物資編碼集合是進(jìn)行物資統(tǒng)一核算和管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，是應(yīng)用企業(yè)物資管理軟件（如ERP）的“充分必要條件”；科學(xué)合理的物資編碼有利于隨時(shí)了解物資動(dòng)態(tài)并提供正確的物資統(tǒng)計(jì)資料；有利于統(tǒng)一管理，降低采儲(chǔ)成本和加速物資及資金周轉(zhuǎn)；有利于節(jié)省人力、物力、時(shí)間，提高管理質(zhì)量和管理效率。
一、物資編碼集合的概念及內(nèi)容
1. 物資編碼集合的概念。對(duì)某一具體物資采用少量的基本符號(hào)，選用一定的組合原則，按一定的標(biāo)志進(jìn)行分類和排序，并賦予其固定代碼，我們稱這一含有大量信息的固定代碼為物資編碼。而將每一物資編碼所包含的物資品名、型號(hào)、規(guī)格、計(jì)量單位、計(jì)劃價(jià)格等信息按一定編碼順序和格式開列出來裝訂成冊(cè)或以電子數(shù)據(jù)文件存儲(chǔ)以供查考、使用的物資編碼全體為物資編碼集合。在實(shí)際工作中常把兩者泛稱為物資編碼，嚴(yán)格地說，物資編碼與物資編碼集合是不同的，是個(gè)體與整體的關(guān)系，物資編碼包含于物資編碼集合。自然，作為煤礦企業(yè)用物資編碼集合，編碼對(duì)象只是煤礦企業(yè)生產(chǎn)所用的原材料、機(jī)械設(shè)備、工具、配件類等生產(chǎn)資料。
2. 物資編碼集合的內(nèi)容。一般包括物資編碼、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、圖號(hào)、計(jì)量單位、計(jì)劃價(jià)格、材質(zhì)、牌號(hào)、花色、等級(jí)、單機(jī)配備、安裝部位、主要用途、換算、主要技術(shù)參數(shù)、供貨商、驗(yàn)收方法、生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)等。
3. 物資編碼的結(jié)構(gòu)形式。宜采用全數(shù)字碼表示，因?yàn)閿?shù)字碼比字母、漢字及其組合容易輸入，一般為8～12位。目前采用的是十位全數(shù)字碼，識(shí)碼順序自左至右：左兩位標(biāo)識(shí)物資歸屬大類、3、4位和5、6位分別表示物資歸屬的中類和小類7、8、9、10位表示物資的型（圖）號(hào)或規(guī)格的作用。
二、編制物資編碼集合的主要原則
1. 科學(xué)分類原則：由于分類直接影響著物資的同類合并以及編碼的唯一、穩(wěn)定，所以分類要科學(xué)合理，應(yīng)以國(guó)家物資分類標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，以“物資屬性”來分類物資。
2. 唯一性和穩(wěn)定性原則：為保證編碼唯一和穩(wěn)定，必須科學(xué)分類并自始至終貫徹同一分類方法和唯一編碼部門。
3.便于拓展原則：指物資類別之間、物資編碼之間要留有適當(dāng)空間，以便新增物資時(shí)，增加編碼及數(shù)位。
4. 方便管理和易輸易記原則：在編制物資編碼集合時(shí)要考慮本部門的管理需要和管理水平，同時(shí)編碼應(yīng)盡可能易記和易輸入。
5. 并列與包含原則：同級(jí)類別之間應(yīng)是并列關(guān)系，大、中、小類之間應(yīng)是包含關(guān)系，以區(qū)別不同類別和便于匯總統(tǒng)計(jì)。
三、物資編碼集合的編制
1. 以國(guó)家物資分類標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，以最能反映物資主要性質(zhì)和特征的“物資屬性” 分類物資并確定其分類名稱的合理包含度。從而能最準(zhǔn)確地區(qū)別不同物資、最大程度地保證編碼的唯一性、穩(wěn)定性并適用于企業(yè)，就是最科學(xué)的物資分類方法。編碼時(shí)要充分結(jié)合煤礦企業(yè)的特點(diǎn)和物資實(shí)際使用狀況，將所有可能用到的物資提煉綱目、化繁為簡(jiǎn)，先進(jìn)行大類的粗略分類，再進(jìn)行中類、小類的分類，然后再根據(jù)初步編制后的物資明細(xì)歸并情況，完善大類分類及中、小分類。分類名稱要采用國(guó)家物資分類標(biāo)準(zhǔn)中的規(guī)范稱呼，未列入國(guó)家分類標(biāo)準(zhǔn)的要采用國(guó)家生產(chǎn)制造標(biāo)準(zhǔn)中的名稱稱呼，同時(shí)物資名稱要與對(duì)應(yīng)的分類名稱相一致。
2. 值得注意的是，在大中小分類時(shí)應(yīng)始終按物資屬性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，中間不能變更。分類后，所有的分類名稱應(yīng)無相同，同級(jí)類別間應(yīng)是并列關(guān)系，大中小類之間應(yīng)是包含關(guān)系即中類須是所對(duì)應(yīng)的大類的子集，小類須是所對(duì)應(yīng)的中類的子集。除此外，還要注意以下分類情況：
①煤礦企業(yè)非標(biāo)加工件較多，往往由多個(gè)部門管理，此類物資在編碼時(shí)仍應(yīng)根據(jù)其加工后的相應(yīng)屬性來分類，如加工成非標(biāo)設(shè)備的，應(yīng)編制在相應(yīng)的設(shè)備類別中；加工后仍是材料類的則仍應(yīng)編制在材料類中。
②配件類中的某一機(jī)械系列的通用件不應(yīng)編制在某一機(jī)型中，應(yīng)單獨(dú)編制在某一機(jī)械系列的通用類別。某一機(jī)械系列所使用的相同馬達(dá)、控制閥等雖然通用，卻屬于通用件中的液壓件不單為某一機(jī)械系列所專用，故應(yīng)分類在通用件（大類）的中類。也不能將電器件、密封件既編制在電器、橡塑制品類中又編制在配件類中。
③合理儲(chǔ)備及賬齡較長(zhǎng)物資應(yīng)按其物資屬性編制在本次新編碼的相應(yīng)類別中。由于某種原因其規(guī)格、型號(hào)等特征參數(shù)不全，難以歸并到相應(yīng)類別時(shí)，可視其今后的使用情況在相應(yīng)屬性類別中編制一小類或歸并到“超儲(chǔ)及廢舊物資”類別中。
3. 物資分類后，把可能用到的同類物資明細(xì)按規(guī)格或型號(hào)的一定順序排列，確認(rèn)無重復(fù)或錯(cuò)誤編碼后即完成了某一類物資的編碼。同理，將所有分類及明細(xì)均編碼后便完成了整體的物資編碼工作。
由于物資編碼工作是由多人或多個(gè)部門完成的，在某一類別中無重復(fù)編碼，但在編碼集合中就可能有重復(fù)類別和重復(fù)編碼。故此還需從編碼整體方面統(tǒng)籌考慮，進(jìn)行統(tǒng)一審核以保證類別、編碼及包含關(guān)系的正確。此外，還要對(duì)格式作統(tǒng)一規(guī)定。
物資編碼一經(jīng)確定，會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)反復(fù)使用，所以物資編碼內(nèi)的每一參數(shù)必須準(zhǔn)確、規(guī)范，便于選型和訂購(gòu)。編碼時(shí)還要對(duì)如下參數(shù)規(guī)定為：名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、材質(zhì)、牌號(hào)等統(tǒng)一按國(guó)標(biāo)、部標(biāo)或企業(yè)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)方法標(biāo)志。從編碼集合整體來說，漢字、字母、字體、段落、符號(hào)、格式等要統(tǒng)一并符合規(guī)定。
物資編碼編制完成后，經(jīng)審批公布的編碼才可以使用。查詢編碼時(shí)，可向主管部門或網(wǎng)上查詢。為了維護(hù)編碼的嚴(yán)肅性和持續(xù)性，應(yīng)設(shè)專職或兼職人員進(jìn)行維護(hù)管理，并及時(shí)做好編碼的增加、停用和修訂工作。同時(shí)，還應(yīng)制訂相應(yīng)的編碼管理辦法和編碼總則及細(xì)則，以便不同的使用部門。
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本文標(biāo)題：如何編制煤礦企業(yè)的ERP物資編碼集合
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