0 引言
本文介紹了OA的流程的優化、其設計思路與發展方向，對大型企業辦公現狀和辦公需求進行了詳細調研，并以公文流轉為核心，分析了原發文流轉的業務流程，找出其存在的主要問題，并根據實際情況提出了以需求為主導的業務流程的優化方法及優化結果，給出了切實可行的解決方案。
優化流程后的辦公系統已經在很多地方部署運行，用戶反映該系統運行正常，業務運轉符合實際并且實現了的信息數據的共享和網絡化管理，各項系統功能指標達到了預期目標。
1 辦公自動化系統應用現狀
現如今很多大型企業自身現代化管理的需求，辦公自動化系統越來越體現出其重要性，從技術和管理的角度出發，發展深度使用辦公自動化系統已是必然趨勢。但所運行的系統普遍存在很多問題，特別是在流程制定方面只是把實際辦公流程信息化，沒考慮到公文流程的優化；由于人為拖沓的習慣也讓高效的公文流程不能按時得到處理，冗余重復的流程讓不熟練的員工無從下手，影響企業生產經營的整體效率；或者系統設定多種復雜流程讓運行環境不穩定，也讓員工重復繁瑣操作流程造成抵觸電子辦公的情緒。
本文主要分享一下對于大型企業的OA辦公自動化流程的優化經驗。
2 辦公自動化系統普遍問題分析與解決
要解決好上述幾個普遍問題，需要梳理詳細的辦公業務流程，制定出主線流程，即從起草環節開始至最終發文環節的一系列固定節點，通過用戶權限的設定明確對應的上下級關系，從而達到自動判斷下一步工作對應人員的功能，優化過的公文運行流程加之短信和郵件等輔助手段的提醒，最終實現整體效率的提高。
3 辦公流程詳細分析與設計
3.1 設計思路
作者選取大型企業的辦公自動化為背景，是因為大型企業的內部機構較為完整，而使用電子公文后是否能做到高效、安全、準確的運轉成為企業管理和機關高效運行的根本，而其因為機構眾多，很容易陷入電子公文流程照搬現實公文而造成多套文種多套流程，造成使用不便，而對于大型企業人員效率雖然不可控，但它卻決定了電子公文實際辦理效率。
3.2 OA系統的通用流程設定是優化的基礎
本文希望通過深入的探討能讓大家看到作為企業，不需要為不同類型的公文單獨建立流程。根據現實的公文運轉，總結精煉出來一套循環閉環的工作流程。以下為三個最為重要的公文運轉流程，見圖1—圖3。
圖1 發文流程圖
圖2 收文流程圖
圖3 簽報流程圖
以上三個圖應該說很多大型企業或者政府機關都可以借鑒，作為基礎的公文辦公流程，讀者能清楚地看到，任何一個流程都是閉環的，可復選的流程。換句話來說就是主線固定，支線靈活的流程，這樣就解決了企業機關等使用電子公文時為不同文種設置不各種繁多的流程的問題。
4 延遲辦理原則的設定與實現
我們設置的延遲辦理自動通知功能可以達到催辦公文，督促員工辦公效率的目的。以下是功能的設計原則：
(1)由于設定了主線流程，所以可以有邏輯的自動判斷出上下級關系，以及前后流程的順序，我們設計的延遲辦理自動跳轉功能，首先限定每個關鍵環節的定額時間。如表1所示。
表1 限定關鍵環節的定額時間
(2)當每個環節處理時限快到期的時候，可用短信或者郵件的方式加以提醒，之后如果相關人員還未處理文件或未給出任何意見，此文件將自動跳轉到下一環節并標注為上一處理人未辦理狀態。簡單來說就是讓員工的延遲辦理行為，告知下一環節或相對應的領導人，可以通俗理解為用電腦自動告狀系統，因為實際管理之中靠人監督辦文的時效性很難，而辦公公文的效率影響著整個企業的效率，是大型企業最需要提高的部分，而做在系統中之后，應告之所有員工此功能的觸發模式，會讓每一位員工自身的能動性發揮作用，從主觀上按時保質的完成公文的辦理。
(3)如果因為特殊原因無法辦理公文，則可以設計不同的功能實現延遲辦理。例如：申請延遲辦理、授權其他人辦理等等，也可輔助使用移動辦公系統讓員工隨時隨地處理公文，真正提高企業效率。
5 實際使用效果與反饋
客觀上，由于使用的是一套通用的流程。對于員工處理各種文件可以通過此流程中的不同選擇去完成，大大降低了運維的工作量與新員工入手的難度，而以前的電子化辦公就是單純的改變員工的紙質方式，而讓他們適應新的電子公文，沒有實際的效率和優勢的體現，使得OA辦公自動化系統是大型企業文件流轉的負擔，增加全面推廣的難度。
6 結束語
優化之后的流程，不僅從企業效率的角度得到了大幅度的提高，對于員工來說簡化了工作流程，增加使用電子公文的積極性，讓OA辦公系統真的實現企業員工雙贏的局面是未來企業進步的必經之路。本文探討的系統開發過程遇到的一些具體問題，還需相應的解決辦法，我們設計的系統已經進行了詳細而全面的測試，在很多大型企業與政府機關都總結了設計開發及使用情況，總體反應良好。
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本文標題：大型企業OA辦公自動化流程的效率優化問題
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