一、企業(yè)簡介
杭州華日電冰箱股份有限公司是全國用戶滿意企業(yè)、“中國工業(yè)行業(yè)排頭兵”企業(yè)和浙江省高新技術企業(yè)。現(xiàn)公司注冊于2001年，注冊資金為壹億伍仟萬。公司主要生產(chǎn)經(jīng)營電冰箱、冷柜和各類家用商用制冷器具。
公司擁有國際水準的技術研發(fā)機構和先進的生產(chǎn)制造基地，具有200萬臺電冰箱、冷柜和各類家用商用制冷器具的年生產(chǎn)能力。主導產(chǎn)品華日冰箱是“中國名牌產(chǎn)品”、“全國用戶滿意產(chǎn)品”和首批“中國節(jié)能認證產(chǎn)品”，“華日電器”是“中國馳名商標”。公司通過ISO9001質(zhì)量管理體系認證和ISO14001環(huán)境管理體系認證。
“華日”具有30年專業(yè)制冷優(yōu)勢，在制冷產(chǎn)品的智能控制、無氟環(huán)保、高效節(jié)能等方面達到同行領先水平。“華日”在行業(yè)中較早掌握以無氟替代為代表的核心技術。華日無氟改造項目榮獲聯(lián)合國環(huán)境署“示范項目杰出貢獻獎”，是中國家電冰箱行業(yè)中唯一獲此殊榮的企業(yè)。中央電視臺對華日無氟替代項目的采訪節(jié)目在上海世博會聯(lián)合國館播放。
華日數(shù)碼智能冰箱是國內(nèi)同行中唯一的“國家重點新產(chǎn)品”。華日電冰箱列入“中國節(jié)能產(chǎn)品企業(yè)領袖榜”，被授予“中國優(yōu)秀工業(yè)設計獎”和全國冰箱行業(yè)品質(zhì)“標桿”獎、“常青樹獎”等榮譽。
圖1 杭州華日電冰箱股份有限公司
二、企業(yè)信息化應用總體現(xiàn)狀
杭州華日電冰箱股份有限公司(以下簡稱華日冰箱)隨著自身的快速發(fā)展，管理正逐步由粗放型向著精細化管理轉(zhuǎn)型，華日冰箱高層領導已經(jīng)充分意識到隨著公司的高速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)在的風險被快速的放大，在公司戰(zhàn)略性的拓展產(chǎn)品線、擴張生產(chǎn)規(guī)模、豐富生產(chǎn)模式以及以后集團化經(jīng)營的目標導向下，公司需要建立全面的信息化建設規(guī)劃，以能夠支撐華日冰箱的發(fā)展需要。
公司的信息化建設正在逐步完善中，特別是信息化技術的快速的發(fā)展使得公司信息化軟件的管理日趨重要。
OA辦公系統(tǒng)：實現(xiàn)網(wǎng)絡交流、培訓、公文流轉(zhuǎn)、會議管理、部門工作計劃管理、日程管理、通知新聞發(fā)布、公文信息的查詢，極大地提高了辦公效率，促進部門間的溝通與協(xié)作。
PDM系統(tǒng)：產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)管理公司所有與產(chǎn)品相關信息(包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構、權限信息等)和所有與產(chǎn)品相關過程(包括過程定義和管理)，為公司研發(fā)部門技術支持。
網(wǎng)絡分銷系統(tǒng)：公司以集中管理為目標，以透明化的業(yè)務過程管理為基礎，實行有效及時的管理和控制市場分銷過程。真正加強公司對分支機構的管理力度，縮短產(chǎn)品在渠道的運轉(zhuǎn)，降低渠道管理成本，為公司經(jīng)營決策提供實時數(shù)據(jù)。
財務系統(tǒng)：通過系統(tǒng)的全面應用，實現(xiàn)采購、銷售、倉儲、財務一體化管理，保證了公司數(shù)據(jù)共享與信息集成，確保財務數(shù)據(jù)的準確性、系統(tǒng)性和及時性；系統(tǒng)自動監(jiān)控業(yè)務發(fā)生限額，加大了財務監(jiān)控力度；通過對供應商和客戶的全面管理，在一定程度上降低了企業(yè)財務運營風險，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。
人事管理系統(tǒng)：實現(xiàn)對于組織、崗位、職務、人員檔案等的全面管理。系統(tǒng)按照國家標準規(guī)范，建立人事信息檔案。預置人事業(yè)務變動處理規(guī)則，還可以進行定制，靈活實現(xiàn)日常人事業(yè)務變動。
客戶滿意度調(diào)查系統(tǒng)：公司通過定期和不定期的顧客滿意度調(diào)查來了解不斷變化的顧客需求和期望，并持續(xù)不斷地改進產(chǎn)品和提供產(chǎn)品的過程，真正做到以顧客為中心。
短信銷量平臺系統(tǒng)：基于STK方式的“華日銷量上報及查詢報表系統(tǒng)”，將公司的銷售渠道管理落地到普通手機終端上，擴大了系統(tǒng)信息化的覆蓋面，促進了渠道管理信息化水平的提升、提高了公司的辦公效率和準確率。
技術服務中心管理系統(tǒng)：有效的管理公司售后服務中心配件收發(fā)情況。
ERP生產(chǎn)系統(tǒng)：公司通過ERP的使用使生產(chǎn)過程能及時、高質(zhì)地完成客戶的訂單，最大程度地發(fā)揮這些資源的作用，并根據(jù)客戶訂單及生產(chǎn)狀況做出調(diào)整資源的決策，提高了企業(yè)的綜合競爭能力。
三、參評信息化項目詳細情況介紹
1. 項目背景介紹
公司信息化工作已開展了十多年，引進了不少系統(tǒng)軟件，包括了財務、ERP、銷售管理、人事管理、PDM等多項系統(tǒng)軟件，但由于均是業(yè)務方面的為主，缺乏互相之間關聯(lián)，為了一項數(shù)據(jù)，可能需要上多套系統(tǒng)才能解決，總體上存在效率打折的現(xiàn)象。
為了使公司的決策和管理工作科學化，使各部門在執(zhí)行工作流程中加快信息傳遞和工作流程處理，公司認為有必要將協(xié)同辦公納入公司信息化體系，并作為一項重要的工作內(nèi)容來來實施，通過實施協(xié)同辦公和對各系統(tǒng)軟件進行整合，保證各類工作流程及時流轉(zhuǎn)，加快信息處理。公司通過多方調(diào)研，決定實施協(xié)同辦公項目。
2. 項目目標與實施原則
項目目標
1）建立了系統(tǒng)審批流程，實現(xiàn)了網(wǎng)絡辦公審批功能，還解決了遠程辦公困難的問題。
2）實現(xiàn)了單位知識文檔的積累與共享。
3）建立了企業(yè)文化建設平臺，促進了公司企業(yè)文化的建設與沉淀。
4）利用先進的網(wǎng)絡辦公平臺，實現(xiàn)了信息化辦公。
實際工作中，OA辦公系統(tǒng)項目實施不是一蹴而就的事情，在這個實施過程中有很多細節(jié)需要項目負責人注意，就按照一般實施步驟分析如下：
1）調(diào)研階段：這一階段分為兩個方面，一是對內(nèi)調(diào)研；二是對外調(diào)研。對內(nèi)調(diào)研是指對OA辦公系統(tǒng)需求方面的調(diào)研，這個原則是廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚，必須得分清主次關系，避免貪大求全。對外調(diào)研則是指對OA產(chǎn)品的調(diào)研，首先要在需求引導下去了解各產(chǎn)品，其次要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。
2）選型階段：首先，在軟件結(jié)構方面，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。 其次，在售后服務方面，應選擇能及時提供服務支持的軟件提供商。最后，在價格方面，應該多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3）試用階段：由于工作流是OA系統(tǒng)最核心的部分，所以試用必須讓日常工作中最熟悉工作流的員工參與，他們對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
4）培訓階段：培訓階段有兩個方面，一是系統(tǒng)管理員的培訓；二是普通用戶的培訓。系統(tǒng)管理員的培訓非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。另外培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式，這樣有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
5）運行維護階段：日常運行維護中的原則：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。
3. 項目實施與應用情況詳細介紹：
實施主要系統(tǒng)：OA
主要功能模塊：協(xié)同辦公、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、日程/計劃/會議、公共信息和內(nèi)部系統(tǒng)等功能模塊。
圖2 OA管理系統(tǒng)
實施方法與步驟
1）調(diào)研：在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。仔細了解員工對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。同時，針對企業(yè)內(nèi)部流程的調(diào)研和梳理工作也要在實施協(xié)同OA系統(tǒng)之前操作起來，很多企業(yè)常犯的一個問題是把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程直接照搬到新上的辦公自動化系統(tǒng)里，未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程在新系統(tǒng)里運作相當于新瓶裝老酒，現(xiàn)實的可操作性不強。企業(yè)要運作一個高效的辦公自動化系統(tǒng)，就必須對協(xié)同OA流程進行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問題點，采取適合企業(yè)實際情況的最佳做法，在整個企業(yè)內(nèi)部建立一個動態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過對企業(yè)現(xiàn)有流程進行重新整合實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運作，以流程帶動信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺數(shù)據(jù)庫的鏈接實現(xiàn)相關數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使協(xié)同OA流程和管理真正結(jié)合起來在協(xié)同OA系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。在產(chǎn)品調(diào)研方面要“廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚”。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產(chǎn)品，這個標準應從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。
2）選型：有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認為，應從以下幾方面多加考慮：從軟件結(jié)構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應盡可能使服務本地化，這樣有利于得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的一個沉重負擔。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3）試用：做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運行之前對系統(tǒng)進行了全面細致的測試，但在隨后的一個月試運行中還是出現(xiàn)了很多預料不到的問題。
4）溝通：運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。
5）培訓：培訓有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統(tǒng)管理員的培訓非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
運行維護：日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。
4. 效益分析
通過項目實施，公司整體的辦公效率明顯提高，也促進了公司整體運行效率的提高，主要體現(xiàn)在以下各方面：
1）通過建立了系統(tǒng)審批流程，實現(xiàn)了網(wǎng)絡辦公審批功能，解決了遠程辦公困難的問題。
2）實現(xiàn)了單位知識文檔的積累與共享，提高了管理的規(guī)范性和透明度，提升企業(yè)整體管理水平，促進企業(yè)管理的進一步深化。
3）以協(xié)同辦公系統(tǒng)為平臺，整合了各系統(tǒng)軟件，建立了公司經(jīng)營與決策一體的信息系統(tǒng)，公司領導在第一時間獲取公司運行數(shù)據(jù)，使決策得到的數(shù)據(jù)支持準確而及時，提高了決策的科學性。
4）完善了企業(yè)文化建設平臺，促進了公司企業(yè)文化的建設與沉淀。
5）建立了部門間業(yè)務協(xié)同的信息系統(tǒng)，減少信息失真并提高信息處理速度，提高了工作效率。
6）利用先進的網(wǎng)絡辦公平臺，實現(xiàn)了無紙化辦公，每年節(jié)約紙張及打印耗材費用超過15萬元。
四、企業(yè)信息化未來發(fā)展規(guī)劃
華日冰箱的總體戰(zhàn)略是構建一套完整、專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，規(guī)范和提升企業(yè)的整體管理水平，其中包括能支持公司管理的ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺、華日冰箱的管理機制、華日冰箱的公司文化。而信息化體系是構建這一體系的有效手段和唯一的運行載體，有著重要的戰(zhàn)略地位。
圖3 華日冰箱信息化架構
華日冰箱信息化建設的總體目標是以華日冰箱核心業(yè)務的信息化建設為重點，以管理信息化建設為中心，全面提升管理績效，打造企業(yè)核心競爭力。其體現(xiàn)在業(yè)務、管理和決策方面分別為：
業(yè)務方面：
提高核心業(yè)務信息化管理水平。
提高信息反饋效率，業(yè)務信息及時交流；
提高信息準確率，財務信息和業(yè)務信息準確率均為100%；
建立財務業(yè)務一體化的信息系統(tǒng)，提高準確率和業(yè)務處理效率；
建立部門間業(yè)務協(xié)同的信息系統(tǒng)，減少信息失真并提高信息處理速度；
建立經(jīng)營與決策一體的信息系統(tǒng)，使決策得到的數(shù)據(jù)支持準確而及時；
提高公司運作效率，縮短業(yè)務處理的時間；
管理方面：
加強各事業(yè)部對業(yè)務的運營管控能力，統(tǒng)一進行風險管控；
提高管理的規(guī)范性和透明度，提升整體管理水平；
決策方面：
為決策提供及時準確的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學性。
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本文標題：協(xié)同辦公引領杭州華日電冰箱ERP信息化整體發(fā)展
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