一、采購在酒店經營的重要地位
酒店采購在酒店管理環(huán)節(jié)中非常重要，是保證酒店產品品質，控制成本的重要環(huán)節(jié)。
酒店服務質量除了與專業(yè)度有關以外，與酒店的采購也息息相關。優(yōu)質的住宿配備，新鮮的食材等都將給客戶帶來最直接的入住體驗，對酒店形成口碑以及帶來回頭客具有重要的意義。
另外一個方面，一般來說酒店采購占到酒店總體成本的40%左右，是企業(yè)成本產生的一個大頭，對利潤產生直接的影響，是企業(yè)內控的重要環(huán)節(jié)。
總的來說，做好酒店的采購管理工作，不僅能夠保障酒店的正常經營，還能夠幫助企業(yè)降低成本、提高服務質量，以求最大化地滿足顧客的需求。
二、酒店采購的特點加大了采購管理的難度
區(qū)別其它行業(yè)，酒店的采購具有自身的特點：
1、季節(jié)性和隨機性強。這給采購的計劃性構成了很大的挑戰(zhàn)。很多酒店采取零星采購或緊急采購，采購缺乏計劃性，常常造成庫存不足，影響使用部門的正常使用或庫存過多、存放時間過長，導致產品過了保質期無法使用。
2、品種繁多、情況復雜。酒店行業(yè)需要采購的物品非常多，這不僅給產品的管理造成數(shù)據(jù)分析上的壓力，還讓采購過程變得更加復雜，容易滋生暗箱操作、回扣等腐敗現(xiàn)象。
3、供應商種類多，數(shù)量龐大，篩選難。由于涉及采購的物品種類非常多，加上采購要求“貨比N家”，酒店行業(yè)面臨的供應商隊伍非常龐大，管理起來非常有難度，傳統(tǒng)的實地比貨模式也已經跟不上時代的要求。
4、一些新鮮食材類時效性高。新鮮食材類的價格每天都處于變化之中，同時保質期較短，需要以最快的速度完成采購工作，對于采購效率有更高的要求，但是目前的很多酒店由于審批環(huán)節(jié)繁瑣、信息溝通不透明等原因造成采購效率低下。
三、酒店采購要求多、快、好、省
1、產品管理。酒店行業(yè)龐大的物品種類需求給采購造成很大的壓力，需要有一個功能強大的數(shù)據(jù)庫，儲存企業(yè)所需所有物品的詳細信息，方便企業(yè)快速發(fā)起采購行動。
2、供應商篩選。供應商數(shù)量的龐大給供應商的篩選造成很大的挑戰(zhàn)，酒店需要有一套完善的流程來對供應商資格進行審核以及對合作中的供應商進行考核，確保優(yōu)質供應商提供優(yōu)質產品。
3、快速報價。由于價格處于不斷變化之中，酒店行業(yè)的新鮮食材類采購需要滿足快速報價的需求，確保企業(yè)采購的詢價是實時且精準的。
4、成本控制。采購成本在酒店行業(yè)成本中占據(jù)很大的比例，采購成本的控制往往來自于價格的優(yōu)勢，因此需要一套先進的價格體系，支撐企業(yè)以最優(yōu)價格采購到最優(yōu)產品。
5、采購全過程管理。作為一份“肥差”，酒店行業(yè)的采購更加容易滋生腐敗，需要引入信息化手段對采購的全過程進行管理，實時跟蹤采購過程，確保采購透明化以及效率的提升。
6、庫存管理。采購的隨機性給酒店物品的存儲帶來挑戰(zhàn)，需要有一個完善的庫存管理功能，能夠實時反映庫存情況，支持庫存調撥出保質期先過期的產品。
7、菜譜管理。酒店行業(yè)廚房每道菜的用料采購比較特殊，需要根據(jù)廚師所寫菜譜進行采購。一個功能先進的菜譜管理顯得非常有必要，能夠讓采購人員根據(jù)每道菜所需原材料和比例進行科學采購。
四、信息化的引入將提升酒店采購的效率與質量
針對酒店行業(yè)的采購管理需求，一體化管理軟件8thManage從酒店行業(yè)采購的特點出發(fā)，為其提供了一套涵蓋產品管理、供應商管理、招投標管理、采購計劃管理、采購過程管理、菜譜管理、點選式報表等功能的全面采購管理解決方案，讓酒店行業(yè)實現(xiàn)開源節(jié)流、降本增效的戰(zhàn)略目標。
全面產品信息庫，方便企業(yè)開展采購工作。8thManage能夠為酒店提供一個全面的產品信息庫，將酒店經營所需要的產品信息錄入系統(tǒng)中，并進行維護，包括為產品分類、編碼、上傳圖片、更新價格、設置最少采購量以及支持產品多單位換算等，當企業(yè)發(fā)起采購計劃時，可以快速地從產品信息庫中導入產品的信息，同時采購人員可以快速查看到各種物品的可用數(shù)量、基準價等信息，讓酒店的采購更加有針對性。
多環(huán)節(jié)供應商篩選，確保找到最優(yōu)供應商。針對酒店行業(yè)供應商多的情況，系統(tǒng)提供了一個供應商預選機制，通過群發(fā)郵件發(fā)動多個供應商參與在線問卷調查以及系統(tǒng)的自動評分，對供應商進行初步的篩選，并通過第三方調查等主觀方式綜合評估供應商的資質。針對酒店行業(yè)對食品安全的重視，8thManage增加許可證的管理功能，將沒有食品安全許可證的供應商淘汰掉。此外，系統(tǒng)還提供供應商考核機制，對正在合作中的供應商從貨品遲交率、抱怨率、拒交率以及采購單價與基準價差距等多個維度進行考評。
快速向供應商詢價，及時捕捉市場變化情況。對于酒店行業(yè)所需新鮮食材價格處于不斷變化之中的情況，8thManage提供了快速報價的功能，采購人員可在系統(tǒng)上向供應商提出報價請求，并在供應商登錄界面發(fā)出報價提醒。同時，系統(tǒng)還提供APP應用，供應商可以通過手機登錄系統(tǒng)進行產品的報價，方便供應商隨時隨地進行業(yè)務操作，達到了快速報價的功能。
多種比價方式，全面控制酒店成本。為確保酒店能夠以最優(yōu)的價格采購到物品，8thManage為酒店的每一項產品都搭建了多套價格體系，包括產品基準價、一定時期內失效的產品單價以及發(fā)起采購請求向供應商獲得的產品單價，并通過橫縱向多維度的比價，找出產品的最優(yōu)價格。在采購請求界面中，系統(tǒng)設置了預算檢驗的功能，當預算成本超支時，采購請求將不被審批通過，起到了成本控制的作用。
全程跟蹤采購過程，實現(xiàn)采購效益最大化。對于酒店行業(yè)來說，每天需要進行采購的物品非常繁多，往往需要制訂幾百乃至上千的采購計劃，對于采購的效率有著非常高的要求。基于系統(tǒng)的產品庫、報價單庫等信息，8thManage支持快速建立采購計劃，一般只需要填寫采購數(shù)量（其他信息由系統(tǒng)自動生成），即可快速完成采購計劃的建立。同時，還支持采購的全過程跟蹤，采購計劃頁面直接鏈接到產品的報價過程、采購單、庫存流轉等，方便采購人員在采購計劃建立后，實時查詢采購的進展情況。采購過程實時透明的信息還有利于防止暗箱操作等行為的發(fā)生。
靈活庫存調撥，確保物品存儲有序。該系統(tǒng)還支持庫存調撥功能，能夠根據(jù)產品的生產日期自定義調撥出即將到期的物品批次，確保酒店行業(yè)里有一定保質期限的食品不變質。同時，8thManage提供庫存界面，實時反映產品的入庫、出庫情況，確保酒店物品的存儲井然有序。
靈活菜譜管理機制，食材采購更有針對性。8thManage提供靈活的菜譜管理機制，廚師可以在系統(tǒng)上填寫每道菜所需的原材料以及比例，采購人員則根據(jù)廚師所寫菜譜進行科學采購。同時，根據(jù)廚師所寫菜譜每種原材料價格及數(shù)量、比例，酒店人員還可以為每道菜進行定價，確保酒店獲得利潤。
通過引入信息化管理的手段，酒店行業(yè)紛亂復雜的采購問題得到迎刃而解，采購物品信息全面且井井有條，供應商資質優(yōu)良且服務好，詢價快速而精準，價格合理公正且成本低；采購過程透明化且效率高，庫存管理“松弛有道”無積壓，菜譜詳細定價易兼采購科學。
關于8thManage
8thManage由高亞科技研究開發(fā)，其創(chuàng)始人及CEO羅葉明先生曾在美國及中國香港從事IT行業(yè)工作30多年，并在許多著名企業(yè)和機構，包括香港證券交易所、InterWorld、美國佩羅系統(tǒng)公司、美國花旗銀行、DEC、Perkins Elmer 以及貝爾實驗室擔任核心研發(fā)人員和高層管理人員，在商業(yè)運作、企業(yè)管理及軟件開發(fā)方面積累了極為豐富的經驗。
8thManage是一個先進的管理平臺，采用“一個設計一個系統(tǒng)(ODOS)”的架構，不僅提供全面的功能，包括CRM、PM/PMO、HR、供應商管理、ERPⅡ等，而且各個功能模塊都建立在同一個平臺上，完美支持數(shù)據(jù)的實時整合。同時，8thManage的所有產品均潛入先進的BI功能，對于現(xiàn)在企業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘就有重要的意義。
自2007年6月份正式推向市場至今，8thManage客戶已遍布中國(包括中國內地、香港及臺灣地區(qū))、美國、加拿大及新加坡等國家，包括美國洛克西德•馬丁公司、首都醫(yī)療集團、中國移動、安利、中國自動化集團、清華大學、富士施樂（中國）、加拿大蒙特利爾銀行、新加坡地鐵公司、衛(wèi)信科技創(chuàng)新公司、香港和記環(huán)球電訊、中聯(lián)電腦服務公司、臺灣金融家等，客戶涉及航天、電信、醫(yī)療、高科技、金融以及交通等行業(yè)或領域。
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本文標題：引入信息化手段 酒店采購迎來“出頭天”
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