所謂非生產(chǎn)性物料，也叫間接物料，也有些企業(yè)稱之為MRO物料。它主要包括而不限于如下物料：辦公用品，勞保用品，備品備件，服務(wù)，固定資產(chǎn)等等。這些物料在很多企業(yè)以及項(xiàng)目實(shí)踐中，是不用建料號的，也不在SAP里做庫存管理的。若要采購這些物料，需求業(yè)務(wù)部門有專人提交采購申請，然后走各級審批流程，完成了審批之后，由采購部門幫忙完成后續(xù)的采購業(yè)務(wù)。
每個SAP實(shí)施項(xiàng)目里都要討論這種非生產(chǎn)性物料的采購申請的審批流程，不管是在本地項(xiàng)目里還是GLOBAL ROLL-OUT的項(xiàng)目里。筆者是做后勤模塊的，項(xiàng)目中要負(fù)責(zé)MM模塊的實(shí)施，所以這個采購申請的審批流程是筆者在項(xiàng)目實(shí)踐中無法繞過的一個話題。
根據(jù)筆者所參與的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，這個流程需要與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)反復(fù)討論，企業(yè)里哪些角色要參與采購申請的審批，審批的級別是怎樣的，滿足了什么條件需要更高級別的審批等等諸多問題，都需要反復(fù)討論。本文想談?wù)劜少弳T在非生產(chǎn)性采購申請中的角色安排。
一般而言，非生產(chǎn)性物料的采購申請的審批角色都是企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門的老大，比如部門經(jīng)理，主管，總監(jiān)，乃至廠長總經(jīng)理。而采購員，作為采購部門的基層的負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的人員，業(yè)務(wù)實(shí)踐中是無權(quán)審批采購申請的，輪也輪不到采購員做審批。但是在項(xiàng)目實(shí)踐中，我們可以在非生產(chǎn)性物料的采購申請審批流中設(shè)置采購員核價(jià)這個審批節(jié)點(diǎn)，以使采購申請的審批流程更順暢。
很多企業(yè)的需求部門在提交采購申請的時(shí)候，并不知道所采購的東西的價(jià)格信息。他們只管提出采購什么物料，多少個數(shù)量。至于采購申請里的‘評估價(jià)格’，需求部門是拿不準(zhǔn)的，尤其是在第一次采購的時(shí)候。真實(shí)的采購價(jià)格，只有等采購部門完成了詢報(bào)價(jià)等活動，確定了最終采購價(jià)格和供應(yīng)商的時(shí)候，才能知道。項(xiàng)目實(shí)踐中很少會在SAP里使用標(biāo)準(zhǔn)的詢報(bào)價(jià)功能，所以這里不談這個功能。在SAP項(xiàng)目里，討論這個流程的時(shí)候，業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)希望能在SAP里管理好前端的詢報(bào)價(jià)，尋源等活動，并且要求在采購申請審批之前完成選擇供應(yīng)商，確定價(jià)格，并且將供應(yīng)商報(bào)價(jià)等文檔的電子版作為附件掛在采購申請里，作為審批者審批采購申請的參考依據(jù)之一。需求部門提交采購申請的時(shí)候，只用給出一個預(yù)估價(jià)格，作為計(jì)算采購申請總金額以決定后續(xù)審批層次的依據(jù)，這個預(yù)估價(jià)格可以不用太真實(shí)。
一些項(xiàng)目里業(yè)務(wù)提出內(nèi)控管理的需求，比如采購訂單價(jià)格不能高于采購申請的價(jià)格，希望通過這種控制來避免業(yè)務(wù)人員鉆空子，控制企業(yè)內(nèi)部的成本。那么問題來了，如果業(yè)務(wù)人員提交的采購申請里的預(yù)估價(jià)格過低，后續(xù)的采購訂單可能都無法創(chuàng)建；如果這個預(yù)估價(jià)格過高，則會帶來不必要的審批級別，浪費(fèi)管理人員的時(shí)間與精力。如何才能讓業(yè)務(wù)部門在SAP提交的采購申請里預(yù)估價(jià)格比較真實(shí)呢？
一個可能的方案是需求部門先在線下和采購部門溝通，讓采購部門先進(jìn)行詢價(jià)，完成了供應(yīng)商確定和價(jià)格確定工作之后，再在SAP里提交采購申請單據(jù)，然后走審批流程。也就是說此種方案里的采購申請的創(chuàng)建，只是個事后補(bǔ)單的工作，并不能在SAP里很好的管理采購的尋源，詢報(bào)價(jià)等前段的采購活動。個人認(rèn)為，從提升業(yè)務(wù)管理水平，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的角度來說，這個方案并不是最優(yōu)，但是筆者參與的項(xiàng)目里，有比較多的客戶采取這種方式。
另外一個可能的方案就是在采購申請的審批流里引入采購員的核價(jià)節(jié)點(diǎn)，這種方案的好處就是筆者在本文里需要談及的。在這種方案里，業(yè)務(wù)部門在不需要事先與采購部門做很多溝通的情況下，就能第一時(shí)間提交采購申請，同時(shí)給出一個自己預(yù)估的價(jià)格,這個價(jià)格可以很隨意。采購申請?zhí)峤恢螅紫热サ讲少弳T這里，由其負(fù)責(zé)去尋源與詢報(bào)價(jià)，根據(jù)公司的流程與政策確定了供應(yīng)商和價(jià)格之后，將價(jià)格比對的文件以及原始的詢報(bào)價(jià)資料也作為附件上傳到采購申請，然后由采購員手工去修改采購申請里的價(jià)格與供應(yīng)商信息，同時(shí)批準(zhǔn)這個采購申請，保存后采購申請根據(jù)設(shè)置好的審批流程進(jìn)行后續(xù)的審批。采購員，在系統(tǒng)外并不具有采購申請審批的權(quán)限，但是在SAP 項(xiàng)目里的采購申請審批流程中，引入了采購員核價(jià)這個審批節(jié)點(diǎn)，就能讓采購員完成詢報(bào)價(jià)確定價(jià)格之后，有機(jī)會去修改采購申請中的價(jià)格與供應(yīng)商信息，使得采購申請里的價(jià)格就是未來真實(shí)的采購價(jià)格。一方面，在采購申請單據(jù)里就能體現(xiàn)采購員的詢報(bào)價(jià)工作成果，一方面采購申請的金額更為真實(shí)準(zhǔn)確，后續(xù)的審批也能更精準(zhǔn)。筆者參與的諸多項(xiàng)目里，少數(shù)客戶采取此種方式。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://m.hanmeixuan.com/
本文標(biāo)題：SAP實(shí)施項(xiàng)目中采購員在非生產(chǎn)性采購申請審批流中的角色安排
本文網(wǎng)址：http://m.hanmeixuan.com/html/news/10515423938.html
相關(guān)文章
