1 加強檔案信息化管理的重要價值
早在2002年，中央就發出了大力加強企業管理信息化化建設的要求，其宗旨就是使企業信息化建設能夠健康發展，并以此提升企業現代化管理水平和市場競爭力。檔案信息化建設是企業信息化建設的重要組成部分，檔案信息化建設是以現代計算機網絡技術為依托，以數字信息為主要形式，充分利用和發掘檔案信息資源，經過一系列操作程序最終實現檔案管理工作最大化地服務于企業經濟效益的目標。
企業檔案是企業的真實縮影，它以文字、圖表、圖片等形式涵蓋了生產經營、企業管理、運轉決策、人事調動、資金周轉、技術檔案等全面而詳實的企業信息，具體內容包括文書檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、人事檔案、財會檔案等。傳統的紙張文檔由于長期保存且經常查閱易損壞或遺失，且受溫度、空氣濕度，蟲蝕、火災等自然條件的限制不易保存，給企業檔案的保存、使用帶來諸多不便，新時期隨著經濟的快速發展，企業對于檔案的需求也由過去的單一需求轉變為對檔案、現行文件、圖書、情報，情報檢索的綜合需求，這就給傳統的檔案管理模式和理論提出了新的挑戰，面對錯綜復雜、海壁的市場信息，更好地服務于企業生產、科研、及整個市場運作，實現由傳統檔案管理模式向現代信息化管理模式轉變已成為不可逆轉的必然趨勢，國家對于檔案管理也給予高度重視，為規范檔案管理工作，提升檔案管理水平與質量，強化檔案管理在企業改革與發展中的服務與保障功能，在2002年10月國家檔案局、國家經貿委、國家紀委聯合出臺了《企業檔案管理規定》的通知，為企業檔案管理提供了法律上的支持與保障。檔案信息化建設的最終價值就在于：以科學創新思想、現代的管理理念為指導，運用先進的網絡技術、信息手段，將企業的文件檔案等綜合信息進行整理、開發、歸檔、保存，并經過技術處理實現數字化、網絡化，實現資源共用、共享，使企業檔案利用率最大化，為企業的可持續發展提供有力保障。
2 企業管理中檔案信息化管理現狀
企業檔案管理發展至今仍落后于社會主義市場經濟發展的步伐，縱觀我國大型企業與中小企業在檔案信息化管理方面有很大差距，橫向來看我國企業檔案信息化建設步伐與外國企業、外商企業、中外合作企業又存在一定差距。我國企業信息化建設步伐發展遲緩存在諸多因素。諸如由于政府企業領導認識不到位，導致管理水平不均、管理粗放，人員素質差，業務水平低，沒有專業的管理機構，致使檔案管理混亂，檔案的安全性差保密系數低。
2.1 檔案信息化建設發展步伐緩慢
檔案信息化建設發展步伐緩慢，尤其是中小企業和民營企業。改革開放20多年，雖然中小企業取得了長足發展，為國民經濟做出了巨大貢獻，但在檔案管理尤其檔案信息建設方面與國有大中型企業存在較大差距。企業領導民營企業老板往往由于認識不到位，在很大程度上制約了檔案信息化建設的進程，在檔案管理上仍以傳統的管理模式為主，在一定程度上制約了中小企業的發展。傳統的檔案管理在人力、物力、財力、時間等方面造成了不同程度的浪費，企業檔案的信息化建設需要投入較大的資金、配備引進檔案管理所需的軟硬件技術，急需組建一支綜合素質高專業性強的檔案人才隊伍。
2.2 檔案信息化水平低且管理粗放
“一人一機一室”式檔案管理模式在企業檔案管理中并不少見，仍以傳統的文檔管理為主，不能滿足檔案的查找與應用，文檔內容只是簡單的在計算機中存錄，在檔案的存錄前沒有很好地甄別，庫存中沒有清毒防護，逾期文檔不能及時處理。粗放的管理使檔案管理工作效率低下，信息資源在某種意義上講一種浪費。檔案管理用的計算機功能單一，見限于檔案目錄和文檔的打印儲存，在人才、資金、時間和物力上造成浪費。
2.3 檔案管理人員安全及保密意識淡薄
計算機網絡技術的普及與應用給檔案管理帶來了前所未有的便利與快捷的同時，檔案管理中存在漏洞與不足，使檔案的安全與涉密問題普遍存在。檔案信息中有很多是企業的涉密內容，包括一些關鍵性的數據、企業產品專利、商標檔案及其他的商業機密。增強檔案信息管理人員的檔案保密意識，加強計算機信息系統的安全設置與防護，是企業檔案管理的基本準則。
2.4 檔案管理人員素質亟待提高
企業檔案管理正處于有傳統檔案到現代信息化管理的過度時期，企業檔案管理人員需要的是具備高素質的復合型人才。而現有的檔案人員大部分技術水平偏低，單純熟悉計算機操作已遠遠不能滿足現代檔案信息化的處理要求，即使企業擁有現代化的信息處理設備也不能充分發揮其功效，造成資金設備上的浪費。所以加強企業檔案管理人員的技術培訓，不斷提升其專業技能與素養，并對信息化專業人才加強儲備是企業信息化建設的重要保障。
3 現代企業檔案信息化建設路徑
(1)領導參與建立健全企業檔案管理機構，檔案信息化是一個長期系統復雜的工程，需要企業領導參與協調，建立一個強有力的組織機構，包括前期的籌備工作，軟硬件的安裝調試、技術人才的引進與培訓、系統的維護等進行全面考慮，人員、資金、技術到軟硬件的引進開發都需要進行可行性研究，進而落實資金到位，人員合理引進，配備，保證下一步工作的順利實施。
(2)加強對檔案管理人員的技術培訓，為保證檔案在信息收集、整理、校對，存檔及使用工程中的準確、真實、完整。不僅需要檔案管理人員具備過硬的計算機、網絡應用技術，同時對企業本身生產流程、安全生產、環保技術，市場營銷、售后服務、黨政方針、國家的法律法規與企業相關的方方面面都要有所了解，準確把握社會經濟發展的脈搏，及時收集準確判斷市場信息，為企業領導決策提供有價值的資料信息，真正發揮檔案信息的導航功能。同時提升自身思想政治水平尤其是職業道德的修養，以保證使用機密檔案的安全性。
(3)做好基礎管理工作逐步推進信息化管理進程。由傳統的紙質文檔、圖片、膠卷向現代信息化管理過渡需要一個過程。檔案管理的目的都是為企業生產、經營提供服務的，企業檔案部門要對企業文件材料的形成、積累、整理和歸納進行指導、監督、檢查，并積極與其他部門或單位予以協調，在檔案信息轉換、傳輸、儲存過程保證其真實性、準確性、完整性，尤其在電子文件歸檔和管理過程中，需要注意做好著錄和標引工作，按照國家規定的數據標準，統一著錄項目，統一檢索語言，規范制作數據，規范檢索標識，以保證檔案數據檢索的準確與完整，對于過渡時期的傳統文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進行整理、分類、編號，原有的紙質文檔、照片、膠卷等注意妥善保存，防止損壞丟失。
(4)注意檔案信息化軟件的應用開發，加快檔案信息資源數據庫建設。企業檔案管理以前沿的應用軟件為技術依托以網站作為基礎平臺，實現電子文件全文數據化，在網站上進行實時管理與應用，使檔案信息資源數字化、數據庫化，信息服務剛絡化。信息管理自動化、信息建設法制化，使企業檔案信息化建設始終在健康，有序的軌道上向前發展，為企業可持續發展提供有力保障。
(5)加強企業檔案的網絡安全性與文檔保密性，保證檔案信息化建設的順利實施與健康發展。檔案信息化的發展給企業檔案工作帶來了極大便利與快捷的同時，檔案信息的安全性與保密性因其涉及企業的生存，發展與企業安危，也必須予以高度重視。隨著檔案信息建設步伐的推進，應進一步強化對檔案辦公用的計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備，自動化辦公系統必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統與互聯網采取物理隔離，用于處理企業涉密信息的計算機嚴禁上互聯網，更不允許通過巨聯網傳遞企業的涉密信息，為保證檔案管理人員為個人私利透露商業機密，在對檔案管理人員進行檔案安全性教育與職業道德培訓的同時，主管部門必須通過嚴格的獎懲制度給予約束。
(6)為了進一步推動企業檔案信息化建設，尤其是發展緩慢的中小型企業．地方政府可以給予資金、技術、政策等方面的扶持和保障，進一步加快中小企業檔案信息化建設進程，政府給企業以政策上的傾斜與保障，從長遠來看受益的不僅是企業本身，企業的發展壯大可以推動地方經濟的發展，緩解地方政府的就業壓力，增加地方政府的財政收入。
總之，企業檔案信息化建設是企業信息化建設的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術革新，是知識經濟時代的必然產物，檔案信息化在企業管理中的應用與發展必將推動企業信息化管理的進程，更好地服務于企業的生產、經營及其他各項管理工作，在企業可持續發展過程中發揮不可替代的重要作用。
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