圖1上海東方泵業(yè)（集團）有限公司
上海東方泵業(yè)（集團）有限公司（以下簡稱：東方泵業(yè)）是國內(nèi)知名的以泵業(yè)經(jīng)營為主業(yè)，涉及電機、閥門、電控系統(tǒng)、環(huán)保節(jié)能、機械鑄造、熱交換機、空壓機、減速機、電氣產(chǎn)品、壓力容器等相關領域，集科研、制造、營銷、服務為一體的科、工、貿(mào)企業(yè)集團。公司在全國200多個大中城市設有分支機構，擁有一支近2000 人的專業(yè)銷售服務隊伍，為廣大客戶提供售前、售中和售后的專業(yè)技術支持與優(yōu)良的營銷服務。
圖2先進的生產(chǎn)車間
一、信息化之“困”局：各自為陣
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，總公司、分公司、各分支機構都需要處理大量的信息，原有的人工手段完全無法滿足管理上的需求，信息傳遞的嚴重滯后造成了交貨延誤、銷售信息不準確等嚴重困擾，另一方面隨著信息化應用的增多，在小范圍滿足部門需求后卻無法有效的匯總數(shù)據(jù)，讓信息系統(tǒng)之間各自為陣，孤島頻現(xiàn)，形成了東方泵業(yè)信息化“困”局：
- 原來大量按需定制或者開發(fā)的系統(tǒng)各自為陣，數(shù)據(jù)無法有效匯總，人工處理難度大，自動化程度低。
- 業(yè)務流程變更困難：一旦上線新的流程，原有的流程不被保留，無法做流程測試。一旦新流程試用失敗，還原十分困難。
- 受到地域、政策等方面的影響，各地辦事機構的流程存在一定差異，原有的系統(tǒng)無法滿足同一事件多重流程的實際需求。
- 原使用的系統(tǒng)相對比較固化，無法根據(jù)實際需求做相關的開發(fā)，靈活度欠缺。
- 各分支機構之間，各機構和總部之間需要大量的溝通，卻缺少有效的溝通渠道。
- 管理者調(diào)看所需要的數(shù)據(jù)操作很復雜，易出錯，給決策造成了一定的困擾。
- 企業(yè)業(yè)務在變，系統(tǒng)需求在變，原有的系統(tǒng)柔性差，無法滿足企業(yè)內(nèi)外部變化的需求。
二、Ultimus之“破”局：化零為整
在東方泵業(yè)面臨困局的時候，嘗試了很多解決方法，如購買完整的ERP系統(tǒng)，或是定制開發(fā)相關系統(tǒng)應用等，但是始終無法解決全部的問題，甚至有一些系統(tǒng)因為企業(yè)流程的變化，上線沒有多久就不適用了。因此企業(yè)一直都在尋找并大量咨詢信息化廠商的產(chǎn)品，最終流程管理軟件BPM成為了企業(yè)的方向，經(jīng)過多方考察，配合企業(yè)需求 Ultimus成為了企業(yè)不二的選擇。
上海東方泵業(yè)（集團）有限公司IT總監(jiān)孫曉勇在談及選擇Ultimus的原因時說：“我們選擇Ultimus主要有幾點：一個是上海東方泵業(yè)有很多合作企業(yè)正在使用Ultimus的產(chǎn)品并獲得了廣泛的好評，無論是從產(chǎn)品服務還是取得收益的角度看都很值得推薦；二是Ultimus獨有的站點計算方式充分滿足了東方泵業(yè)多站點復雜計算的業(yè)務需求；三是自動化程度、自主開發(fā)靈活度、公司業(yè)務流程適應性充分滿足了企業(yè)內(nèi)部變化、異常發(fā)生、協(xié)同的需求。”
2011年經(jīng)過8個月的系統(tǒng)實施、流程研發(fā)、功能定制等，Ultimus的BPM在東方泵業(yè)全面上線使用，涉及流程覆蓋面積幾乎百分之百，從使用者、管理層到老板都是系統(tǒng)的參與者和受益者。Ultimus的BPM產(chǎn)品就像是一條信息的傳送帶，將企業(yè)原有的ERP系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、合同信息管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)貫穿一線，整合在一個統(tǒng)一的BPM平臺之下，并形成了一條企業(yè)管理的“主干道”。截止到目前經(jīng)過大半年的使用，Ultimus的BPM已經(jīng)很好的融入了企業(yè)管理之中，各分散系統(tǒng)之間的集成效果明顯，加強了系統(tǒng)間的溝通，成為了BPM帶來的最大收益。
三、Ultimus解決方案之立“新”局：全面整合
對于東方泵業(yè)而言，存在很多的管理特殊性，給企業(yè)內(nèi)部的整合制造了一定的障礙。但是在IT部門的不斷努力下，原有的獨立、割裂的局面逐步得到了改善，通過和Ultimus顧問的溝通和內(nèi)部的大量流程研究，經(jīng)過大量的設計與開發(fā)最終呈現(xiàn)出了一套符合東方泵業(yè)全生命周期管理的系統(tǒng)構架，充分銜接了合同信息管理、物流管理、生產(chǎn)管理系統(tǒng)（ERP）、銷售管理、財務結算管理。
1. Ultimus BPM平臺整合分散的信息系統(tǒng)
合同信息管理：龐大的銷售網(wǎng)絡，復雜的業(yè)務需求讓合同信息的管理成為東方泵業(yè)不可或缺的信息化應用。定制開發(fā)的這套系統(tǒng)可以解決公司內(nèi)部訂單情況、合同查詢、貨品信息等相關數(shù)據(jù)的分析查詢問題。由于合同信息管理系統(tǒng)是針對銷售和物流部門的需求而開發(fā)的，所以對于其他相關部門或負責人需要了解合同信息相對困難，銷售和物流部門的人員需要了解合同以外的相關信息也不便捷。
物流管理：東方泵業(yè)的生產(chǎn)地是在上海總部，銷售分部在全國各地的30家分公司和近200家分支機構，所有訂單從各地匯集之后集中從總部發(fā)貨。這樣的經(jīng)營模式對于貨物信息、發(fā)貨情況，運輸情況等信息的及時、實時獲取和信息互通等需求就很強烈。定制的物流系統(tǒng)可以滿足企業(yè)對物流過程的管控，但對于前端生產(chǎn)，后端客戶反饋等信息卻無法串聯(lián)，信息斷層頻現(xiàn)。
生產(chǎn)管理（ERP）：東方泵業(yè)是小批量單件定制的生產(chǎn)模式，能夠完全匹配企業(yè)生產(chǎn)管理的成熟ERP產(chǎn)品幾乎沒有，所以最終選擇了一款重點在于生產(chǎn)的管理以及原物料的管控的ERP軟件，這種退而求其次的方案盡管不是最優(yōu)解但是在一定程度上解決生產(chǎn)管理的問題。但是整個上下游信息的傳遞互聯(lián)優(yōu)勢必要的，所以BPM的出現(xiàn)成為了一劑良藥。
財務管理：受到管理要求的局限，東方泵業(yè)的財務管理是完全獨立于其他系統(tǒng)之外的，也沒有涵蓋很廣的范疇，只是單純的進行應收應付等基礎財務管理。另一方面各分公司、分支機構都有獨立的結算系統(tǒng)，信息割裂不互通，對公司的集中控管制造了不小的障礙。
BPM上線之前，生產(chǎn)、銷售、財務是完全隔離的，一直都是通過人力方式完成溝通和連接。Ultimus BPM運行之后，將各系統(tǒng)架構在一個BPM的平臺之上，解決了跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞問題，搭建了數(shù)據(jù)溝通的通路，在很大程度上實現(xiàn)了信息的自動化。另一方面，系統(tǒng)可以提供給包括老板在內(nèi)的所有流程參與者工具和功能，按照設定權限調(diào)用不同系統(tǒng)中的各種信息，提升了信息的透明度。如Ultimus特有的專利技術Flobot，可以提供12種流程機器人，支持圖形化配置即可集成各種應用系統(tǒng)，全面提升了各系統(tǒng)之間的集成性能和效率。
2. Ultimus BPM充分滿足企業(yè)動態(tài)變化需求
東方泵業(yè)在實施上線ERP之后，很多問題日益凸顯。ERP的流程復雜且不常改變，但企業(yè)經(jīng)營在變化，對系統(tǒng)的要求在不斷變化，在個性化的需求面前很多系統(tǒng)顯得過于僵化，不能隨需而變。有一些盡管可以做客制化的開發(fā)，但是成本往往驚人還無法達到預期的效果。例如，東方泵業(yè)分公司、分支機構分布在不同的地域，財務制度以及稅收政策也存在差異，必須針對不同的省份設定不同的費用報銷流程，然而在ERP中同一個業(yè)務只可能存在統(tǒng)一的一個流程，這樣的流程需求只能通過BPM來實現(xiàn)。另一方面，企業(yè)有需要設定一個新的業(yè)務流程時，ERP一旦實現(xiàn)幾乎“不可逆”，需要全盤考量，一旦出現(xiàn)流程問題可能需要全部停止更正后才能恢復系統(tǒng)正常使用。而讓孫曉勇稱贊的是當需要優(yōu)化某一個流程時，BPM可以進行部分測試，小范圍試用，確認后即可全面推廣，可以避免不必要的損失。
對外在變化的適應能力是企業(yè)生存的關鍵，因為改變是無可避免的，IT 系統(tǒng)的改變一般都非常困難。 孫曉勇強調(diào)說Ultimus BPM Suite 優(yōu)秀之處，就在于具備了許多“即買即用”(Out of box)的能力與應變技術，能夠適應外在變化，實時調(diào)整核心企業(yè)流程。 Ultimus BPM的免代碼開發(fā)模式最大程度支持流程的應變能力，專利技術Adaptive 支持流程運行時(Runtime) 對流程的變更，圖形化組織結構圖支持企業(yè)人員變化、組織架構變化引起的流程系統(tǒng)變更……這些成熟穩(wěn)定的BPM技術充分滿足了東方泵業(yè)各方面動態(tài)變化的需求，全面提升了企業(yè)的業(yè)務管理能力。
3. Ultimus BPM給予企業(yè)靈活的擴展空間
東方泵業(yè)的BPM項目從確定Ultimus的產(chǎn)品到最終全部上線正常運轉花了近8個月的時間，其中絕大多數(shù)的時間是用在做流程的研發(fā)以及多系統(tǒng)集成接口規(guī)則的定義上，可見一個靈活且具有很強擴展性的系統(tǒng)對于東方泵業(yè)的重要性。Ultimus BPM詳細二次開發(fā)接口(Enterprise Integration Kits)，支持包括客戶端定制、表單定制、集成第三方系統(tǒng)等接口，包括.Net 接口及web services接口，360 度支持SOA架構，流程規(guī)則、表單、步驟條件等均可調(diào)用XML、Web services，用孫曉勇的話說就是Ultimus BPM提供了更大的自主空間，完美提升了軟件產(chǎn)品和企業(yè)業(yè)務的匹配度。
四、流程管理成效卓越
經(jīng)過Ultimus 實施團隊和東方泵業(yè)IT部門的共同努力，BPM成功上線運行，從近一年的使用上來看，其見效的速度遠遠超出預期，主要體現(xiàn)在一下幾個方面：
1.靈活的設計適應了企業(yè)的流程需求
Ultimus的產(chǎn)品提供了很好的流程設計工具，讓信息化產(chǎn)品更加人性化的按照企業(yè)的動態(tài)變化來設計流程，滿足了不同分公司、分支機構的業(yè)務需求。
2.標準化的流程實現(xiàn)了企業(yè)流程的整合與優(yōu)化
通過Ultimus BPM對企業(yè)內(nèi)部流程進行了一次完整的梳理，根據(jù)企業(yè)實際情況將重復流程進行了整合，也針對一些流程做了優(yōu)化，全面簡化了企業(yè)流程，提高了業(yè)務運行的效率。
3.完善的數(shù)據(jù)通路打造了自動化的數(shù)據(jù)傳輸帶
信息系統(tǒng)的分散割據(jù)一直是困擾東方泵業(yè)的問題，BPM上線之后打破了系統(tǒng)之間的隔膜，像一條紐帶串聯(lián)起了所有的信息化應用，所有的數(shù)據(jù)都可以按需自動化的傳輸，提升了信息在企業(yè)內(nèi)部的利用率，提高了工作的效率，提升了決策水平。
4.較低的成本投入解決了企業(yè)眾多瓶頸問題
相對于某些大型軟件而言，BPM的總體成本是很低的，而且Ultimus BPM Server 支持網(wǎng)絡負載均衡及集群技術，并且無需額外許可授權，未來無需其它擴展成本。用較低的成本卻能實現(xiàn)很多軟件無法具備和實現(xiàn)的功能，并且解決了企業(yè)緊迫的實際問題。
5.高效的信息獲取能力大幅提升了工作效率
告別大量的人工數(shù)據(jù)整理，直接從BPM調(diào)用各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，輕松便捷。流程審批全部系統(tǒng)內(nèi)部完成，節(jié)約了不必要的工序和等待時間。BPM系統(tǒng)幾乎覆蓋全部業(yè)務流程，為各部門，各公司以及辦事機構工作效率的提升提供了保證。
關于Ultimus公司：
Ultimus 成立于1994年，是企業(yè)流程管理的創(chuàng)新領導者，多年來堅持專注于 BPM 市場與技術發(fā)展，已累積了17年各產(chǎn)業(yè)的客戶經(jīng)驗，年營業(yè)額持續(xù)成長。現(xiàn)今 Ultimus 已幫助世界許多知名企業(yè)導入 BPM，包括100多家年收入超過十億美元的公司。Ultimus 為第一家觸角最廣泛的 BPM領導廠商 - 全球有16個分公司，客戶群遍及80個國家。Ultimus 擁有多達20國語言版本產(chǎn)品，以及廣及全球的顧問服務團隊。Ultimus 1998年起通過合作伙伴進入大中華區(qū)，眾多中國企業(yè)采用 Ultimus 產(chǎn)品，為了更好服務Ultimus 中國客戶，2004年Ultimus 獨資子公司——安碼商務軟件系統(tǒng)(上海)有限公司建立完善的銷售、實施、技術支持團隊。 Ultimus 中國擁有超過50多名BPM認證工程師，具備眾多本土BPM項目經(jīng)驗。
Ultimus BPM 產(chǎn)品具有超過 300 個模塊化功能，具有平臺穩(wěn)定、成熟可靠、流程設計及開發(fā)快速、靈活適應流程變化、業(yè)務流程管理系統(tǒng)完整、高度可擴展及集成能力、總體擁有成本最低、安全管理機制完善等特點。Ultimus BPM (Business Process Management) 企業(yè)流程管理，能夠協(xié)助企業(yè)進行流程全生命周期管理，包括模型化、自動化、管理及優(yōu)化企業(yè)每一支流程，是真正能幫助企業(yè)流程快速自動化及自適應變化，真正達到流程隨需應變的BPM軟件。
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