0 引言
當今社會已進入信息化時代，企業面臨的市場競爭日益激烈，為了提高競爭能力，企業進行信息化建設極為重要。對杭鋼來說，引入ERP(企業資源計劃)已成為大勢所趨。在實施、應用ERP系統的過程中，物料編碼的編制是一項最為基礎和重要的工作，它的好壞將直接決定ERP系統的成敗，也關系到企業未來信息化建設的持久深入。
1 物料編碼的定義和原則
1.1 定義
物料是指企業生產經營過程中涉及到的各類物品，包括原料、材料、燃料、輔料、設備、備品備件、半成品、產成品等。所謂物料編碼，就是以簡短的文字、符號或數字等來表示物料的類別、規格、品名及其它相關事項的一種管理工具。
1.2 基本原則
物料編碼要從系統的整體出發，在結合業務部門需求的前提下，根據企業管理信息化的需求，以及未來發展的需要，制訂統一的、科學合理的編碼體系。實際上，物料編碼工作中最難的是制定編碼規則，這是一項繁瑣的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門多方面反復討論。但不管物料編碼用什么樣的結構，以下幾條基本的編碼原則必須遵循：
1)唯一性物料編碼的唯一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能有一個物料編碼。只要物料的種類、規格等不同于其它物料，就必須為其指定一個編碼，也只能指定一個唯一的編碼。
2)簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理和計算機的檢索。如果編碼過于繁雜，則違背了編碼之目的。因此物料編碼在應用文字符號或數字上應力求簡單明了，這樣不僅可節省閱讀、填寫、抄錄的時間，還能減少操作過程中的出錯幾率。
3)實用性編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對信息編碼的需要，又兼顧企業的現狀。從實用性出發，掌握好編碼的顆粒度。過細的編碼不實用，過粗的編碼不管用。
4)完整性在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼。
5)一貫性物料編碼要統一并具有延續性，當編碼分類規則確定后，應一直沿用下去，不宜隨意變更。
6)伸縮性(靈活性) 物料編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格變更而發生物料擴展或變動的情形，預留物料的伸縮余地，不能僅就目前物料的現狀安排編碼。否則新物料產生時，將產生無號可編的情形。
7)充足性物料編碼所采用的文字、記號、數字及其位數，須有足夠的容量，以保證將來物料擴展時的實際需要。
8)易用性編碼應盡可能好記、易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能短小簡捷，常用的編碼應盡量避免字母與數字混合，少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等，以提高錄入效率。
2 物料編碼的基本方法
物料編碼通常有三種方法，即無賦意物料編碼法、完全賦意物料編碼法、部分賦意加特征屬性物料編碼法。
2.1 無賦意編碼法
用此方法編制的物料編碼是沒有任何含義的，只按順序進行編號。這樣做的好處有：編碼簡短，存儲量少，不影響發展擴充等。但這種方法也有其明顯的缺點。首先，編碼不表示任何意義，不具任何可讀性。再者，對于物料來說，一個物料編碼所代表的真止含義，只能通過物料編碼所指的物料名稱來進行。而這個物料名稱只是一個文字描述，在進行計劃、生產、銷售、采購、儲運等環節時，這個物料名稱只起一個提示作用。使用者一般還需通過這個物料名稱找到相應物料編碼，才能進行具體操作。
2.2 完全賦意編碼法
將物料編碼的總位數分成幾段，依次表示物料的若干特性，且一個物料編碼將所有用來描述物料的特性都定義了，從而保證物料的唯一性。這種方法編制的物料編碼可讀性強，根據編制規則，從一個物料編碼可以很明確地了解其代表的物料含義。但是這種方法將產生海量的物料編碼。特別是對鋼鐵行業來說，要描述清楚一個鋼鐵產品可能需要通過對鋼種、規格、質量標準、交貨狀態等等一系列的特性描述，才能最終真正確定一個具有唯一性的物料。這些特性很多，所以如果將其完全排列在一個編碼中，強行規定某幾位表示某個特性，這個物料編碼就會變得很長，物料編碼的數量也會變得很多，從而造成數據維護的高成本和低效率，準確性也差，甚至直接影響系統的穩定。
2.3 部分賦意加特征屬性物料編碼法
通過部分賦意物料編碼加流水號編碼的方法來進行物料編碼，未賦意的物料特性通過附加特征屬性來進行。其特點是用一個物料只描述其部分特性。也就是說，這個物料編碼是有一定含義的，但只是部分編碼段有含義，并描述物料的一部分特性。比如，一個物料編碼能確定物料的種類，但僅僅根據物料的編碼尚不能確定為某一特定的物料。此時，須通過一組特征屬性來進一步描述，才能確定一個唯一的物料。可以看到，通過引入特征屬性這個概念，很巧妙地解決了海量物料編碼的問題。
在鋼鐵企業中，對于長度、寬度、厚度等連續性的尺寸規格，一般不在物料編碼規則中進行描述，而是通過特征屬性來加以區分。這樣，企業就無需在事先進行窮舉，而只要規定一個特定的范圍即可，這更符合鋼鐵企業的操作習慣和使用要求。
3 物料編碼在杭鋼實際業務中的應用
杭鋼的物料編碼體系，從系統性、整體性出發，結合杭鋼實際業務及企業管理信息化需求，按照統一、科學、合理的原則來進行。
3.1 杭鋼物料編碼規則
1)物料分成四大類：原材料、備品備件、半成品、產成品。
2)一種物料只有一個物料編碼，該編碼也只代表一種物料。同一種物料的判定依據為：物料的種類、規格等相同。
3)采用部分賦意加特征屬性編碼法進行物料編碼。
4)物料編碼僅代表物料的部分屬性，其它相關屬性在ERP系統通過采用其它字段來描述。
5)物料編碼使用10位的數字編碼。
3.2 杭鋼編碼方法
杭鋼物料編碼采用10位數字編碼，每一編碼位采用數字符號“0～9”表示，其中：第1、2位代表大類，例：01-礦類，02-冶金爐料等；第3、4位代表中類，例：0101-鐵礦，0102-非金屬礦；第5、6位代表小類，例：010101-鐵精礦粉，010102-原礦粉等；第7、8、9、10位原則采用流水號表示物料，范圍為0000～9999。如三級分類仍未能滿足實際需求，則可對編碼的第7、8位再進行分類(參見圖1)。
圖1 杭鋼物料編碼方法圖例
3.3 實際編碼應用
在上述編碼方案的基礎上，建立杭鋼編碼體系表(見表1)。因篇幅所限，這里只以成品類物料編碼細則為例。
表1 杭鋼成品類物料編碼表
說明：1．電—由電爐鋼坯軋制成的鋼材；轉—由轉爐鋼坯軋制成的鋼材；外—由對外采用采購的鋼坯軋制成的鋼材；2．正品材的編碼后4位采用0001～4999，次品材編碼后4位對應使用5001～9999。
4 結語
在進行信息化建設中，要重視和做好物料編碼的工作，提高數據的準確性，把數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內，并逐步求精。同時，要制定一套高效的管理制度。當今社會在不斷變化，企業為了更好的適應市場、占領市場，必須進行信息化建設。今后也必將有更多的企業實施ERP，希望本文所提到的一些有關杭鋼物料編碼方面的經驗能夠提供借鑒和參考。
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本文標題：物料編碼在杭鋼ERP系統中的應用
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