ERP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)的標準化管理

0 引言

    ERP（EntERPrise Resource Planning）實施的關(guān)鍵是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確采集，使用的關(guān)鍵是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精確維護。所謂ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是指用來描述企業(yè)核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)和信息，如物料、產(chǎn)品、供應(yīng)商、客戶以及財務(wù)科目等編碼及相關(guān)描述信息，它具有高業(yè)務(wù)價值、可在企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中被重復(fù)使用的特點。其中，物料主數(shù)據(jù)是企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息體系中最復(fù)雜的數(shù)據(jù)之一，是企業(yè)ERP數(shù)據(jù)庫建立的基石和實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享的紐帶，它對物資采購、庫存管理、設(shè)備管理、產(chǎn)品銷售以及財務(wù)管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的信息銜接起著關(guān)鍵作用。

1 指導(dǎo)思想和編碼原則

    1.1 指導(dǎo)思想

    物料主數(shù)據(jù)管理是一項標準化、規(guī)范化工作，在編碼體系建設(shè)過程中必須采取統(tǒng)一規(guī)范的工作方式。物料主數(shù)據(jù)管理應(yīng)以“集中管理、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一賦碼、統(tǒng)一發(fā)布和調(diào)整”作為指導(dǎo)思想。

    1.2 編碼原則

    物料主數(shù)據(jù)要求反映對象最本質(zhì)的屬性或特征，應(yīng)具有相對的穩(wěn)定性，同時兼顧企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理要求和實際使用的需要。一般生產(chǎn)和制造企業(yè)的物料編碼應(yīng)以物料的自然屬性作為編碼分類的基本原則。

    一是突出重點調(diào)整與全面修訂相結(jié)合的原則。結(jié)合企業(yè)原有物料分類和編碼情況，按照“繼承歷史、科學(xué)分類、必要調(diào)整、合理補充”的原則進行全面修訂。

    二是突出科學(xué)性和確保質(zhì)量的原則。遵循國家、行業(yè)最新標準，全面梳理企業(yè)物料種類，組織相關(guān)專家反復(fù)討論和審核。

    三是突出“一物一碼”的原則，保證其唯一性和信息的準確性。

2 物料主數(shù)據(jù)的分類和編碼

    2.1 分類標準

    物料分類標準是物料主數(shù)據(jù)編制的依據(jù)。物料分類標準要兼具科學(xué)性、系統(tǒng)性、可擴延性、兼容性與綜合實用性等特點。在確定物料分類標準的過程中，可參照國家和行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范，根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)類型、生產(chǎn)特點和管理需求等條件，結(jié)合企業(yè)物料全生命周期所涉及到的要素進行科學(xué)分類，確定其分類的合理層級，并對每個類別所包含的范疇進行明確的定義，最終形成分類標準管理體系。

    2.2 編碼規(guī)則

    物料基本編碼規(guī)則一般有三種：流水碼、分類碼和特征碼。流水碼是一種最簡單、最常用的代碼，能縮短編碼的時間，但無法表現(xiàn)編碼的分類特性，不便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和查詢；分類碼和特征碼包含了類別信息，尤其是特征碼還包含物料的基本屬性，易于記憶、查詢、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，但增加了軟件設(shè)計和使用操作的復(fù)雜程度。

    有些企業(yè)采用了高位碼與低位碼相結(jié)合的組合式編碼規(guī)則，即“分類碼+流水碼”的方式。如：在“6位分類碼+6位流水碼”的編碼規(guī)則下，分類碼前兩位限定一級分類，中間兩位限定二級分類，最后兩位限定三級分類；對同一分類碼下的物料小類通過流水碼予以區(qū)分。如圖1所示。

 
圖1 “分類碼+流水碼”編碼規(guī)則

    “分類碼+流水碼”的編碼規(guī)則較好地實現(xiàn)了利用分類碼作為高位碼進行分類的功能，便于對物料按照不同層級實現(xiàn)分類查詢、管理和統(tǒng)計；同時對不同規(guī)格、型號、參數(shù)的具體物料使用低位流水碼進行區(qū)分，滿足了企業(yè)較長時間內(nèi)物料編碼新增的需求。如圖2所示。

 
圖2 “分類碼+特征碼+流水碼”物料編碼規(guī)則

    2.3 描述規(guī)范

    物料描述是物料主數(shù)據(jù)信息的重要組成部分。規(guī)范物料描述可以解決企業(yè)物料描述普遍存在的隨意性問題，通過固化物料的特性屬性描述等信息，有效避免因不同人員操作而產(chǎn)生不同的描述結(jié)果，從而實現(xiàn)一物一碼。

    規(guī)范物料描述的方法，一是制訂《物料特征屬性描述規(guī)范》，包括物料主要自然屬性的確定、取值范圍及相互關(guān)系，以便對具體物料描述進行規(guī)范化定義；二是針對不同物料類別層次建立對應(yīng)的物料屬性特征描述模板。

    2.4 編碼數(shù)據(jù)庫

    物料主數(shù)據(jù)編碼的惟一性是物料主數(shù)據(jù)標準化管理的主要目標。所謂編碼的惟一性，是指同一具體物料出現(xiàn)在任何業(yè)務(wù)環(huán)境中，只能用同一個編碼；而不同的物料，即使在規(guī)格、參數(shù)上有極微小的區(qū)別，也不得使用同一個編碼。因此，通過建立物料編碼標準數(shù)據(jù)庫對已有的正確編碼進行統(tǒng)一管理，可以準確實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部甚至與供應(yīng)商、客戶之間的信息共享，最大程度地降低人為因素造成的重碼、錯碼現(xiàn)象。

    建立標準編碼數(shù)據(jù)庫是一項龐大的系統(tǒng)工程。對于有國家標準、行業(yè)標準可依的物料數(shù)據(jù)，直接依據(jù)相關(guān)標準建立標準編碼；對于沒有相關(guān)標準可依的物料數(shù)據(jù)，例如各種專用設(shè)備配件，可利用系統(tǒng)賦碼與制造商圖號相結(jié)合的方式推進物料編碼的標準化工作。

3 物料主數(shù)據(jù)的管理體系

    3.1 物料主數(shù)據(jù)管理平臺

    物料主數(shù)據(jù)管理平臺不僅是一項軟件工程，更是一個先進物料編碼管理理念的載體。通過實施物料主數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)，將物料主數(shù)據(jù)標準化管理的標準、規(guī)范和流程在系統(tǒng)中固化，可有效提高物料主數(shù)據(jù)管理質(zhì)量和效率。

    3.2 物料主數(shù)據(jù)管理組織及制度

    物料主數(shù)據(jù)標準化分類編碼體系和管理平臺建立后，需明確物料主數(shù)據(jù)管理組織及職能，建立物料主數(shù)據(jù)管理專職機構(gòu)、相關(guān)管理制度及流程。

    建立企業(yè)管理層級與業(yè)務(wù)單位上下對應(yīng)、職責(zé)明晰的物料主數(shù)據(jù)標準化管理組織結(jié)構(gòu)，設(shè)置專職工作人員；制訂物料主數(shù)據(jù)標準化管理制度和相應(yīng)流程，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、落實, 到完整數(shù)據(jù)的提交, 再到數(shù)據(jù)的審核和創(chuàng)建、反饋以及信息庫的管理等一系列環(huán)節(jié), 全部實行規(guī)范操作，責(zé)任到人，才能實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)標準化管理的長效化和常態(tài)化。

4 結(jié)語

    建立物料主數(shù)據(jù)標準化管理體系是加強企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容。高質(zhì)量的物料主數(shù)據(jù)，可有效實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間綜合信息共享的真實度，尤其是對完善采購價格管理體系、倉儲管理體系以及物流配送體系的建設(shè)，推動企業(yè)物資采購供應(yīng)向供應(yīng)鏈管理轉(zhuǎn)型、不斷提升企業(yè)效益具有舉足輕重的作用。

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