ERP系統(tǒng)物料編碼解決方案

1 引言

企業(yè)集成信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心是數(shù)據(jù)集成，或者說是標準化、規(guī)范化的信息資源管理，只有在此基礎(chǔ)上才能建立和運行集成化的信息系統(tǒng)。而數(shù)據(jù)集成的基本工作是通過總體數(shù)據(jù)規(guī)劃創(chuàng)建企業(yè)共享數(shù)據(jù)庫。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是實施ERP最基礎(chǔ)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，人們常說ERP項目成功的關(guān)鍵是“三分技術(shù)，七分管理，十二分數(shù)據(jù)”，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性可見一斑。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：產(chǎn)品以及原料的物料編碼，BOM表的數(shù)據(jù)，產(chǎn)品的工藝路線，工作中心的能力等。

2 物料編碼的規(guī)則與功能

企業(yè)信息編碼最重要的是物料編碼。物料編碼是唯一標識物料的代碼，通常用字符串或數(shù)字表示，實現(xiàn)一物一碼。因此，物料編碼應具有一定的意義，但又不能包含太多的意義，以免影響編碼的通用性與適用性。物料編碼貫穿整個ERP系統(tǒng)，從產(chǎn)品結(jié)構(gòu)BOM單，到采購、庫存、生產(chǎn)、銷售整個環(huán)節(jié)，是整個ERP的核心。物料編碼是編碼體系中最為重要也最為復雜的，它是數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)。編碼時，依據(jù)簡單原則可以追尋的編碼線索：現(xiàn)存編碼；順序編碼；賦義編碼。例如西安冶金機械有限公司(以下簡稱西安冶金)的物資編碼規(guī)則如圖1所示。

圖1 物資編碼規(guī)則

物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、名稱、規(guī)格或材質(zhì)及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的傳統(tǒng)離散型工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、盤點、儲存等工作極為頻繁，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

物料編碼的功能為：
 
1) 增強物料資料的正確性。物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。

2)提高物料管理的工作效率。物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。

3) 便于計算機管理。物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理效果。

4) 降低物料庫存、降低成本。物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

5) 防止物料舞弊事件之發(fā)生。物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

6) 便于物料的領(lǐng)用。庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

3 ERP系統(tǒng)與CAD／CAPP之間的連接是ERP實施的關(guān)鍵

一些ERP項目長期不能獲得足夠的、正確的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，是造成項目失敗的主要原因之一，這是現(xiàn)有企業(yè)信息化系列產(chǎn)品架構(gòu)的巨大缺陷。西安冶金公司某部門目前還在用WORD建立明細表(甚至還用手工制表)，這樣使得CAD、CAPP、ERP形成各自的信息孤島，數(shù)據(jù)錄入單位閉門造車，形成數(shù)據(jù)重復錄入，從而不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成。西安冶金公司在實施ERP系統(tǒng)之前，已經(jīng)建立CAD系統(tǒng)、PDM／CAPP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，但是，因為當時的條件所限，系統(tǒng)間沒有任何信息交流，“信息孤島”現(xiàn)象日漸突出。例如：技術(shù)、工藝部門提取CAD系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)生成與生產(chǎn)相關(guān)的資料明細，經(jīng)過曬印成為藍圖，其它部門手工抄錄與本單位有關(guān)的明細，并重新錄入計算機系統(tǒng)整理生成自己所要求的資料。類似這樣的問題在工廠非常普遍。信息化工作給企業(yè)員工的印象是“華而不實”、“費力不討好”。

一般的CAD／CAPP／PDM軟件是在無編碼、無計量單位狀態(tài)下運行的，到ERP使用時，還需人工補充、校核編碼，動態(tài)維護這些數(shù)據(jù)正確性的難度可想而知；可見物料編碼的維護必須從數(shù)據(jù)源頭抓起，而不能在后續(xù)過程中增加，數(shù)據(jù)連接就成了關(guān)鍵。選擇后者，數(shù)據(jù)的及時性和準確性差，給后續(xù)工作造成不必要的麻煩。企業(yè)的信息數(shù)據(jù)70％來源于產(chǎn)品圖紙，稱之為“源數(shù)據(jù)”。信息數(shù)據(jù)的正向流程應該是在設計過程中(CAD)對產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行編碼，通過接口軟件實現(xiàn)與CAD系統(tǒng)的集成。PDM將CAD文件上結(jié)構(gòu)化的信息(明細表、標題欄)進行提取，建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和其他相關(guān)信息；將產(chǎn)品數(shù)據(jù)傳遞至CAPP，工藝人員添加工藝數(shù)據(jù)并整理產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，再傳遞給ERP，由ERP實施全面管理。整個過程全部在網(wǎng)絡上運行，實現(xiàn)無紙化作業(yè)。

物料閉環(huán)集成應用中，除了在CAD、CAPP、PDM、EIUP系統(tǒng)之間實現(xiàn)了業(yè)務管理上的集成之外，很重要的一個基礎(chǔ)工作是需要進行企業(yè)統(tǒng)一的物料編碼管理。如果說ERP系統(tǒng)與CAD／CAPP之間的連接是ERP實施的關(guān)鍵，那么物料編碼的統(tǒng)一管理就是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。

4 解決ERP與CAPP數(shù)據(jù)流的兩種方案

4.1 通過編碼轉(zhuǎn)化工具CETool解決編碼添加問題

由于CAD／CAPP／PDM軟件是在無編碼狀態(tài)下進行工作的，這與企業(yè)運行ERP系統(tǒng)的規(guī)則相背離，故需要有中間軟件進行編碼處理。CETool是根據(jù)西安冶金公司實際情況制定的CAD／CAPP與ERP的接口軟件，它可以直接讀取ERP的編碼數(shù)據(jù)表，將CAD、CAPP產(chǎn)生的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一添加編碼，對于編碼庫中不存在的物品，由CETool的操作者將詳細的物料信息及時通知編碼維護人員，維護人員在ERP中根據(jù)編碼規(guī)則手工添加，操作者再次通過CETool對物料編碼進行轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換的結(jié)果導人ERP系統(tǒng)，從而實現(xiàn)CAD／CAPP與ERP的信息共享，見圖2。

圖2 CETool處理原理圖

4.2 通過CAD的應用開發(fā)解決編碼添加問題

該方案是從CAD開始，全過程、全方位地采用統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，達到數(shù)據(jù)高度共享的效果。從技術(shù)角度講，該方案完全可行。目前西安冶金公司正致力于開展此方面的工作，它能避免在不同部門、不同(信息化軟件)系統(tǒng)之間進行信息交流時不必要的“翻譯”。因此，在各部門之間統(tǒng)一應用編碼系統(tǒng)是信息化根本要求，也是提高各部門之間信息交換的實際需要。目前，正在開發(fā)的PCCAD軟件就是建立了CAD與ERP中編碼數(shù)據(jù)庫的連接，使設計人員在設計(填寫明細表、標題欄)的同時，能夠在線瀏覽、查詢、并回填編碼系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息，保證了圖紙中的編碼完全同企業(yè)編碼一致。對于編碼體系數(shù)據(jù)庫的維護和更新，采取如下措施：確信編碼系統(tǒng)庫中缺少需要的編碼時，將相關(guān)的物料信息及時通知維護人員，維護人員利用物料編碼規(guī)則進行手工添加。設計部門(CAD)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)交工藝部門制訂工藝路線(CAPP)，將CAD／CAPP共同產(chǎn)生的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工藝數(shù)據(jù)信息處理后傳輸給ERP系統(tǒng)。PCCAD處理編碼過程的流程圖見圖3。

圖3 PCCAD處理編碼的過程

5 物料編碼的系統(tǒng)解決方案

依靠上面提出的兩種解決方案，都有不盡人意的地方，經(jīng)過系統(tǒng)的思考和研究，將兩者有效地結(jié)合，是解決物料編碼添加問題的有效途徑。

機械工業(yè)是典型的離散型制造業(yè)，其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復雜，制造工藝復雜，因此工程設計任務很重，不僅新產(chǎn)品開發(fā)要重新設計，而且生產(chǎn)過程中也有大量的變型設計和工藝設計任務，設計版本在不斷更改，給企業(yè)在規(guī)模化生產(chǎn)方面帶來了許多困難。主要表現(xiàn)在：生產(chǎn)所需的原材料不能準時供應或供應不足；零部件生產(chǎn)不配套，且積壓嚴重；產(chǎn)品生產(chǎn)周期過長和難以控制，勞動生產(chǎn)率下降；資金積壓嚴重，周轉(zhuǎn)期長，資金使用效率低；市場和客戶需求的變化，使得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃難以適應。針對此現(xiàn)象，CAD／CAPP／ERP之間的協(xié)同合作顯得尤為重要，這就需要CETooL／PCCAD這類的軟件進行連接。

利用好CETooL／PCCAD，將會解決ERP的數(shù)據(jù)來源問題并使企業(yè)產(chǎn)品的設計、開發(fā)、工藝等技術(shù)領(lǐng)域的應用進行統(tǒng)一管理。

CETool的作用是將CAD／CAPP產(chǎn)生的所有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)一進行一次加碼的轉(zhuǎn)換。它對設計人員和工藝人員填寫的要求較高，在轉(zhuǎn)換過程中有人工干預的行為，并且提供多次轉(zhuǎn)換的功能。通常，CAD、CAPP和CETool是由不同的人進行操作，對于不能成功轉(zhuǎn)換的物品，通常有兩種原因：一是物料代碼庫中不存在該物品；二是設計人員或工藝人員書寫不規(guī)范。這就使得CETool的操作人員要花大量時間與設計及工藝人員進行溝通。設計人員設計的同時使用PCCAD添加物料編碼，不但減少了煩瑣的溝通，而且免去了不必要的“翻譯”工作，同時促進了設計人員的作業(yè)標準化。其缺陷是不能解決工藝中產(chǎn)生的原材料的加碼工作。

CETooL／PCCAD軟件的開發(fā)是在希望實現(xiàn)信息有序管理的大背景下產(chǎn)生的，它實現(xiàn)對與產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)、過程、資源的一體化集成。而要完全解決CAD／CAPP／ERP之間的連接工作需要將PCCAD／CETool有效結(jié)合起來，發(fā)揮其各自的優(yōu)勢。對于設計產(chǎn)生的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，其加碼的工作由PCCAD完成，對于工藝中產(chǎn)生的原材料所需要的編碼，則由cETool產(chǎn)生，如圖4所示。兩者有效地結(jié)合在ERP實施的過程中，將有效地解決企業(yè)的物料編碼系統(tǒng)添加問題。

圖4  物料編碼系統(tǒng)解決方案

6 結(jié)語

物料編碼在制造企業(yè)實施ERP過程中的作用不容忽視，它是實現(xiàn)制造企業(yè)信息流暢通，進而實現(xiàn)物流、資金流暢通的基礎(chǔ)，它是實施ERP成功的關(guān)鍵。作者在實踐中運用CAD的應用開發(fā)和CETool轉(zhuǎn)化工具的有機結(jié)合，通過CAD／CAPP／ERP之間成功的物料編碼連接，有效的解決了實施ERP過程中物料編碼的手工集中錄人問題，減少了差錯率，實現(xiàn)了制造企業(yè)全流程的信息暢通。物料編碼系統(tǒng)的解決方案為制造企業(yè)成功實施ERP提供了有益的借鑒和指導意義。

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