目前IT項目建設(shè)失敗的例子很多，我們經(jīng)常能聽到CIO抱怨外包委托的IT項目是“豆腐渣”工程。有人將IT項目外包委托建設(shè)的高風險比喻為高空走鋼絲，而許多外包委托的IT項目低成功率的統(tǒng)計數(shù)據(jù)也證明了這一點。原因是外包委托的IT項目在過程控制、進度控制、質(zhì)量控制和成本控制等環(huán)節(jié)都可能存在失敗的“風險”。無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都可能會造成整個IT項目的失敗。
近日，廣東信息系統(tǒng)集成協(xié)會在華南深圳舉行了一場關(guān)于IT監(jiān)理的研討會。研討會上眾多CIO熱情高漲的討論和深圳高溫的天氣相映成趣。最受與會CIO熱捧的會議主題是：外行的企業(yè)用戶如何識別第三方IT監(jiān)理專家的真?zhèn)危恳舱f是說，如何有效識別第三方IT監(jiān)理服務商是目前企業(yè)在外包委托IT項目時最為關(guān)注的問題之一。
一、為什么IT項目建設(shè)需要IT監(jiān)理？
一般來說，IT項目建設(shè)可分為兩種建設(shè)模式：一是自行建設(shè)，二是外包委托專業(yè)IT服務商來建設(shè)。出于專業(yè)性和投資回報的考慮，后一種建設(shè)模式是目前大多數(shù)企業(yè)在進行IT項目建設(shè)時的主流選擇。但由于甲乙雙方信息差異、技術(shù)差異和出于利益的考慮，在建設(shè)過程中時有出現(xiàn)豆腐渣現(xiàn)象，即IT服務商在建設(shè)中偷工減料從而導致質(zhì)量隱憂。而且，IT項目建設(shè)往往很煩瑣和技術(shù)性非常強，甲方企業(yè)往往無法全部顧及。因此，借用專業(yè)性更強的第三方IT監(jiān)理專家來保證IT項目的成功實施，成為越來越多的CIO的不二選擇。
(1)IT監(jiān)理可實現(xiàn)項目全過程處于受控狀態(tài)
外包委托的IT項目失敗的原因可能有各種各樣，包括不重視質(zhì)量、計劃不足、與利益各方缺少溝通、職責不明確等。其中最重要的一點是，如果缺少監(jiān)督和控制方法時，外包委托項目很少能按時在預算成本內(nèi)完成，特別是一些復雜的IT項目。例如，有些IT服務商在開始階段是有制定嚴謹?shù)捻椖抗芾碛媱潱敯l(fā)現(xiàn)進度開始偏離項目進度計劃時，可能會干脆拋開計劃，走到哪算哪，最后甚至于項目延期；或?qū)嵲趤聿患皶r就采取從最后期限倒推進度安排，或省略一些過程，或倉促趕進度。由于甲方企業(yè)缺乏相關(guān)的IT技術(shù)、技能和經(jīng)驗，往往乙方IT服務商偷工減料的行為得以瞞天過海。
一般來說，第三方IT監(jiān)理服務商都是由一些技術(shù)性非常強的專家所組成。它可以幫助甲方企業(yè)更合理的監(jiān)督項目質(zhì)量、項目進度、項目投資，并合理、客觀的處理好它們之間的關(guān)系，具體來說就是實現(xiàn)質(zhì)量控制、進度控制、成本控制。換句話說，監(jiān)理公司在IT項目建設(shè)中一項重要的工作就是檢查IT服務商在項目管理上是否足夠規(guī)范、合理，項目建設(shè)能否按進度表進行。因此，IT監(jiān)理是由獨立的第三方依據(jù)相關(guān)技術(shù)標準來對項目建設(shè)進行監(jiān)督，可實現(xiàn)項目全過程時時處于受控狀態(tài),能對IT項目起到保駕護航的作用。
(2)協(xié)調(diào)甲乙雙方的關(guān)系，有效控制項目風險
IT監(jiān)理的一項主要工作是合理地協(xié)調(diào)企業(yè)和IT服務商的關(guān)系。因為在IT項目建設(shè)中，很多時候企業(yè)和IT服務商都會對許多問題存在爭議，而且許多時候都是“公說公有理，婆說婆有理”。這個時候，項目的雙方常常會因某些爭議而產(chǎn)生較大的矛盾，不但會破壞了原來項目的節(jié)奏，造成整體質(zhì)量的降低和項目進度的滯后;更嚴重的時候，雙方還會抱怨是對方使項目無法進行，使項目陷入疆局。
這時，甲乙雙方企業(yè)和IT服務商都希望有第三方在項目的立項、設(shè)計、實施、驗收、維護等的各個階段的效果都給予公正、恰當、權(quán)威的評價。也就是既要肯定IT服務商的合理建議和做法，又要約束IT服務商在項目中不規(guī)范行為，保證企業(yè)業(yè)主的合法權(quán)益，從中立的第三方角度來協(xié)調(diào)甲乙雙方的關(guān)系，有效控制項目風險。
二、什么是第三方IT監(jiān)理？
眾所周知，建筑工程中的監(jiān)理是出于對業(yè)主合法權(quán)益的保護，而對建筑施工單位進行監(jiān)督的一種機制。延伸到IT項目建設(shè)，IT監(jiān)理是指第三方專家對IT服務商的項目活動進行有效監(jiān)督，從而維護行業(yè)或企業(yè)用戶權(quán)益的一種機制。因為無數(shù)鮮活的案例說明：加強IT項目建設(shè)中的IT監(jiān)理，對于規(guī)避項目過程中的IT風險具有重要的意義和作用。
(1)什么是第三方IT監(jiān)理?
對大多數(shù)企業(yè)而言，每一個IT項目都意味著一個全新的領(lǐng)域，因此如何降低IT項目的實施風險，提高項目成功率是CIO非常關(guān)注和頭痛的事情。IT監(jiān)理過程實質(zhì)上是第三方IT監(jiān)理服務商受企業(yè)業(yè)主的委托，對IT服務商項目管理活動的監(jiān)督過程。第三方IT監(jiān)理的出現(xiàn)打破了單純的甲、乙雙方的項目擔當模式，在項目實施中引入第三方監(jiān)理機制，可為IT項目的成功實施提供更多保障。它是一種基于IT專業(yè)評估、過程控制、系統(tǒng)評測和技術(shù)調(diào)研的服務模式，它貫穿IT項目的投資決策、設(shè)計、施工、驗收、維護等各個環(huán)節(jié)。
引入第三方IT監(jiān)理還打破了甲方與乙方在IT技術(shù)方面的信息不對稱，其最終目的在于對IT項目實施的全過程進行有效的監(jiān)管，從而降低風險。因為借助第三方IT監(jiān)理這顆“外腦”可以花費很低的成本就擁有IT監(jiān)督所需要的專業(yè)技能和經(jīng)驗，并借助第三方IT監(jiān)理的公正和權(quán)威，可有效處理甲方企業(yè)與乙方IT服務商在自我利益上的糾纏。同時，還可以適當減輕外包委托的IT項目對CIO和IT部門的壓力，將部分風險和責任轉(zhuǎn)移到IT監(jiān)理商身上，將項目風險意外因素降到最低。事實證明，在外包委托的IT項目中引入中立、客觀、專業(yè)的第三方監(jiān)理機構(gòu)來監(jiān)控和管理，是規(guī)避風險、提高IT項目成功率的有效方法之一。
(2)第三方IT監(jiān)理的內(nèi)容
就像建筑工程需要監(jiān)理一樣，IT項目要成功實施也應實行第三方監(jiān)理制度。IT監(jiān)理就像一個企業(yè)的生產(chǎn)人員和質(zhì)檢員互相獨立一樣，因此企業(yè)在實施信息化的時候，除了要找一個水平高、對自己了解的合作廠商外，還應有一個第三方來監(jiān)督IT服務商和自己的行為。很多企業(yè)用戶以為掏錢請了IT監(jiān)理，IT監(jiān)理就得替自己說話，其實IT監(jiān)理并非一味站在企業(yè)用戶這一端。因此，IT監(jiān)理是需要站在中立的角度來處理問題：一方面IT監(jiān)理憑借良好的專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗監(jiān)督IT服務商的管理行為;另一方面，在有些時候IT監(jiān)理商也需要對企業(yè)用戶提出的某些要求給予拒絕，從而確保IT項目不偏離正常的客觀需求。
對于IT監(jiān)理的內(nèi)容，信息產(chǎn)業(yè)部曾頒布《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》。明確了第三方IT監(jiān)理的內(nèi)容概括為“四控制”(即質(zhì)量控制、進度控制、投資控制和變更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一協(xié)調(diào)”(協(xié)調(diào)項目甲乙雙方關(guān)系)。簡單的說，第三方IT監(jiān)理涵蓋了整個IT項目的事前、事中、事后的全過程。包括事前的對甲方需求是否合理、項目可行性報告和項目方案都要進行論證；事中實施監(jiān)督，包括質(zhì)量、進度和成本監(jiān)督；項目完成以后，對項目效益和成果進行評估。
三、選擇高質(zhì)量IT監(jiān)理商的策略和技巧
大量經(jīng)驗說明，IT項目中是否有合理的監(jiān)督是會直接影響IT項目建設(shè)的成敗。因此，如何選擇合適的第三方IT監(jiān)理商是一個相當關(guān)鍵的問題，合適與否完全可以起到事半功倍的作用。然而，IT監(jiān)理商的投標書又不可能象軟硬件的解決方案一樣，落實到項目每一個技術(shù)細節(jié)和設(shè)備型號，更多的是一種對能力的考評和選擇。因此，需要一種有別于選擇軟硬件服務商的方法，這里與大家分享筆者的一些經(jīng)驗和總結(jié)：
(1)檢查資質(zhì)證明，杜絕形式監(jiān)理
第一步是IT監(jiān)理商需提供級資質(zhì)證明，從“硬指標”上對監(jiān)理公司進行第一輪篩選。一般來說，在實際的IT監(jiān)理中爭議最多的莫過于“形式監(jiān)理”與“實質(zhì)監(jiān)理”。“形式監(jiān)理”現(xiàn)象目前是普遍存在的，是指形式簽字、形式到會，形式監(jiān)督等。實際上只有形式上的IT監(jiān)理，而沒有背后的專業(yè)能力和投入的話，整個IT監(jiān)理的價值就無從體現(xiàn)。因此，有資質(zhì)證明和口碑良好的IT監(jiān)理商是會有一定的質(zhì)量保證。
(2)考察是否有行業(yè)專家和專業(yè)經(jīng)驗
考查IT監(jiān)理商預派駐本項目監(jiān)理隊伍的人員相關(guān)背景，尤其是總監(jiān)和總監(jiān)代表，確保監(jiān)理人員的水平能夠滿足項目需要，具備監(jiān)督IT服務商項目實施活動的能力。因為對IT項目建設(shè)中的問題準確判斷并有效監(jiān)督，是要求IT監(jiān)理人員具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗和嫻熟的監(jiān)理技巧。也就是說，一個出色的監(jiān)理人員首先要非常懂IT技術(shù)，其次要有豐富的行業(yè)經(jīng)驗，最后還要掌握IT監(jiān)理的規(guī)范和方法。因為我們很難想象一個缺乏專業(yè)知識和監(jiān)督經(jīng)驗的監(jiān)理人員能監(jiān)督企業(yè)和IT服務商的工作。
(3)考察IT監(jiān)理商在同類項目上的經(jīng)驗
選擇IT監(jiān)理公司，出發(fā)點不應該是候選單位的名頭，比如說知名咨詢公司、高校或科研單位。這是因為在IT領(lǐng)域中，各種各樣項目的特性是有許多差別的。因此，在選擇IT監(jiān)理商時需要考慮兩點：一是項目管理方法和理念，二是類似項目的監(jiān)理經(jīng)驗。
一般來說，類似項目的專業(yè)經(jīng)驗是指IT監(jiān)理商至少擁有和客戶欲實施項目相類似的項目的經(jīng)驗。因為只有這樣，IT監(jiān)理商才有可能理解承建IT服務商的工作，并知道影響實施質(zhì)量的關(guān)鍵點，從而更容易和乙方承建IT服務商、企業(yè)業(yè)主溝通并監(jiān)督它們的工作。簡單的說，就是IT監(jiān)理商要提供典型案例介紹，尤其是與本IT項目相同行業(yè)或相類似的案例，確保選擇的IT監(jiān)理商具備本次項目監(jiān)督的相關(guān)背景，包括技術(shù)背景、管理背景和行業(yè)背景。
(4)考察和評估項目監(jiān)理建議書的專業(yè)性
最后，應詳細考察IT監(jiān)理商提出的對本項目的理解和監(jiān)理方案建議書。例如該項目關(guān)鍵的監(jiān)理控制點。另外，考察建設(shè)書的專業(yè)性還包括是否采用專業(yè)的監(jiān)理方法，是否制定科學的監(jiān)理計劃，因為無依據(jù)的監(jiān)理只能是形式主義的監(jiān)理。目前許多第三方IT監(jiān)理公司并沒有象他們吹噓的那么專業(yè)。一旦選擇了實力弱的監(jiān)理公司，不僅起不到監(jiān)理作用，還可能還會造成重大損失。
退一步來說，即使企業(yè)的IT知識真的比較缺乏，但只要結(jié)合乙方IT服務商的項目建議方案，認認真真的考察和評估第三方監(jiān)理建議書的專業(yè)性，企業(yè)也能從一些皮毛中評估出第三方IT監(jiān)理公司的真實水平，從而保障項目成功。所以，企業(yè)在選擇IT項目監(jiān)理時應要慎重考慮，避免出現(xiàn)所托非人現(xiàn)象，否則企業(yè)信息化又將成為一句空話。
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本文標題：CIO如何選擇第三方IT監(jiān)理 杜絕風險
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