預算管理在ERP體系設計中的應用

    ERP，即企業資源計劃，作為現代企業管理管理思想和方法，以市場和客戶為導向，實行企業內外資源優化配置，實現信息流、物流、資金流、價值流和業務流的有機集成，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產、財務、信息和業務流程重組等功能為一體。

    預算管理作為企業發展過程中事前、事中、事后的管理手段，是集系統化、戰略化理念為一體的現代企業管理模式，通過預算指標的確定、分解、執行與考核，起到了規劃發展、協調行動、激勵業績、整合資源的作用，進而提升企業的核心競爭力。

一、ERP環境下預算管理的背景

    預算松弛在企業的預算管理中一直沒有得到很好解決，究其原因主要是在預算控制中存在人為因素，缺乏有效的系統控制。ERP系統在推廣和應用，為全面預算管理的完善、發展和應用創造了條件，以財務為核心的全面預算管理正是ERP事先計劃與事中控制思想的重要實現手段。以中國石油目前推廣的ERP系統為例，系統主要由財務會計、成本會計、生產計劃、采購庫存、設備管理、項目管理和銷售管理七個模塊構成。針對實際工作存在預算松弛問題，ERP體系設計中突出在企業管理中的預算控制重點。

二、ERP體系中的預算管理設計控制重點

    (一)物流運行管控重點

    1、采購庫存(MM)模塊重點改善物資管理

    由于生產經營的需要，倉庫物資儲備高達幾萬種，有些物品因存放時間過長“束之高閣”而報廢的事時有發生。實施ERP庫存管理后，這種局面大為改觀。一是設計規范的采購流程，把分解后的環節固化在采購庫存模塊，實現采購與詢價監督、采購與付款分離，二是依托ERP管理整合物料業務流程，相關工作在系統內完成，過去的票據傳遞變為信息流傳遞，傳統的手工處理改為自動處理。弄清每個物品的存放位置、數量已不再是什么難事，物品采購、物品庫存積壓情況坐在計算機前一查便知。基層單位提交采購申請時，ERP自動平庫利庫后，才允許外部采購。ERP系統內再將物品分成ABC類管理。領用量小、昂貴的物品作為A類，嚴格跟蹤其使用周期，平時少備貨，待使用周期快到時，可多備一、二件以應急。耗用量大、價值小的物品作C類，采用定貨點采購。即可保證生產，又可進一步降低庫存積壓資金，從而獲得更大效益。

    2、銷售管理(SD)模塊重點控制信用風險

    在ERP中，通過對客戶、信用和價格主數據的維護，可以對客戶入網資格進行有效審查，資質不合格、信用記錄不佳在ERP系統中無法生產銷售計劃，市場價格波動時，客戶提貨時ERP系統中按照當日價格計算，減少舞弊行為。采取先款后貨銷售時，貨款不足ERP系統禁止提交銷售計劃，減少欺詐行為，提升企業效益。銷售人員接到客戶產品訂單時，可在線實時查閱客戶貨款、客戶信用以及產品庫存，針對庫存不足的訂單，系統將需要生產的產品信息轉入生產計劃模塊；對庫存充足的訂單，系統將銷售指令下達給倉儲部門，可以縮短產品生產、發貨周期。

    (二)資金運作管控重點

    l、項目管理(PS)模塊重點控制項目投資計劃

    投資決策是中國石油進一步發展、增強競爭力的重要一環，投資超概算一直是困擾企業的重大課題。企業發展壯大必須增加投資，同時今天的投資又是明天的成本。為有效控制投資成本，在ERP系統設計了分配年度投資預算流程，實現有效控制投資的目的。以煉油業務為例，首先將投資結構細分為限上項目、限下項目、限下小型項目、安全環保項目、節能節水項目，在每一個項目下按照總部批復的投資計劃下達年度投資資金預算，項目超投資計劃時，系統內無法實現審批、領料、結算等步驟，在ERP系統無法生成憑證，可以有效控制投資成本。

    2、財務會計((FI)模塊重點控制資金計劃

    “現金為王“的管理理念對科學合理安排使用資金提出了更高的要求。資金計劃在資金管理系統中實現了資金的日、周、月用款管理，ERP系統搭建起全過程管理的平臺，設計ERP系統與資金管理系統的無縫連接，沒有資金計劃的項目在ERP系統無法生成付款憑證，可以保證設計資金管理更加安全高效準確。

    (三)費用成本管控重點

    1、財務會計(FI)模塊重點控制可控費用

    可控費用一直是降本增效的重點，以往的費用控制手段是財務人員根據各單位的費用指標在財務系統中查賬，手工控制費用指標，容易出現人為的判斷失誤。在ERP系統設計了基金中心管理流程和承諾項目流程，為有效控制非生產性支出提供了有效的信息化管理手段。一方面，車輛耗油、差旅費、業務招待費、辦公費等可控費用指標落實分解到各二級單位后，并且錄入到系統，超過預算指標的費用，在ERP系統無法提交領導審批無法實現財務報銷，達到了事前控制費用的目的，可以大幅壓縮非生產性支出。另一方面實現了遠程報銷，減少遠程單據郵寄、減少報銷交通費用，跨區域分支機構員工可直接提交報銷單據。

    2、設備管理(PM)模塊重點控制材料修理費

    修理費用的控制及結算一直是企業成本管理的中心工作，存在著各單位爭項目爭資金的弊端。為科學規范使用修理費，財務、設備部門按照項目的輕重緩急統一管理，重新規范了安全生產維護費的上報、審批、執行流程，財務部門不下達資金計劃，采購部門不得采購、設備部門不得施工、造價部門不得審核結算，為公司安全生產提供了有效資金，但是這些控制都是線下控制，由于財務部門使用財務管理信息系統，機動部門使用設備維修系統，物資采購部門使用物資管理系統，各個信息系統之間無法有效溝通，容易形成信息孤島，借助ERP系統可以進步提高安全生產維護費的信息化管理的手段，一方面在ERP系統中通過WBS(任務分解結構)從源頭控制材料修理費，生產裝置在提交檢維修計劃時，必須按照公司下達的安全維護費計劃在系統中錄人項目號、預算金額等相關信息，否則檢維修計劃無法在系統內提交，物資部門就無法采購、發貨。當結算檢維修費用時，超預算項目ERP系統無法生成憑證，可以保證材料修理費有效控制在預算指標以內；另一方面，在ERP系統中對備品備件推行精細化管理，在ERP主數據中必須錄人裝置所有設備、備品備件的型號、材質，要求細化到閥門、螺栓的數量、型號、材質，如果某種備件在設備主數據沒有，就會凍結該項維護計劃。

    3、成本會計(CO)模塊重點控制標準成本

    ERP的成本管理是按照管理會計的原則，對企業的生產成本進行預測、計劃、控制、分析與考核。ERP采用的是標準成本體系，標準成本是在事前制定的成本標準，對各種資源消耗和各項費用開支規定數量界限，是進行預算管理的依據和基礎。ERP中實際成本的計算的基礎數據來自財務、采購、設備等模塊，計算方法采用移動加權平均法，按照物料之間的層次，從底層向高層逐層累計。通過將實際發生成本和標準成本的差異進行綜合分析和研究，企業可以定期進行分析和考核。在成本形成過程中，按照成本標準控制支出，隨時顯示節約還是浪費及時控制超過成本標準的消耗，有利于企業迅速制定改進措施，糾正偏差，達到未來降低成本的目的，因此標準成本差異分析是預算管理的重要內容。

三、結束語

    通過ERP系統，實現了物流、資金流和信息流的有效集成，把供應鏈管理、生產過程控制、財務運行、預算管理等全部納入進來，使預算管理的制度、流程得到固化和信息化，隨著ERP管理思想的進步及其軟件應用的提高，預算的控制和引導作用將越來越強，ERP的預算管理可以真正使得企業做到事前計劃、事中控制、事后分析，達到提升企業管理水平，增強企業競爭力的目的。

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