企業(yè)在上ERP項目之前，可能已經(jīng)有了其他的信息化管理軟件。如辦公自動化軟件、企業(yè)郵件服務(wù)器項目、財務(wù)管理軟件，等等。很明顯，企業(yè)的ERP項目跟原先的這些管理軟件都有重疊的地方。作為企業(yè)項目管理員，又一個非�，F(xiàn)實的問題放在他們面前，當(dāng)ERP項目跟原由的信息化項目有重疊的時候，他們是放棄原來的項目或者兩個項目并存呢？
確實，這是一個很難回答的問題。若兩者并存的話，在明顯ERP項目的效果會打折扣，甚至因為重復(fù)工作導(dǎo)致工作量的增加，從而導(dǎo)致用戶的抵制，增加ERP項目的風(fēng)險。而若放棄原由的項目，把原先的成果推倒重來的話，那也太浪費了，重復(fù)性投資造成了企業(yè)信息化管理成本的增加。這也不行，那也不行，還有其他方法嗎？有，可以通過一定的手段，把原有的信息化項目跟ERP系統(tǒng)進行有機的集成，即可以避免重復(fù)性投資的浪費，又可以避免員工同時操作多套系統(tǒng)，增加工作量的問題。
不過，俗話說，站著說話不怕腰疼，確實，要實現(xiàn)ERP項目跟原有項目的有機集成，不是說說就可以辦到的。在集成過程中，會遇到很多技術(shù)與非技術(shù)層面上的問題。下面，我解決自己遇到的幾個集成案例，談?wù)勎业南到y(tǒng)整和經(jīng)驗，或許，能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?/P>
一、ERP項目如何跟現(xiàn)有的財務(wù)管理軟件集成？
一次，我給客戶實施ERP項目。他們在采用ERP系統(tǒng)之前，已經(jīng)用了將近五年時間的財務(wù)管理軟件�？梢赃@么說，公司從上到下，特別是財務(wù)部門人員，對這套財務(wù)管理系統(tǒng)非常的熟悉，他們不希望為了ERP系統(tǒng)而放棄這個財務(wù)管理軟件。在ERP選型的時候，他們就希望能夠把ERP項目跟現(xiàn)有的財務(wù)管理軟件很好的整和起來。
為此，我花了不少的時間研究他們的財務(wù)管理系統(tǒng)。經(jīng)過我的研究，我發(fā)現(xiàn)，他們的財務(wù)管理系統(tǒng)的話，起源與應(yīng)收應(yīng)付模塊。他們的處理業(yè)務(wù)邏輯是每到月底的時候，把采購人員整理好的對帳單錄入財務(wù)管理系統(tǒng)，產(chǎn)生應(yīng)付帳款。根據(jù)用戶的這個業(yè)務(wù)邏輯，我設(shè)計了一個解決方案。
首先，在ERP系統(tǒng)中有個對帳功能，主要完成的任務(wù)就是對供應(yīng)商與客戶進行對帳。當(dāng)采購人員在ERP系統(tǒng)中完成對帳以后，治療核對無誤后，就把系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)根據(jù)一定的規(guī)則產(chǎn)生應(yīng)收應(yīng)付帳款。
其次，財務(wù)人員查看ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付帳款信息，逐筆確認要導(dǎo)入到財務(wù)管理系統(tǒng)中的信息。這主要是考慮到，企業(yè)可能由于一些特殊的需要，不懲罰供應(yīng)商等等，或者供應(yīng)商沒有及時送達發(fā)票等等，當(dāng)月先不結(jié)帳等情況。此時，財務(wù)人員就在ERP系統(tǒng)中指定該筆應(yīng)收或者應(yīng)付帳款不轉(zhuǎn)換到財務(wù)管理軟件中。
最后，我們技術(shù)人員開發(fā)了一個小工具，這個工具的任務(wù)就是把ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付信息導(dǎo)入到財務(wù)管理軟件之中。當(dāng)然，首先我們必須要了解財務(wù)管理系統(tǒng)中應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)表的設(shè)置情況。如哪些字段是必須的，數(shù)據(jù)表之間的相互聯(lián)系，及字段的長度限制等等。了解好這些信息之后，接下去的任務(wù)就比較簡單了，無非是一個包括UPDATE的批處理語句。在編寫這個工具的最大難度，就在于對原有財務(wù)管理軟件表結(jié)構(gòu)的理解。原有系統(tǒng)的表結(jié)構(gòu)了解了，那么程序員寫代碼也就非常輕松了。其次，就是需要對用戶的業(yè)務(wù)邏輯有一定了解。因為只有對用戶的處理邏輯了解之后，才能尋找一個很好的突破口，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。
最后，要提醒一句，一個完美的結(jié)合，是兩個系統(tǒng)相互交互的結(jié)果。也就是說，當(dāng)ERP系統(tǒng)中的應(yīng)付應(yīng)收帳款導(dǎo)入到財務(wù)管理軟件后，不是導(dǎo)入后工作就完成了。而是在導(dǎo)入的過程中，還應(yīng)該有些交互的動作。如在ERP系統(tǒng)中要能夠查詢出，哪些應(yīng)收應(yīng)付已經(jīng)導(dǎo)入到了財務(wù)管理中。所以，在導(dǎo)入的工具中，有一個回寫的語句，當(dāng)向財務(wù)管理軟件導(dǎo)入一條記錄的話，就會在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中，回寫，表示該記錄已經(jīng)成功導(dǎo)入到財務(wù)管理軟件。如此的話，查詢ERP系統(tǒng)就可以知道哪些單據(jù)已經(jīng)才財務(wù)系統(tǒng)中處理過了。當(dāng)出現(xiàn)問題時，用戶就不需要在ERP系統(tǒng)與財務(wù)管理軟件之間進行相互的核對，浪費時間。
二、ERP系統(tǒng)如何跟郵件系統(tǒng)結(jié)合？
在企業(yè)管理實務(wù)中，很大一部分時間在處理各種報表的傳遞。如倉庫每天要發(fā)一份當(dāng)日的進貨明細給采購、生產(chǎn)與財務(wù)；而生產(chǎn)每個周末都要把下個星期的應(yīng)到料而未到料的材料明細發(fā)一份給采購，方便他們追蹤物料；生產(chǎn)部門還需要統(tǒng)計每天的領(lǐng)料明細給財務(wù)，方便財務(wù)人員進行成本的統(tǒng)計。
我有一個客戶上了ERP系統(tǒng)之后，還在重復(fù)這些勞動。本來的話，需要這些資料的用戶可以直接在系統(tǒng)中進行查詢。但是，問題時，用戶已經(jīng)習(xí)慣了享受別人的勞動果實，比習(xí)慣自己去系統(tǒng)導(dǎo)資料。為此，系統(tǒng)上線后，相關(guān)用戶仍然每天從系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)報表，然后利用郵件形式發(fā)送給相關(guān)人員。如倉庫人員第二天一上班的第一件事情，就是從系統(tǒng)中導(dǎo)出前一日的進貨明細，發(fā)送給采購人員。
客戶后來向我們提出，有沒有簡便的方法，能夠把ERP系統(tǒng)跟現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)進行結(jié)合。用戶不需要每次都把資料導(dǎo)出來后，再發(fā)送郵件給其他人員。一方面，這么做的話，效率不高。另一方面，可能導(dǎo)出來的數(shù)據(jù)有些錯誤的地方，用戶會修改后再進行發(fā)送郵件。這么處理的話，就會導(dǎo)致發(fā)送的報表跟ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不符合，從而給其他業(yè)務(wù)處理帶來不小的麻煩。
根據(jù)客戶的需求，我結(jié)合企業(yè)用戶的實際情況，在利用客戶現(xiàn)有的系統(tǒng)下，成功實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)的整和。
其實，這也是一個非常簡單的過程而已。
首先，先跟用戶確認哪些單據(jù)在發(fā)送郵件之前，不需要再進行核對；哪些數(shù)據(jù)則需要核對后再進行發(fā)送。對于不需要核對的數(shù)據(jù)，如倉庫的每日收貨明細，一般不需要額外的處理，就可以直接發(fā)給采購人員，這個的話，只需要寫一個簡單的批處理程序，結(jié)合系統(tǒng)的任務(wù)計劃功能，每到一個固定的時間，如每天晚上十二點，讓系統(tǒng)自動按固定的格式，把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到EXCLE表格或者PDF文檔，然后發(fā)送給相關(guān)的人員。這個過程的話，不需要用戶的干預(yù)，而且這些過程都是在晚上進行，從而也不會對用戶白天的作業(yè)產(chǎn)生過多的影響。另外一些數(shù)據(jù)是相關(guān)人員根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)容還需要進行稍微的修飾，用采購部門的材料預(yù)計到料表、生產(chǎn)部門的生產(chǎn)定單預(yù)計缺料表等等，相關(guān)用戶還需要進行額外修改后，如選擇具體的發(fā)送內(nèi)容，才能夠發(fā)送。如此的話，就ERP系統(tǒng)報表的顯示格式，讓起在上面，可以指定需要發(fā)送的內(nèi)容，然后通過報表歸檔功能，把需要發(fā)送的報表歸檔起來，以方便然后查詢。然后再報表上，添加一個按鈕，關(guān)聯(lián)一個批處理程序，當(dāng)用戶維護好報表以后，只要點一下這個按鈕，報表數(shù)據(jù)就會按即定的格式以及預(yù)先設(shè)置的聯(lián)系人，把郵件發(fā)送出去。
其次，確認好用戶的具體需求之后，接下去就是程序員寫代碼了。而這些需求，在程序員眼中，可以說是非常簡單的代碼了，沒有復(fù)雜的算法，也沒有復(fù)雜的模型。只是一些記流水帳般的業(yè)務(wù)邏輯，他們沒花多少時間與精力，就完成了相關(guān)的功能。
其實，我個人認為，再復(fù)雜的業(yè)務(wù)，只要我們把需求定義清楚了，業(yè)務(wù)該如何實現(xiàn)，一步步的全部說明清楚，那么對與程序員來講，只是工作量上的問題，不會有多少的難度。
三、ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的結(jié)合
我有一個客戶，其上ERP系統(tǒng)之前，已經(jīng)有了辦公自動化系統(tǒng)。每天生產(chǎn)計劃人員會在上面及時更新生產(chǎn)計劃及當(dāng)前定單的完工進度；采購人員也會把采購定單的異常信息，如采購定單交期的調(diào)整或者價格的變化信息反映在辦公自動化系統(tǒng)上去。上了ERP系統(tǒng)之后，用戶的這些操作習(xí)慣還是沒有改變。他們還是喜歡在辦公自動化系統(tǒng)上查詢相關(guān)的內(nèi)容。
其實，ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的公告功能結(jié)合的話，也只是一個數(shù)據(jù)的傳遞功能而已。我是通過數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器幫助用戶來完成兩者之間的集成。如到采購員改變采購定單的交期的時候，預(yù)計交貨日期在系統(tǒng)中保存的時候，數(shù)據(jù)庫觸發(fā)器就會觸發(fā)一個動作，把變更信息反映到OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中去，如此的話，OA系統(tǒng)中就可以顯示這條內(nèi)容了。同時，也可以把倉庫當(dāng)月的收貨記錄等等信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，使得哪些沒有ERP客戶端的用戶，也可以了解到ERP的相關(guān)運行信息了。
而且，這個方法還可以解決用戶端口的問題。現(xiàn)在有些ERP廠商，比較有經(jīng)濟頭腦，他們的軟件費用是按照用戶的使用端口數(shù)來進行收費的。用戶同時使用的端口數(shù)越多，其軟件使用費用越高。而實際上，用戶很多時候，并不需要對ERP系統(tǒng)進行修改操作，而只是簡單的查詢功能。為此，讓他們白白占用一個端口，就有點浪費了。此時，我們就可以結(jié)合OA系統(tǒng)，把用戶需要查詢的一些常規(guī)信息，如采購定單的到料情況，利用觸發(fā)器功能，把這些信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，用戶需要這些信息的話，也不需要打開ERP系統(tǒng)去查詢這些信息了，可以介紹不必要的端口開支。
總結(jié)我的系統(tǒng)整和經(jīng)驗，我覺得難度不在于技術(shù)，而在于企業(yè)需求與業(yè)務(wù)邏輯的確認。只要這些了解清楚了，那么技術(shù)上的問題就不在是什么難題了。
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本文標題：ERP項目集成方法研究
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