背景：期待企業(yè)長久常青
南京中山制藥廠始建于1991年，是隸屬于南京醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)集團的骨干企業(yè)。雖然中山制藥在業(yè)內(nèi)不算是大企業(yè)，但“船小好調頭”，憑著靈活的管理機制，機敏的市場觸角，在競爭激烈的市場大潮中中山制藥也能乘風破浪，后來居上。
回顧過去，中山制藥確實不止上了一個臺階——擁有“玄七通痹膠囊”、“枳術顆粒”等一系列獨家生產(chǎn)的國家級新藥，先后承擔多個國家級科技項目，成績可喜可賀；但向上看，還算不上“行業(yè)先鋒”的中山制藥廠也非常清楚，實力強于自己的對手很多。隨著藥品降價風一波高過一波，利潤空間進一步壓縮，大企業(yè)面對多變的市場尚不敢疏忽大意，何況中山制藥廠。如何讓自己站得更高、看得更遠？如何讓企業(yè)也能像整個制藥行業(yè)一樣“長久常青”？
管理和運營效率是企業(yè)成敗的關鍵。基于手工操作的傳統(tǒng)管理方式的弊端已畢現(xiàn)無遺，企業(yè)的經(jīng)營管理必須依托于一套完善的信息系統(tǒng)來開展。拿起“信息化”的有力武器，進行企業(yè)管理的改造與提升，中山制藥已別無選擇。
選型：描繪信息化同心圓
迫切利用信息化強身健體的中山制藥在著手規(guī)劃信息化時，并沒有急于求成，蒼促上馬。中山制藥堅持強調以下三點：
全局性：對企業(yè)來講，如果缺乏對IT系統(tǒng)規(guī)劃的全局觀念，“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，簡單追求一些片面應用，最后導致應用系統(tǒng)建設的分散，業(yè)務系統(tǒng)不能銜接、數(shù)據(jù)不能共享，那么中山制藥的整體運作將很難被帶動起來。所以，中山制藥規(guī)劃信息化系統(tǒng)建設時，眼光不局限于管理中個別環(huán)節(jié)的“改良”，而是希望從全局角度構筑完整的信息化藍圖。因此，中山制藥決定引進ERP、OA等，一氣呵成，全力推進信息化。
前瞻性：“人無遠慮，必有近憂”，企業(yè)發(fā)展亦同此理。中山制藥像制定企業(yè)發(fā)展的“三年重點，五年規(guī)劃，十年戰(zhàn)略”一樣，對信息化系統(tǒng)建設提出前瞻性要求。近期，以OA、物流、財務、人力資源管理為重點，然后突破生產(chǎn)管理、質量管理，在業(yè)務信息化后，再實現(xiàn)“分銷”、“電子商務”、“客戶關系管理”、“供應鏈管理”等。中山制藥以提升企業(yè)核心競爭力為軸心，構想信息化建設的同心圓。
中山制藥的信息化“同心圓”
專業(yè)性：藥品是特殊商品，藥品的生產(chǎn)、經(jīng)營管理每個環(huán)節(jié)都有很多不同于其它商品的特殊要求。比如：藥品分類管理、“兩號一標”管理、GMP、有效期管理，而且制藥流程工序復雜，生產(chǎn)控制難度大，質量要求極高。行業(yè)的特殊性對ERP系統(tǒng)以及合作伙伴提出相當高的要求。
所以，雖然中山制藥建設信息化的想法由來已久，但選擇卻并非水到渠成。從需求調研、軟件分析、廠商考察到用戶考察，選型中的每一步，中山制藥的核心領導層都全程關注，仔細斟酌。中山制藥對信息化系統(tǒng)的“整體性”、“前瞻性”、“專業(yè)性”三大要求，讓不少軟件提供商落選。幾經(jīng)淘汰，金思維憑借“技術”、“產(chǎn)品”、“服務”綜合實力頂住了“時間短”、“要求高”、“難度大”的壓力，最終接了中山制藥信息化建設的“帥印”。按照雙方協(xié)商，服務于中山制藥的“先頭部隊”是金思維ERP系統(tǒng)(JSERP制藥行業(yè)版)和金思維辦公自動化系統(tǒng)(JSOA)。
實施：把握行業(yè)特色，融入GMP精髓
“GMP”（Good Manufacturing Practice ，藥品生產(chǎn)質量管理規(guī)范）。它是一種特別注重制造過程中產(chǎn)品質量與衛(wèi)生安全的自主性管理制度。GMP對制藥企業(yè)的機構人員、廠房設施、設備、物料、生產(chǎn)、質量、銷售與回收等進行了嚴格規(guī)定，是藥品生產(chǎn)和質量管理的基本準則。根據(jù)國務院公布的《藥品管理法實施條例》規(guī)定，2004年6月30日前藥品生產(chǎn)企業(yè)必須通過GMP認證，未通過的將停止其生產(chǎn)資格。所以，GMP是衡量企業(yè)是否具有制藥資格的一道硬杠桿，是藥品市場準入的一道技術壁壘。同樣，制藥企業(yè)實施信息化也必須在符合GMP標準的前提下進行。
質量是企業(yè)的生命線，在信息化建設中必需全面貫徹GMP，中山制藥對此絲毫不含糊。JSERP醫(yī)藥行業(yè)版貫穿藥品生產(chǎn)企業(yè)管理的每一個環(huán)節(jié)，并針對醫(yī)藥行業(yè)特殊特點，將新品開發(fā)、生產(chǎn)管理、質量管理等子系統(tǒng)全程融入GMP精髓，可以有效幫助企業(yè)加強質量控制、產(chǎn)品跟蹤、數(shù)據(jù)分析，并支持企業(yè)不斷地提高產(chǎn)品質量和客戶服務水平。
A、有效期管理
藥品是一種特殊商品，時效性很強，必需嚴格控制有效期。在手工條件下，倉庫管理人員需要花費大量的時間和精力進行出入庫的核對、檢查以及有效期管理等工作。通過JSERP系統(tǒng)，藥品出庫管理嚴格遵循“先產(chǎn)先出，近期先出”的原則，即在藥品的出庫發(fā)貨時，同一品種的不同批號藥品，按照藥品生產(chǎn)時間的先后及有效期的長短，將生產(chǎn)時間早且最接近有效期的藥品先行發(fā)出。通過JSERP，企業(yè)還可以根據(jù)批號直接對庫存藥品進行效期預警。這樣，最大限度降低因庫存管理不善而引起的產(chǎn)品損失。
B、批次跟蹤
藥品對批次管理要求非常嚴格，由于藥品種類眾多，手工管理很難作到及時、準確。通過JSERP中的批次跟蹤功能，從藥品的入庫開始，無論銷售、調撥、還是盤點都嚴格按照藥品的批次進行管理。同時，發(fā)貨時按照藥品生產(chǎn)批號集中發(fā)貨并進行質量復核，保證發(fā)出藥品能夠按照批號進行準確的追蹤，必要時可將發(fā)送出的藥品及時、完整、準確地召回。批號管理的原則貫徹業(yè)務開展的始終，保證每一個環(huán)節(jié)的操作都能達到票、帳、貨相符，確保藥品流向、流量可以追蹤。質量管理貫徹始終，使藥品流通過程中每一個環(huán)節(jié)（采購、入庫、在庫、出庫、銷售等）的質量狀況均能得以有效控制，既方便企業(yè)經(jīng)營，又方便政府監(jiān)管。全過程的批號控制和查詢，滿足企業(yè)全面細化管理需要。
C、新品開發(fā)管理
產(chǎn)品創(chuàng)新，是藥廠發(fā)展永恒的主題。中山制藥從建廠開始，在新產(chǎn)品研制、劑型改革、工藝改進等方面作了大量工作。中山制藥還設有專門的技術中心，負責新品開發(fā)管理。不過，手工條件下這方面管理總是難盡人意。新品研制過程中，往往需要了解研究的進展和資料的檢索，實驗數(shù)據(jù)的分析、處理和管理。如何有效管理這些重要信息？企業(yè)需要生產(chǎn)過程數(shù)據(jù)能及時反饋到新品技術中心，并能在第一時間發(fā)現(xiàn)并解決問題。如何做到技術中心與生產(chǎn)、質量等部門之信息共享？此外，在實驗方案、實驗過程管理時，如何對實驗過程的一些重要資料、數(shù)據(jù)進行快速的收集、歸類、分析等？
上了ERP之后，上述問題迎刃而解。JSERP貫穿整個企業(yè)的業(yè)務管理部門，實現(xiàn)了信息的及時共享，部門之間的協(xié)調溝通。技術中心可以隨時查詢生產(chǎn)、實驗、質量、庫存等數(shù)據(jù)，使技術中心的工作處于良好的控制狀態(tài)。同時JSERP提供的數(shù)據(jù)庫管理平臺，可以記錄外部采集信息，加強對外部信息的收集、整理、匯總、分析、查詢工作。JSERP系統(tǒng)提高了數(shù)據(jù)分析的準確性或精確度，避免人為因素的干擾。
JSERP系統(tǒng)強大的分析統(tǒng)計功能使企業(yè)管理受益非淺。系統(tǒng)可以對各種實驗方案數(shù)據(jù)進行分析，幫助研發(fā)人員選擇出工藝條件方案。
目前，中山制藥的新品開發(fā)管理已形成“構思一代、研制一代、儲備一代、生產(chǎn)一代”的良好梯度。目前有八個國家級新藥在市場銷售，正在研制的有中藥新藥十多個。循序漸進的新品開發(fā)管理為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展注入強勁動力。
D、質量分析
作為藥品生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品質量管理是企業(yè)管理的重中之重。在手工管理條件下，由于藥品的種類多，編碼無規(guī)律，質量信息的記錄、追溯以及質量文檔的整理工作很煩瑣，要想從上千種藥品中查找所需的某種產(chǎn)品所費的時間和精力很大。而且，質量管理與生產(chǎn)、采購業(yè)務相對獨立，管理中易出現(xiàn)疏漏。現(xiàn)在，進料檢驗、產(chǎn)品檢驗與采購業(yè)務、生產(chǎn)業(yè)務集成，材料質量和產(chǎn)品質量均得到嚴格控制，完全滿足GMP生產(chǎn)的要求。
建立質量統(tǒng)計報告制度，按月、季、半年及年度統(tǒng)計，出具綜合質量分析報告。建立廠、車間、工序三級質量分析制度，按月、季度、年度作廠級、車間產(chǎn)品專題質量分析會議，或按產(chǎn)品不同情況作專題分析，并根據(jù)分析結果提供改進建議。JSERP系統(tǒng)幫助企業(yè)建立了原輔料檢驗、包裝材料檢驗、產(chǎn)品質量監(jiān)督抽查、退貨、不合格品、用戶反映及品種質量指標完成情況等有關的質量臺帳。JSERP系統(tǒng)提供了一個信息化管理平臺，幫助企業(yè)收集國內(nèi)外同品種產(chǎn)品質量對比信息，以供提高產(chǎn)品質量的參考。
E、成本管理
中山制藥是生產(chǎn)中藥固體制劑為主的制藥企業(yè)，品種多、更新快、高投入、高風險、高收益。中藥生產(chǎn)過程非常復雜，大多以間歇方式批量生產(chǎn)。原來由于缺乏準確快速的產(chǎn)品成本核算體系，成本管理成為企業(yè)管理的難點。實施JSERP系統(tǒng)之后，企業(yè)強化了生產(chǎn)過程的標準化，加強了生產(chǎn)過程管理和成本控制，為企業(yè)贏得更多的利潤打好基礎。
收獲：ERP、OA、GMP三管齊下顯威力
實施信息化建設以來，中山制藥整個企業(yè)的面貌得以煥然一新。以業(yè)務管理為例，采制提前期由7天縮短至4天；加強了應收賬款的回收，年效益約30萬元；材料緊急調度次數(shù)大為減少，緊急采購率由3%降到1%以下；節(jié)約采制成本約20萬元；降低庫存資金20萬元。每年產(chǎn)生的總經(jīng)濟效益達70萬元！
專家們考察信息化系統(tǒng)的應用情況
實施JSOA以后，日常辦公管理的效率也得到顯著提高。以前，因為人為因素導致的時間延誤、事務推諉等現(xiàn)象屢見不鮮。而且，由于辦公受距離的限制，無法隨時了解部門的相關動態(tài)并進行有效監(jiān)控。如今，基于B/S結構的JSOA系統(tǒng)幫助企業(yè)實現(xiàn)了辦公管理的自動化、流程化、數(shù)字化。OA系統(tǒng)中電子郵件、在線短信、電子論壇等多種方式方便了企業(yè)內(nèi)部的溝通，使管理者同員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。通過OA系統(tǒng)，領導可以及時有效地監(jiān)控各部門、各個員工的工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決，工作辦理人員也可以跟蹤工作的后續(xù)辦公情況，從而減少差錯、防止低效辦公。
GMP確保了企業(yè)的質量管理，ERP優(yōu)化了企業(yè)的業(yè)務管理，OA提高了企業(yè)的辦公效率，三者相輔相成，成為推動中山制藥不斷蒸蒸日上發(fā)展的助推器。
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本文標題：中山制藥：用ERP系統(tǒng)信息化“強身健體”
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