0 引言
ERP的實現(xiàn)需要通過實施成熟的企業(yè)級信息管理系統(tǒng)，它貫徹了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，包含了企業(yè)各種基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)生各種企業(yè)管理報表，是能夠全面體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營情況的綜合管理系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化包含2個方面，一是企業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，制定后應(yīng)當(dāng)及時以企業(yè)公文的形式發(fā)布，讓相關(guān)人員了解并執(zhí)行；二是標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的維護。主要是對標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進行增、刪、改，以確保標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)滿足業(yè)務(wù)需要。
數(shù)據(jù)維護工作要高度重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護的流程和制度。不管是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護（包括對物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等），還是對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新（如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，庫存的變更等）都應(yīng)遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護中的風(fēng)險。文中對ERP項目中核心主數(shù)據(jù)的幾種維護策略和維護模式的優(yōu)缺點進行對比分析。可以供不同的ERP項目選擇其適合的數(shù)據(jù)維護模式和維護組織及流程方案。
1 核心主數(shù)據(jù)
核心主數(shù)據(jù)是屬于集團層面需要重點關(guān)注和統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，集團層核心數(shù)據(jù)有以下特點。
1）核心數(shù)據(jù)指此類數(shù)據(jù)存在于企業(yè)全壽期管理中，且需要從行業(yè)角度出發(fā)統(tǒng)一制定編碼規(guī)則。
2）根據(jù)使用功能的不同，將集團層核心數(shù)據(jù)分成三大類：全壽期鏈核心數(shù)據(jù)（物料、設(shè)備、功能位置、WBS結(jié)構(gòu)、設(shè)備分類）、財務(wù)核心數(shù)據(jù)（會計科目、資產(chǎn)、供應(yīng)商、客戶）和人力資源核心數(shù)據(jù)（人員、組織機構(gòu)）。
3）核心數(shù)據(jù)間會存在相互依賴關(guān)系。例如，對于某一具體物資，在設(shè)計、施工、運營全壽期內(nèi)可能分屬物料、設(shè)備、資產(chǎn)。相互之間存在邏輯聯(lián)系。方案設(shè)計時需要通盤考慮。
4）所涉及到的核心數(shù)據(jù)的編碼方案均基于實際業(yè)務(wù)需求編制而成。
2 核心主數(shù)據(jù)維護策略
核心主數(shù)據(jù)的管理是ERP項目中的核心工作之一，主要通過以下3個方面來確定核心數(shù)據(jù)的維護策略。
2.1 確定核心數(shù)據(jù)管理總體模式
總體模式包括：集中式、分散式、適度集中式等。
1）集中模式。由集團管理所有的主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)、成本中心、設(shè)備主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司不維護任何數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是業(yè)務(wù)類型統(tǒng)一，業(yè)務(wù)內(nèi)容相近，企業(yè)較小。
2）分散模式。集團不管理任何主數(shù)據(jù)，由下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)維護自已掌握的所有主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是業(yè)務(wù)較分散，多頭管理，利益端較多的企業(yè)。
3）適度集中模式。由集團管理部分核心主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)維護自己掌握的部分主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是主業(yè)較鮮明的集團性企業(yè)，如：中石油、中國電信、申能股份等。
適度集中模式，即根據(jù)數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)內(nèi)容區(qū)分集團統(tǒng)一維護和分散維護及管理。適度集中模式中又有多種子模式。經(jīng)過對各類核心數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)操作的特點進行分析后。確定適度集中模式的主數(shù)據(jù)維護方式（見表1），其中物料、會計科目、供應(yīng)商、客戶需要統(tǒng)一管理。
2.2 確定數(shù)據(jù)管理的組織架構(gòu)
根據(jù)數(shù)據(jù)管理的模式確定數(shù)據(jù)管理參與的責(zé)任部門。集團ERP項目數(shù)據(jù)管理的整體組織架構(gòu)為：信息化領(lǐng)導(dǎo)小組一一信息管理部/ERP項目部一一集中數(shù)據(jù)維護組織一一成員公司數(shù)據(jù)維護組織。
2.3 確定各核心數(shù)據(jù)維護架構(gòu)
1）物料。維護內(nèi)容是創(chuàng)建新物料主數(shù)據(jù)，維護物料主數(shù)據(jù)基本視圖（描述、計量單位、分組、分類、管理屬性等），擴展工廠視圖以及其他視圖：維護機構(gòu)是按照物料大類的不同，分散到專門的機構(gòu)、各成員公司，維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增物料申請并核對物料屬性后維護物料主數(shù)據(jù)基本視圖。各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時擴展工廠視圖以及其他視圖。
2）會計科目。維護內(nèi)容是新建集團層數(shù)據(jù)和公司代碼數(shù)據(jù)；維護機構(gòu)是集團財務(wù)科目維護小組和各成員公司；維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增科目申請并驗證合理性后維護集團層數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時維護公司代碼數(shù)據(jù)。
3）供應(yīng)商。維護內(nèi)容是創(chuàng)建新的供應(yīng)商，維護新供應(yīng)商基本數(shù)據(jù)（名稱、地址、稅號等）和公司代碼下數(shù)據(jù)、采購視圖；維護機構(gòu)是集團數(shù)據(jù)維護小組負(fù)責(zé)和各成員公司；維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增供應(yīng)商申請并核對信息后維護新供應(yīng)商基本數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時維護公司代碼下數(shù)據(jù)、采購視圖。
2.4 繪制、確定集中管理的數(shù)據(jù)維護流程和制度
數(shù)據(jù)管理流程詳細(xì)描述了數(shù)據(jù)申請、數(shù)據(jù)維護工作步驟。
3 物料主數(shù)據(jù)維護
3.1 物料主數(shù)據(jù)維護組織
ERP項目的物料維護管理是在集團層面設(shè)立物料運維管理機構(gòu)。并在各成員公司層面設(shè)立物料運維小組為各成員公司的各業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。
物料維護組織架構(gòu)是集團層面（集團信息化主管部門一一集團物料數(shù)據(jù)集中運維組）一一成員公司層面（成員公司物料維護小組一一成員公司業(yè)務(wù)部門）。
ERP項目上線后整個物料運維方面涉及的主要工作職責(zé)如下：
1）物料主數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的制定。
2）物料主數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的發(fā)布。
3）組織經(jīng)驗反饋以及標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的解釋。
4）例外問題的答復(fù)。
5）依照標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范組織對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查以及清理。
6）提出新增或修改物料主數(shù)據(jù)的需求。
7）對需求進行核實。初步判斷是否需新增物料數(shù)據(jù)。
8）物料主數(shù)據(jù)重碼的識別、判定。
9）在系統(tǒng)中新增編碼以及維護物料基本信息。
10）補充維護物料的擴展信息，包括工廠視圖、財務(wù)視圖等。
11）按要求對系統(tǒng)中的物料數(shù)據(jù)進行清理、補充。
3.2 物料主數(shù)據(jù)維護方案及流程
依照不同的管理思路以及工作職責(zé)的劃定，物料維護有以下3種運維組織方案。
1）集團運維管理組主要承擔(dān)管理職能。各公司運維組負(fù)責(zé)具體的系統(tǒng)操作以及數(shù)據(jù)的維護（見圖1）。
2）集團運維管理組除了管理職能外，還主要負(fù)責(zé)重碼的判別以及系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務(wù)（見圖2）。
3）集團運維管理組除了管理職能外，還主要負(fù)責(zé)進行重碼的判別。但系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務(wù)由各公司運維組負(fù)責(zé)（見圖3）。
3.3 物料主數(shù)據(jù)維護方案分析
上述3種物料維護方案在消除重碼、時效性、管理顆粒度等方面各有優(yōu)缺點。具體方案對比分析如下。
1）方案1。集團運維組僅具管理職能。在預(yù)防重碼方面，各成員公司自行添加，在目前物料信息不完整的情況下可能造成重碼問題：時效性方面，各成員公司自行維護物料數(shù)據(jù)，對本公司的業(yè)務(wù)需求反應(yīng)及時，時效性較好；物料管理顆粒度方面。各成員公司重點管理各自側(cè)重的物料數(shù)據(jù)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范難以制定，如圖1。
圖1 物料維護方案1
2）方案2。集團運維組兼具管理及業(yè)務(wù)。預(yù)防重碼方面，運統(tǒng)一負(fù)責(zé)重碼的判定及新數(shù)據(jù)的添加，會對重碼現(xiàn)象有所改善；時效性方面，需要由集團運維組來進行重碼判別以及在系統(tǒng)中進行主數(shù)據(jù)添加，需制定方案及服務(wù)時效性標(biāo)準(zhǔn)以滿足成員公司的業(yè)務(wù)需要：物料管理顆粒度方面，集團運維組需要建立起全壽期的物料管理能力，如圖2。
3）方案3。集團運維組具有管理職能，并負(fù)責(zé)判斷是否重碼。預(yù)防重碼方面，運維統(tǒng)一負(fù)責(zé)重碼的判定，會對重碼現(xiàn)象有所改善。新數(shù)據(jù)的添加由各公司運維組執(zhí)行，從SAP系統(tǒng)授權(quán)上無法保障運維審批流程的有效執(zhí)行。需要配合強有力的管理制度和定期的事后檢查：時效性方面，需要的采集、加工、整理過程中，要保證在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定、原始數(shù)據(jù)的正確和數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全的前提下，以數(shù)據(jù)為中心，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性、正確性和一致性。在ERP實際運行中，數(shù)據(jù)的維護必須堅持“以數(shù)據(jù)為中心。實現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化”的原則，數(shù)據(jù)的維護、原有數(shù)據(jù)的優(yōu)化是數(shù)據(jù)維護人員艱巨的工作，如圖3。
圖3 物料維護方案3
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本文標(biāo)題：集團型企業(yè)怎樣建立ERP數(shù)據(jù)維護模式呢？
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