在ERP系統中，采購訂單無疑是最重要的單據之一。因為其直接關系到企業資金的安全，關系到企業能夠按時生產按時交貨等等。所以如何采購訂單的準確率一直是ERP實施顧問與企業項目負責人共同努力的目標。不過在實際工作中，由于種種原因，采購訂單的準確率離企業的心理目標還是有一點差距。筆者負責過多個ERP項目，從中也得出了一些體會。具體來說，在ERP系統采購訂單中，以下幾類錯誤可能是大家常犯的。
一、 采購數量與包裝數量不符。
如企業現在需要購買某個原材料，如端子。由于其產品的特殊性，所以其不同供應商的包裝數量是不同的。如供應商甲包裝數量為500個/卷；供應商乙包裝數量為800個/卷等等。由于這些端子是不可分割的，在企業采購時必須按照這個包裝數量的整數倍進行采購。而企業現在需要采購3700個端子，該如何處理呢？
不同的企業可能處理方式不同。如有一家企業他們在下采購訂單的時候就是按實際需要量來下的。他們需要3700個端子，那么在采購訂單上的采購數量就是3700個。但是，因為必須符合這個包裝數量的限制。所以在倉庫收貨的時候，就有一個調整的過程。往往倉庫收貨時端子的入庫數量要比采購訂單上的數量要多。這雖然是一種簡便的處理方法，但是在管理上存在比較大的漏洞。即允許收貨單的收貨數量超過采購訂單的采購數量。這就要求倉庫收貨員有比較高的責任心，去核對采購數量。不過這不是萬全之計。人為的管理可能會存在比較多的疏忽。在這種情況下，該如何處理呢？
筆者在項目實施過程中，給企業用戶提出了如下一些建議。
一是對不同的情況采取不同的單據性質。如對于上面這些端子類的材料，如果有包裝數量的限制，那么就對他們采用獨立的進貨單進行管理。如把沒有包裝數量限制的原材料采購單其默認收貨單據設置為“普通收貨單”。這類型的收貨單在審核會核對采購訂單的數量，如果收貨數量超過采購訂單的數量的話，則系統就會禁止審核。而對于有采購包裝數量限制的原材料采購則把其默認的收貨單設置為“例外收貨單”。這張收貨單在審核的時候，照樣會去核對采購訂單的數量。當收貨單的數量超過采購訂單中數量的時候，系統會提示警告信息，讓企業員工進行核對。如果倉庫人員仍然要進行審核的話，則系統也允許進行審核。如此的話，就把一些例外情況控制在一個比較小的范圍之內，而對于大部分的采購訂單仍然采用嚴格的控制措施。從而提高了采購訂單管理的準確率。當企業原材料受包裝數量影響比較小時，采用這種方式會更加合理。
二是采用系統的最小包裝量進行控制。如果企業受包裝量影響的原材料比較多，則采用以上第一種解決方式并不能夠有效提高采購訂單的準確率。或者說，這些原材料所涉及到的金額比較大，那么采取上面這種粗略管理方式也并不是很理想。若企業需要實現更精細化的控制，則可以通過采購訂單的最小包裝量控制來提高下單的準確率。如企業先在產品基本信息處，設置好最小包裝量。如上面這種原材料，供應商甲包裝數量為600個/卷；供應商乙包裝數量為800個/卷。在下采購訂單時，如果下給供應商甲，當用戶輸入需要3700個端子時，系統會提示用戶不符合最小包裝數量的限制，并且會把這個數量自動轉化為最符合包裝數量的采購量，即4200個端子。如果是下給供應商乙的話，則這個采購量為4000個端子。用戶按確定后，最新的采購數量就會按這個系統轉換后的采購量來進行更新。如此的話，采購數量跟最終收貨數量就達成了一致，就可以防止倉庫部門超收情況的發生。從筆者負責的幾個項目來看，設計金額比較大的企業，往往需要采用這種精細化的控制。而如果原材料設計的金額不高，則更多的是采用上面第一種人工管理的方式。
故企業ERP項目負責人需要根據企業自己的情況，如原材料受影響的程度或者金額的多少，來確定合理的處理方式。盡量選擇一個即不會增加多少工作量同時又可以保障采購訂單準確率的處理方式。
二、 采購數量價格折扣的管理控制。
某些供應商為了降低生產成本，往往喜歡大批量的生產。為此，他們體現在銷售策略上，就是要求企業大批量的下單。為此不少供應商會采用數量折扣的銷售策略。即當企業采購數量達到某個數量時，可以享受一定的折扣。就好像現在比價流行的團購策略一樣。
如筆者有一家客戶，他們就有這方面的管理要求。他們現在需要采購某個原材料，他們的供應商就開出了數量折扣的條件。當企業在下單時，一次性下單量達到5000套時，可以享受9.8折的折扣。如果一次性下單量超過10000套時，則有9.5折的優惠。若單從這個采購數量折扣來考慮，那么企業每次下單量當然超過10000套最好。但是，如果企業考慮庫存資金等方面的內容，則這數量折扣不一定能夠給企業降低生產成本。也就是說，企業需要在數量折扣享受的收益與庫存成本所導致的損失之間取得一個均衡。
這個均衡，在ERP系統中很難進行管理。不過系統還是采用了一些手段，來幫助企業用戶在數量折扣上做出合理的抉擇。
一是系統在遇到有數量折扣條件時，會自動提醒用戶。如企業現在把這個原料料下個某個供應商甲，而這個供應商又有這個數量折扣的條件。此時，當企業用戶在審核采購訂單的時候，系統就會去判斷這個供應商是否有數量折扣的條件。如果有的話，就會提醒用戶，按照現在這個采購數量是否可以享受數量折扣以及享受的幅度為多少。不過這只是個提醒信息。如果用戶確認按現在的采購數量進行采購是比較合適的，那么用戶按確定后仍然可以審核。否則的話，可以取消采購訂單，更改采購訂單數量。達到合適的數量時，再進行審核。
二是通過采購訂單合并來提高采購訂單一次性下單數量。在正常情況下，系統都會根據采購訂單的交期與生產計劃來生成一個采購計劃。由于生產計劃的不同，采購訂單的默認下單日期也是不同的。如有兩個生產計劃，都需要用到某種原材料，其生產開工日期分為為3月5日與3月10日。根據這個開工日期，系統會生成兩個采購計劃，其采購日期分別為2月25日與3月1日（假設其采購提前期為10日）。若這個原料料分兩次采購的話，可能采購數量無法達到這個數量折扣的標準。所以，采購員需要即時查看這個采購計劃，若覺得提早幾天采購沒有問題的話，則可以通過采購計劃合并功能，把多個采購計劃進行合并，以享受比較高的數量折扣。
三是可以通過報表分析數量折扣是否真的帶來收益。如用戶只需要在系統中設置好資金的時間成本（如同期的存款利率或者貸款利率等等），那么系統就會幫助用戶計算出上面的調整采購計劃而導致庫存增加的庫存成本所增加的庫存占用成本。然后系統也會自動計算出因為數量折扣而得到的價格上的優惠。然后系統會利用這兩個數據進行對比，幫助用戶判斷這個調整最終是否給企業帶來了一定的收益。雖然這份報表是馬后炮，在交易發生后才能夠進行分析，但是畢竟給用戶一份參考的依據。有了這份數據后，員工在后續的操作中，就可以進行合理的判斷，是否需要調整采購計劃，以犧牲庫存的代價來換取數量折扣上的價格優惠。
筆者以前也接觸過一款ERP系統，他可以幫助用戶自動來判斷是否需要采用這個數量折扣。如果系統覺得可以采用的話，就會自動調整采購計劃或者增加采購數量，以滿足數量折扣的條件。但是，筆者在實際項目推進中，發現這個自動判斷在企業中很難應用。因為企業在考慮這個采購數量時，考慮的內容可能不僅僅是一個庫存與價格優惠而已。還需要考慮一些長期合作、安全庫存、呆滯率等等許多方面的內容。所以筆者負責的項目，都是通過手工調整采購計劃來管理這個數量折扣的。而不采用系統的自動判斷功能。自動判斷是否需要數量折扣這理論上性的通，但是在實際工作中卻是行不通的。安全起見，還是采用手工調整采購計劃為好。
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本文標題：解析ERP采購訂單中常見錯誤以及應對措施
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