一、電子文檔管理中自動化技術的應用
1、計算機技術在電子文檔管理中的應用
運用計算機技術進行電子文檔管理和應用，標志著文檔管理的現代化。在規范標準的前提下文檔是以件為單位保管的，計算機技術加上專業的軟件開發系統，在獨立的計算機上進行登記、著錄、編號，文檔的紙質文件與電子文件配套存放，從而達到減輕各類文書管理人員的工作壓力、提高文檔工作的質量的目的。
在聯網的電子文檔管理系統中，利用文檔時根據利用者提供的信息在各終端電子文檔管理系統中進行檢索，計算機能迅速、準確地查找到你所需要的電子文檔資料，如果需要還可以把內容打印出來。具有在短時間內準、快、全地提供給服務者以利用，操作簡便、易懂、省時、省力的特點。計算機技術的應用為電子文檔管理自動化帶來質的飛躍。
2、多媒體自動化辦公技術在電子文檔管理中的應用
多媒體技術是指利用計算機對文字、數據、圖形、圖像和聲音等多種媒體信息進行綜合處理和管理的技術。這項技術的應用使計算機具有了圖書、廣播、電影、電視、幻燈、錄像等諸多媒體的功能，用戶可以通過多種感官刺激與計算機進行豐富的互動式信息交流。
多媒體自動化辦公技術應用于電子文檔管理，形成多媒體電子文檔管理系統。一般而言，現有的多媒體電子文檔管理系統具有以下特點和優勢：
（1）窗式界面，流程直觀。
（2）豐富的人性化設計，明確的操作導向服務，實現人機互動式對話。
（3）查詢方式多樣化，操作更簡便、快捷、高效。檢索及查詢不同內容的電子文檔可以輸入諸如編號、文件名、類別、日期等關鍵字段。支持各種門類不同載體的電子文檔管理，對文檔著錄方式可以設定輔助項。
（4）依據電子文檔標準化、規范化建設的原則，設置具體分類方案，銜接傳統的文檔資料管理方式。
（5）在數據交換功能上，配置數碼像機、文檔掃描儀、打印機，能夠實現電子文檔的多頁掃描、頁面刪除、縮略圖、自由排版、編研、打印結果等項功能。多媒體技術的應用，為電子文檔管理工作帶來具體、生動、直觀、靈活的現代辦公模式，開創了電子文檔管理的新時代。
3、網絡一體化技術在電子文檔管理中的應用
網絡技術應用在電子文檔信息資源管理上，是通過信息高速公路來實現計算機之間的信息交流和資源共享的技術。它具有的優勢和特點：
（1）廣域性和均等性。利用網絡，無論計算機位于繁華都市還是偏遠地方，都能共享計算機網絡上的電子文檔信息資源，得到同等的網絡服務。
（2）即時性和雙向性。隨時更新的網上信息可以通過網絡實時傳播到各處，向電子文檔利用者提供即時性的服務，同時利用網絡采集電子文檔，使電子文檔信息的利用率最大幅度地提高。
（3）檢索效率高。主要體現在檢全率、檢準率、檢索速度上。
（4）整體的協作性。電子文檔信息網絡將一定范圍（國家或地區）內各級、各類行政、事業、企業等機構的網站，有計劃地、科學地組成一個統一領導、多層次、多功能、布局合理、相互合作、相互結合的體系，資源整合優化，體現了地區或行業間的協作性。
（5）電子文檔信息網絡一體化進程的實踐，可以達到同時促進各地、各級文檔建設的標準化、規范化發展，規范行政行為和行業行為。
二、正在創建中的數字化資料館
廣義上的數字資料館是指存儲和利用文檔信息資源的信息空間，是一個由眾多電子資源庫群、電子文檔信息資源處理中心、電子文檔用戶群構成的數字資料館群體。從國內數字資料館研發的現狀來看可由四部分組成，其特點和功能分別是：
信息采集系統。它由三個子系統即接收子系統、館藏資源數字化子系統、信息搜尋子系統組成。每個子系統下再由數個相應的業務流程對話窗口構成。該部分的作用是數字資料信息資源開發和利用的基礎，是資料從庫存資料向信息資源轉換的中間站，它能對館藏的各種介質的電子資料進行數字化處理和存儲；接受在線各級電子政務系統中各個部門形成的資料文件信息，可以主動搜尋網上有價值的電子資料信息。
信息利用系統。它由四個子系統即資料信息開發子系統、綜合智能查詢子系統、網站信息發布子系統、光盤發布子系統組成；子系統下設立相應的對話框。該部分具有能在海量數字信息中高效、準確檢索電子文檔信息的優勢，根據需要可迅速組織起不同重點的、完整的編研材料，對電子文檔信息的查閱、調閱、發布都基于網際網絡，使利用者在任何地點和時間都能得到需要的數字文檔信息，充分發揮電子文檔的信息價值，實現資源的社會共享。
信息管理系統。它由相應的業務功能對話框組成，諸如電子文檔的目錄管理、信息分屬類別的鑒定、信息統計分類號、主題詞標引、報表打印等內容。針對采集來的信息進行整理、分類等標準化處理，將大量無序的信息有序化處理，實現數字文檔在業務管理部門的全程管理。系統維護系統。由基礎數據維護、權限管理、網絡安全、加密存儲、數字簽名、備份、恢復數字遷移等功能對話框組成，實現對數字資料館整體系統的維護功能。系統維護采用統一用戶管理以及分級安全措施，同時對電子原文進行高強度的加密存儲，對用戶、原文實現雙重控制，保證數據訪問的安全性。
三、初現端倪的虛擬資料館
虛擬資料館是虛擬技術與網絡技術結合的產物。虛擬技術運用于電子文檔信息資源的管理，就是通過特定軟件和網絡技術將時空上分散的信息資源連成一體，使之成為有別于一般意義上的含有虛擬技術的文檔信息資源網絡。虛擬資料館具有的特點和功能：
一是實現由完全的文檔實體（物理）保存模式為主向文檔信息管理模式為主的轉變；文檔載體的多樣性更加豐富，電子類文檔成為主體，資料館的角色是社會文檔資源的“審計員”。
二是實現等同于人腦記憶功能的社會記憶功能。
三是實現意義更加廣泛的文檔信息資源共享，文檔信息資源走向充分開放，為政府決策，為社會大眾提供全方位及時有效的服務。
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