一、會計流程的內涵
會計流程是為了順利完成會計這一管理活動而財務的有效工作方式方法流程。為了達到目的,企業中的會計流程會直接和業務相關聯,從業務中獲取數據而產生記賬的流程。通過這樣的流程反映經濟活動中現金的流入流出、企業內部資源的流向等,并同時以賬簿、記賬為依據,編制相關報表提交給管理層、政府機關、投資人等。
二、傳統會計流程的缺陷
(1)信息處理滯后。傳統的會計流程對于業務端的賬務信息記錄,往往通過業務部門提交上來的原始單據記錄賬務信息,而不能及時的在業務發生時就產生記賬,造成財務信息的滯后。例如,企業中通常存在的財務資金信息落后于業務物流信息。
(2)集團層面上管控不及時。傳統的會計流程無法跟上企業迅速發展的步伐,當企業迅速發展形成集團并且產生基于分/子公司的財務核算結構時,缺乏對這種多組織單元的核算結構的有效管理。集團財務從集團的角度上如果想查詢其他公司的財務賬,不能及時查詢,這樣會造成信息的斷層。集團財務如果不能實現實時查詢其它公司的財務情況,就無法從整體對集團公司的財務情況做到管控,同時也無法得知之前下發的預算情況,各公司有沒有有效的執行。
(3)業務、財務不能形成統一化。傳統的會計流程缺乏財務與業務的高效實時集成,因此無法從財務的角度去跟蹤企業的整個價值鏈的運營過程。在很大程度上,財務管理工作更多的還是處在會計核算的階段,真正將財務應用于業務管理方面的工作還比較少。雖然各項生產經營性活動在開展,但由于缺乏相應的工具和手段,財務無法或很難及時獲取到相關信息,例如采購時采購差異的產生、生產時生產成本的控制等等。這樣就只能做到在事后進行總結和分析,也就無法及時去指導或管控前端的業務,使之能及時地做出改善。
三、會計流程再造的含義與指導原則
針對于目前傳統會計流程的現狀,企業在進行會計流程再造時應該注意將會計流程有效的融入企業的業務流程之中,利用信息化工具對會計流程進行數據上的記錄,并且在財務信息上做到可以從集體角度對下屬各分/子公司做到實時有效的查詢。通過統一的集團財務流程、記賬編碼規則、單據留檔等,將集團的數據做到有效的積累,便于未來基于先前年度業務數據的財務分析工作。
SAP ERP是基于SAP公司對于企業深度定制的一款信息化軟件,目前世界500強的公司中有80%都正在從這款信息化軟件所帶來的流程管理變革中獲利,針對于企業目前的現狀,結合SAP ERP信息化工具,對于企業的會計流程進行再造變革,主要包含以下幾方面內容:
(1)財務、業務一體化。SAP ERP中包換采購及庫存管理(MM)、生產管理(PP)、銷售管理(SD)、財務及成本管理(FICO)等核心業務管理模塊。由于SAP系統各業務及財務管理模塊的高度集成性,因此可以真正實現業務、財務的一體化,實現信息的共享和透明,實時準確得獲取到相應的有用信息,為財務的管控提供信息和系統的基礎支撐。由于實現了業務、財務的一體化管理,一方面可以確保業務、財務數據的鉤稽關系(通過授權,可以從業務數據查財務數據,也可以從財務信息反查業務數據);同時,也能實現對各公司從新化股份集團層面上進行管控,做到在系統中實時地查詢到各公司財務明細賬,查詢相關報表,了解個各公司的生產經營情況。
(2)搭建企業集團層面的財務控制體系。借助SAP系統,搭建一個滿足新化集團公司未來發展戰略的財務管理統一平臺,并能靈活應對公司組織架構的變更,統一集團會計科目表、統一會計核算流程、統一財務管理的標準和口徑,為集團財務管控的實現提供一個堅實的系統平臺。建立起一個實時、準確、高效的集團財務管理信息系統,并能按權限控制實現跨公司、跨賬套的多緯度查詢和監控。
(3)搭建企業統一的財務基本數據體系。借助SAP ERP,對總賬科目的設置進行一次集中的梳理和規范,形成新的會計科目流程。適當增加設置較為粗泛的科目,精減部分設置繁冗的明細科目。例如,可以按照固定資產類別來增加固定資產明細科目,便于固定資產明細科目的維護,并且可以按照資產類別的維度來計提并自動歸集部門的折舊費用,便于計算成本中心費用、核算成本、管理固定資產,對于后期報表的只做也方便提供數據。又如對于管理費用、制造費用、銷售費用中下級科目均存在同一費用科目的情況,未來在SAP中使用功能范圍作為費用科目的維度來劃分。這樣可以減少科目數量,精簡報表體系,便于后續的財務統計分析。
五、基于SAP ERP的會計業務流程重組的注意事項
(1)注重管理思想的提升。借助于SAP ERP的會計業務流程重組,打破了傳統的財務智能方式,節約了財務記錄賬務的時間。財務人員從單純的記賬人員轉向了財務管理人員,通過財務對業務端的及時有效的反饋信息,監控前端業務,向前端業務提出改善建議,改善后的業務再次反饋到財務信息上,形成企業不斷優化的良性循環。因此,在進行基于SAP ERP的會計流程再造時,應著重對數據的準備和管理人員、財務人員思想上的提升做出改善,而不是簡單的針對于流程來改造。
(2)抓住流程控制點。流程控制點是流程再造中重要的一個環節,通過對流程控制點的設置可以影響都企業未來的管理重點部分。例如同類業務但是屬于不同的流程,為了便于未來企業的管理,可以分開流程考慮。
會計業務的流程重組伴隨著巨大的風險,我國的信息化建設還比較落后,基于SAP ERP的流程再造在國外已經很普遍,但是在我國才剛剛開始,在重組時一定要做好企業現狀流程的調研,覆蓋到企業的問題,為SAP ERP實施做好堅實的基礎準備。
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