或者物流企業租用外庫進行配送的管理有很大區別，因此目前外庫企業如果使用市場上的成品倉儲管理軟件，往往因為與企業實際需求不相符，而導致二次開發或者直接廢棄不用，造成企業人、財、物等資源的浪費。
5.充分利用第三方或專家資源
當企業的信息化項目比較大的情況下，企業可以邀請既懂企業管理又懂信息化技術的專業公司或專業人員作為第三方，起到咨詢與監理的作用；雖然會增加一些前期投入，但對整個項目的成本下降甚至項目成功與否會有很大幫助甚至起關鍵作用。項目的雙方會因各自對許多問題的理解不同，出發點不同，利益不同，容易產生爭執，甚至項目的擱淺；有了內行的第三方，把有些問題在項目實施前的系統選型階段就提到桌面上來，雙方通過第三方的緩沖協調解決，使項目有條不紊的順利進行。
由于企業一般對信息化技術不是很專業，而對自身業務的描述，以細節的展開，系統的、完整的以對方能夠理解的方式表達，是有困難的。因此從系統選型開始，貫穿系統實施的整個過程，可以借助于既懂企業管理又懂信息化技術的第三方的介入來較好的解決企業在系統實施中所碰到的方方面面的問題。由于第三方，幫助企業避免項目不斷的需要反復修改完善，縮短了項目由人工系統轉換為計算機輔助管理系統的時間，降低了項目的成本費用。
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