據(jù)調查，我國中小企業(yè)數(shù)量超過4000萬家，但中小企業(yè)中只有約40%能用計算機管理業(yè)務，運用計算機軟件進行企業(yè)管理的甚至不到10%。與龐大的中小企業(yè)數(shù)量和經(jīng)濟快速發(fā)展的大趨勢極不相稱。落后的管理弊端頻頻出現(xiàn)在業(yè)務管理、企業(yè)節(jié)能等方面，影響了企業(yè)做大做強。如何利用信息化管理加快企業(yè)發(fā)展，讓企業(yè)進入發(fā)展的快車道，江門海森機械的信息化之路或許能為徘徊中的中小企業(yè)帶來一些啟示。
廣東省江門是珠江三角洲著名的僑鄉(xiāng)，經(jīng)濟發(fā)達，中小企業(yè)和外貿加工型企業(yè)眾多。江門市海森機械配件有限公司就是眾多中小企業(yè)中一家具有代表性的企業(yè)。海森機械主要經(jīng)營各國木工機械配件，如封邊機、雙端銑各機型適用的輸送鏈塊、輸送膠輪、付支架輪、電子鋸浮珠、萬向輪、推臺鋸偏心輪、拋光布輪、四面刨壓輪，以及各國木工機械使用的各種規(guī)格的橡膠制品、塑料制品等專用配件。
倉庫
經(jīng)過多年的積累和發(fā)展，海森機械具備了一定的實力和規(guī)模，生產經(jīng)營的配件越來越多，客戶也遍布全國各地，企業(yè)正在朝著更大更強的目標快速發(fā)展。但是作為私營企業(yè)的海森機械由于起步低、底子薄，長期以來還依靠傳統(tǒng)的管理方式管理，主要是人工記帳，導致經(jīng)常出現(xiàn)漏單、錯單、重單等現(xiàn)象，訂單經(jīng)常不按時交貨，“客戶對這點很不滿意，影響了市場的進一步開拓”，海森機械市場部一位負責人說道。同時，由于不能進行現(xiàn)代化信息和客戶管理，客戶對帳工作量大，而且不準確、報表均通過人工生成，光對賬工作就耗費了大量的人力;生產加工單子無法監(jiān)控和查詢進度;生產車間領料得不到有效監(jiān)管……不僅因此造成了很多不必要的浪費，而且還出現(xiàn)了很多管理上的漏洞。“這些問題已經(jīng)嚴重影響了企業(yè)進一步發(fā)展，必須采取科學的管理，規(guī)劃流程，讓企業(yè)的關鍵管理環(huán)節(jié)依靠信息化而不是人工”，海森機械總經(jīng)理姚總表示。
生產車間
海森機械經(jīng)過多方考察和權衡，最后和信息化服務供應商暢捷通信息技術有限公司在江門的合作伙伴江門江陽公司達成了一致，由江陽對海森機械財務、銷售、倉儲、生產等管理環(huán)節(jié)進行信息化改造和提升。經(jīng)過與海森機械充分溝通，江陽公司建議海森機械采用暢捷通T1-工貿寶(10用戶)+遠程通(2用戶)管理軟件，從接單到采購、倉管、生產和出納，全部納入信息化管理上來，生產根據(jù)訂單下單，采購根據(jù)訂單出料，出納按照訂單分攤費用，直到交貨后訂單跟蹤、催款對賬，全部實現(xiàn)了電子化，一目了然，責任清晰明確，建立一個完整緊密的管理流程。不但解決了門市與總公司之間數(shù)據(jù)不同步的問題，也可以隨時掌握物料的去向、生產的進度和監(jiān)控，極大的節(jié)省了時間，控制了物料的浪費，利潤和效率都開始大幅提升。
同時，由于老板經(jīng)常出差，以前只能通過電話對生產和經(jīng)營進行遙控，導致情況不清晰，老板無法做出及時和明確的決斷，影響了公司關鍵決策的做出和對市場的反應速度。采用信息化管理后，老板通過遠程通可以隨時隨地監(jiān)控整個生產和經(jīng)營情況，高效科學的管理局面一下為海森機械打開了一個更廣闊的發(fā)展空間。
海森機械總經(jīng)理姚總
“自從實現(xiàn)信息化管理后，公司庫存下降了30%，生產周期減少了4-5天，訂單交付率提高到了50%，管理成本卻下降了10%，這些實實在在的變化讓公司輕松的實現(xiàn)了邁入發(fā)展快車道的目標”，海森機械總經(jīng)理姚總欣慰的表示，企業(yè)管理不能靠人，還是要靠先進、科學、人性化的管理系統(tǒng)。現(xiàn)在我的工作變得輕松了，出差也更放心，海森機械也將進入下一個全新的發(fā)展時期。
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