企業(yè)的整體經(jīng)營活動由各個不同運動的分子構成，這些運動的分子形成了圍繞企業(yè)業(yè)務流程而存在的三個分支流。只有從優(yōu)化流程的角度去分析清楚各個分支流可以達到的目標，才能真正找到利用信息技術來實現(xiàn)目標的有效途徑。
今天，企業(yè)經(jīng)營管理中最需要的是信息。企業(yè)應用信息技術的目的就是為了及時、準確、可靠地掌握內外部環(huán)境信息，并更好地駕馭和利用這些信息，從而達到提高企業(yè)管理水平、增強企業(yè)競爭力和為客戶提供更加優(yōu)質滿意服務的目的。
我國自20世紀70年代引入管理信息系統(tǒng)以來，在建設和應用上取得了一定的經(jīng)驗，但總體應用效果并不盡如人意。20多年來，國內企業(yè)在MIS/MRPⅡ上已投入了80多億元人民幣的花費，卻收效甚微。其中一個重要原因是系統(tǒng)大多是在功能或者組織結構的基礎上開發(fā)的，而沒有從流程優(yōu)化整合的角度、從技術驅動的角度去考慮，如何利用信息系統(tǒng)更好地幫助企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程。
作為一個企業(yè)，圍繞其整體經(jīng)營活動主要存在三種流的流動：即物流、事務流、資金流。可以說，這三種流的走向體現(xiàn)了企業(yè)的整體業(yè)務流程，而這三種流的好壞直接反映出整個企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)劣。所以在企業(yè)信息化建設的過程中，要深入分析這三種流存在的合理性及其上下鏈條乃至三種流之間的相關效應，更好地利用信息技術來優(yōu)化這三個流。
首先，利用信息技術可以實現(xiàn)用信息流替代資金流。
過去企業(yè)內部資金往來通常是通過各種票據(jù)、賬單等方式來實現(xiàn)。運用信息技術可以用電子貨幣代替資金票據(jù)，在企業(yè)內外部開展電子貨幣形式的業(yè)務往來。最早的電子商務EDI就成功實現(xiàn)了企業(yè)間的電子貨幣往來，所以運用信息處理技術可以達到物流與資金流的統(tǒng)一。
近幾年來ERP（企業(yè)資源計劃）軟件的迅猛發(fā)展，使電子數(shù)據(jù)貨幣從內容到形式都有了進一步的發(fā)展。在ERP產品中，資金流被信息流所代替，票據(jù)貨幣被電子貨幣所代替，并且這種資金流已經(jīng)不是單獨存在的，它在數(shù)據(jù)庫中的存儲狀態(tài)是作為物流上運動分子的屬性而存在。這樣的物流中包含了資金流，實現(xiàn)了物料信息與資金信息的集成，使得傳統(tǒng)的賬務處理同發(fā)生賬務的事務結合起來，不僅能說明賬務的資金現(xiàn)狀，而且還可以追溯資金的來龍去脈——例如將體現(xiàn)債務債權關系的應付賬、應收賬同采購業(yè)務和銷售業(yè)務集成起來，同供應商或客戶的業(yè)績或信譽集成起來，同銷售和生產計劃集成起來等等。按照物料位置、數(shù)量或價值變化，定義“事務流”，使與生產相關的財務信息直接由生產活動生成。
其次，信息流除了能夠代替資金流還能夠代替事務流。
事務流通常發(fā)生在高層決策和控制以及中層的管理與運作上，由于受個人掌握和駕馭信息能力的限制，經(jīng)常需要很多中間環(huán)節(jié)進行信息溝通。如作為企業(yè)中間管理層，其主要就是上情下達、下情上呈和進行部門間的協(xié)作溝通。傳統(tǒng)意義上企業(yè)內部的事務流是通過電話、板報、通知、傳口信以及面對面溝通等方式來完成。這種溝通方式由于存在中間環(huán)節(jié)多信息傳遞速度慢的缺點，不能夠滿足對信息詳實準確的要求。運用信息處理技術和設備可以變原來的事務流為信息流，由信息流體現(xiàn)出企業(yè)各方面的事務運作，比如可以通過內部郵件系統(tǒng)來傳發(fā)數(shù)據(jù)和信息， 通過網(wǎng)上會議、視頻會議系統(tǒng)可以使一個企業(yè)的員工在各個地方都可以參加企業(yè)會議，這樣就可以有效安排時間，免去人員的車馬之勞，同時極大地降低了差旅費用和會議開銷。
目前集成性的辦公自動化系統(tǒng)（OA）越來越受到企業(yè)的重視，這種辦公自動化系統(tǒng)（OA）的主要功能有: 檔案管理、人事管理、信息綜合發(fā)布、工程計劃管理、郵件服務等。辦公自動化系統(tǒng)是ERP的重要補充，它能夠與ERP集成，可以基于B/S方式。OA的主要目的是在企業(yè)內形成暢通的信息溝通渠道，加強對知識的管理和擴散。OA可以使企業(yè)內部的事務流信息更加快速地流轉和傳遞，提高整個企業(yè)的辦事效率和管理水平。因此，實現(xiàn)辦公自動化是企業(yè)信息化建設的首選環(huán)節(jié)。
最后，利用信息流可以更好地跟蹤物流。
對于一個企業(yè)來說，物流改革的一個目標是點到點，以此來反映物品價值點的變化，而這僅僅通過信息流是不能辦到的，這就要靠建立更加合理的物品管理體系和物流配送體系來實現(xiàn)。但利用信息技術可以達到另一個物流優(yōu)化的目標，即能夠記錄和跟蹤物流信息，使企業(yè)可以在任何的時間，知道任何物品的地點和狀態(tài)。甚至通過物流與資金流的結合，可以跟蹤到當前物品所體現(xiàn)的價值。這樣通過信息技術的運用可以更好地把握企業(yè)物流信息，為物流進行持續(xù)不斷優(yōu)化提供信息。
因此，采用技術驅動的方式，用信息流體現(xiàn)企業(yè)價值鏈的信息技術應用方式，可以更好地達到優(yōu)化流程，提高企業(yè)管理水平的目的。
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本文標題：優(yōu)化流程是IT應用成功的關鍵
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