金融危機以來,人們更加清晰地認識到資源的合理配置和信息的及時流通對經濟活動和管理決策的重要性。進入21世紀,人類的生產力已經加速提升并形成一次新的浪潮,社會已經步入了知識經濟的時代,知識經濟的主要資產是“知本”(Know-How)。在行業競爭中,無論是銀行、保險、制藥、金融、能源還是零售行業,如果不與“知本”恰當結合,任何其他資產(資金、品牌、機器、土地等)都是無效資產或者根本發揮不了作用。在當今知識經濟的時代,那些能夠創造、應用、獲取和分析智能的國家和企業才會成為勝利者,而商務智能讓這一切變為現實。
每天,企業都會得到大量的數據,包括來自企業內部業務系統的訂單、庫存、交易賬目、客戶、供應商資料等,此外還有來自競爭對手的數據以及來自企業所依賴的外部環境中的各種數據。IBM估計,全球每天在線(包括數據庫、文件系統和PC中的)數據為1EB,而在脫機的媒體媒介中的數據則是在線的20倍之多。實際上平均每18個月企業的數據量就翻一番。Data Warehouse Institute2004年調查了796個使用數據庫的企業用戶,并得到了關于用戶更新其數據的速度分布圖。但是,有些專家估計目前能被利用的數據卻只占到5%)10%。信息需求和給的指數增長使得要達到供需平衡顯得越來越困難。如此大量的數據冗余讓我們不得不思考如何才能高效的從這些繁雜的數據中提煉出有用的信息,為決策者的決策做出參考依據呢?商務智能就是為了解決這一問題而誕生的。
在中國,對于大多數人而言,商務智能可能比較陌生或有些遙遠,但在歐美等地商務智能已經配置到普通用戶的電腦上。因此,在當今知識經濟和經濟全球化的大環境下,在后危機時代研究商務智能對國內的企業,特別是大中型企業具有很大的實用價值。BI不再只是一種時尚,而是一種必須被實例化和普及化的科技手段。本文綜述了BI在企業應用中的實踐和理論成果,首先對BI的概念和關鍵技術做了簡單介紹,然后詳細介紹了BI在企業中的應用前景和發展現狀,提出了企業建立BI的各種具體建議,并對BI的未來發展做了展望,為下一步的研究奠定了基礎。
一、商務智能(BI)的概念及關鍵技術
1.商務智能的概念
商務智能(Business Intelligence,BI),最早于1989年由Gartner Group的Howard Dresner首次提出,它是一種利用信息技術來提高企業商業競爭力的建設方案。目前BI并沒有一個確定統一的定義。
對于BI,比爾.蓋茨認為,BI是通過搜集、整理和分析企業的數據,從中獲取企業發展必需的信息;之后將獲取的信息用于商業決策過程中的過程。比爾.蓋茨的定義可以這樣理解,BI首先需對數據進行搜集整理和整合,然后再將得到的數據轉換成信息,接著將其轉化為智能,最后把信息和智能用于商業決策的過程。
Business Objects公司CEO伯納德.利奧托德這樣定義BI:BI是在計算機硬件、網絡、通信和決策等多種技術的基礎上出現的用于處理海量數據的一項技術,是一種基于大量信息基礎上的提煉和重新整合的過程,其基本的功能就是讓企業內部員工以及企業外部客戶、供應商和合作伙伴實現對信息的訪問、控制和共享。這個定義顯示了BI在“Know-How”中巨大作用,BI讓知識共享和知識創造真正成為現實。
2.BI關鍵技術及其框架
BI的核心用途就是將數據有效地轉化為信息、知識和智慧,進而為企業決策做出依據。他涉及以下技術:數據預處理、數據倉庫、數據挖掘、聯機分析處理。
國際上比較有影響的BI框架的方案有六個:恩門的企業信息工廠、扎克曼的企業框架、美國數據倉庫研究院的商務智能組件架構、Gartner的商務智能框架、商務智能廠商BO的商務智能架構、BI廠商MicroStrategy的商務智能架構。
以上六個方案中最被推崇的是Gartner的商務智能框架,如下圖1所示。該圖形象地展示了商務智能的信息流動方向。業務層包括企業資源計劃(ERP)、客戶關系管理(CRM)、供應鏈管理(SCM)、遺留系統(Legacy System)等,它是企業數據和問題的原始來源,商務智能軟件可以通過編程接口來訪問該層;技術層負責數據的ETL,即抽取、轉換、轉載等加工;功能層包括商務智能套件、商務智能平臺、報表查詢工具;組織層負責項目的實施,包括對最終信息比較和預測等。經過以上四層的積累,最終商務層就能根據得到的信息進行分析和決策。
引入門戶概念而形成的商務智能門戶(Business Intelligence Portal,簡稱BIP),對BI進行了提升和補充。它使得BI的使用更加的方便和個性化,能夠根據職務的不同和工作需要設定不同的界面,并且能夠有力地整合企業內外的信息。特別的是，BI只能處理結構性資料,但是,存在于文件、電子表格、電子郵件、互聯網等環境中的非結構性資料比例遠高于結構行資料,而且也是企業決策不可或缺的參考因素。
圖1.商務智能框架圖
二、企業BI的應用領域
企業BI可以應用于電信、銀行、保險、醫療、零售、政府等行業和部門,以及所有建立了數據倉庫的用戶。企業BI能提高ERP的價值。下面從職能上總結其應用:
1.BI在客戶關系管理中的應用
企業在適當的時候,以適中的價格,通過合適的渠道提供和促銷客戶所需要的產品是客戶關系管理(CRM)的最理想和最高的境界。CRM使企業全面觀察客戶,全面利用客戶信息,從而成為推動企業騰飛的根本動力。CRM中經典的2/8原則,即企業80%的利潤來自20%的客戶,而且調查發現,大部分企業每年20%)50%的客戶是變動的。留住老顧客、發展新顧客、鎖定利潤率最高的顧客是CRM重點研究的問題。要實現這個目標,企業需要盡可能地搜集顧客的信息,通過數據挖掘技術,找出內在的知識和規律,建立數學模型,進而對未來做出預測。
一個企業要想成為CRM型企業,BI是它重要的工具和方法。CRM要求企業關注每個客戶的需求,與客戶互動,并把這些信息應用于決策。商務智能可利用數據中的信息來回答企業的商業問題并為企業決策提供科學依據。
2.BI在企業績效管理中的作用
企業績效管理(CPM)主要包括六個方面:企業戰略設計、商務贏利建模、全面預算規劃、活動執行監控、運營分析決策、結果報告展現。這六個部分幾乎每個部分都會包括BI的內容。CPM更加偏重戰略目標的制定,預算編制和實現,以及操作層的執行操作。CPM監控企業績效好壞的方法一是同去年同期比,或者連續幾個季度業績完成的情況(和歷史相比);二是超額完成任務多少(和預算相比);三是市場占有率提高了多少(和競爭對手相比)。CPM能夠實現企業的精細化管理,從數據中看出企業的效益,對企業的預算和規劃意義巨大,而BI能讓數據分析和管理更加透徹和科學。
3.BI在人力資源管理中的應用
加特納公司曾預測,到2004年全球2000家大企業中還會有超過一半的企業因不能適當利用商務智能,而將市場份額拱手讓人。而實際情況是至今被淘汰的企業所占比例已遠遠超過了50%。這些企業的共同特點是,缺乏商務智能方面的人才以及對這些人才的有效管理。在BI時代,企業經濟運作主要呈現以下特征:信息化程度高、協作性強、創新性和個性化要求高。這些新的特征對傳統的人力資源管理(HRM)提出了新的挑戰。企業的HRM已經由傳統的追求人與人之間關系的協調轉變為以激發人性知識創新為目標的創新性管理,其本質是以知識為本的管理思想在企業組織中的應用。
BI的實施,為企業的HRM帶來了新的發展方向。它迫使企業員工積極參與到日常的經營管理中來,直接對企業的效益負責,容易形成扁平化的組織。BI使得企業員工不得不進行頻繁的交流和學習,打破了部門的限制,化“競爭”為“競合”。對于企業的高管而言,BI系統使他們能夠及時地了解企業員工的動態,有利于實現對人力資源的高效配置。
三、企業BI的國內外發展現狀
BI是當前企業管理中最為前沿的實踐應用,很多專家和企業高管都認為BI是繼ERP后最具發展潛力的信息技術,IBM、Microsoft、Oracle、Sybase等軟件巨頭都將BI作為未來企業極為重要的戰略增長點,并投入了巨額資金和人力物力進行BI項目的研究和開發。
著名的咨詢公司Gartner在2006年1月23日公布的對1400位CIO的訪談結果顯示,BI是大多數公司主要的技術首選。另外的一個調查是由商務周刊(Business Week)發起,委托Knight birdge Solutions進行的對BI價值的調查,結果顯示絕大多數的公司都認為其大規模的或戰略性的BI實施正在為公司帶來預期的回報。
目前,國內的大型企業都充分享受到了商業智能帶來的巨大利益。例如通過商業智能軟件,聯想集團成功地將平均庫存從72天減少到22天,海爾集團的采購成本年也節省了8000萬人民幣。但是,我國的BI應用目前仍舊處于起步階段,僅在信息化程度偏高的大中型企業有少量應用。不高的原因一是缺乏數據積累,二是缺乏BI方面的人才。
據China BI(中國商業智能網)統計,2007年中國大陸地區(不含港、澳、臺)的商業智能市場份額約為20億元人民幣,比2006年增長35%,其中商業智能產品金額約為9億元人民幣;商業智能系統集成(不包括許可證)約為11億元人民幣。52008中國商業智能市場發展報告6顯示:金融、電信、保險領域的BI應用達20%左右,而能源、制造、政府等行業的市場增長率已突破30%。
四、如何建立BI
商務智能已經成為企業管理中最前沿的技術應用,但是,要成功實施難度也相當巨大。有統計數字顯示,在國外,投資建設商業智能的企業有60%)70%以失敗告終[6],在中國,這個數字可能更大。建立BI的難度主要表現在以下幾點:多行業導致系統需求不明確,甚至與業務割裂、多應用導致系統貪大求全、多工具導致系統的針對性難以定位。
那么,企業如何才能高效實現BI呢? BI咨詢公司吉貝克信息技術(北京)有限公司董事長劉世平博士認為“BI項目80%的工夫在前期”,需求的提煉算是BI項目前期一項非常重要的工作,還有兩點則分別是前期的項目整體規劃和數據來源及其質量控制,這三點都是直接決定BI項目成敗的關鍵因素。通過總結,本文把BI的建立分為三個階段:準備階段、建設階段和運行階段。
在準備階段,為了保證后序工作的順利進行,應做到以下幾點:¹BI建設是一把手工程,需要管理者支持。º有明確的分析和智能運營管理的需求。有實施經驗的專家。有大量的數據積累。有簡單易用的工具。
在建設階段,浪潮集團通軟公司副總裁魏代森提出了建立BI的四種模式:已有的管理軟件與BI軟件屬于同一軟件廠商,利用自主BI軟件將管理軟件拓展到BI平臺。º已有的管理軟件且采用外部BI軟件的建設模式,可以考慮同像BO等國外著名的BI軟件開發商進行合作。已實施管理軟件且自主開發BI軟件的建設模式,比較適合采用國內自主的BI軟件進行集成和整合。基于獨立BI工具進行建設的模式,可以探討直接基于商務工具開發應用集團企業專用的BI平臺。
在運行維護階段,首先要檢驗系統建立的價值,更重要的是要找出不完善的地方,進而通過更深入的數據存取、控制和分析解決出現的問題,另外還要根據實際情況進行相關的決策,或者合作實施,并對產生的效果進行評估,從而進行調整。
無論采用哪一種方法,企業要建立自己的商務智能系統都需要經歷商務智能系統分析、系統設計和系統維護與管理3個階段。
最后,筆者根據自己在云南白藥集團實施BI項目的經驗,總結了企業建立BI系統的幾點建議:
(1)在建立BI系統之前,應該深入地進行調查研究,進行詳盡的可行性分析,要根據企業的特點和需求決定是否應用BI技術以及構建什么樣的BI系統。
(2)樹立BI技術應用的成本收益觀,不能偏執地認為只要建立了BI系統,就會一本萬利。構建BI系統需要消耗大量的人力、物力,另外,BI系統的收益也可能是漸進的、隱蔽的和不可預測的。企業管理人員在實施BI時要有長遠的目光,不能急功近利而因噎廢食。
(3)注重企業文化培育。企業文化是影響企業發展的軟實力,在構建BI系統時,既要考慮技術的因素,也要注重相應企業文化及理念的培育。
(4)建立完善的企業信息系統,做好實施BI的基礎性工作。對于信息化建設起步較晚的企業,首先踏踏實實地做好基礎數據庫的建設更為重要,為進一步的BI打下基礎。
此外,在BI的實施過程中,公司應該縮小BI解決方案的規模。BI的分析工具和分析引擎并不是越多越好,而是應該篩選對公司最適用的模塊并加以定制化。同時,公司在BI的實施過程中,應該推動BI使其更貼近日常運營。BI不應該只是對歷史的分析與挖掘,也應該能夠預測未來。最后,在實施的過程中,開發和維護人員應該將BI朝WEB服務和OA等功能的方向進行拓展,使BI能夠在更加廣泛的領域發揮作用。
五、BI未來展望
企業要實現業務的增長,關注BI當前趨勢以及這些趨勢與企業決策過程的關系,無疑是相當重要的。IBM公司CTO(首席技術官)Don Campbell先生對BI的未來做了展望。本文認為,BI將會朝以下方向發展:
(1)綠色計算:BI的應用使得在線報告取代了傳統的紙質文件,使得碳的足跡明顯減少。使用了BI之后,一位客戶估計一年可以減少255,000張紙,而這相當于5,519個足球場的長度。
(2)社交網絡:社交網絡是以WEB2.0為基礎將人的活動和人際關系作為重要數據而建立起來的一種新型交流方式。應用社交網絡將使人的活動、投入和關系的結合在企業內部和外部具有相同的重要性。
(3)數據可視化:即以清晰有效的方式進行信息的有效溝通。鑒于儀表盤的數據透視功能,未來BI在會在現代BI報告、分析和儀表板交互顯示上有更大突破 。
(4)移動設備:如今全球約有35億個移動設備。辦公環境的不確定性對移動設備和BI的無縫連接提出了更大的要求。移動商務智能具有很大的開發潛能。
(5)預測分析:目前,許多公司都將當前和歷史數據分析與統計和預測分析結合,創建預測組織,并通過常用平臺在組織中溝通結果。預測分析功能現在已經嵌入BI中,管理者已經可以利用先進的統計模型、分析結果,通過高消耗的報告、分析、儀表板和積分卡將預測分析應用到決策的制定中。這一功能將大大增加企業應對市場、經營風險和客戶趨勢變化的能力。
(6)由孤立的商業智能發展為嵌入式商業智能:即將商業智能組件嵌入企業現有的諸如財務、人力、銷售等應用系統中,商業智能事務處理系統更具普遍意義。
六、結語
隨著中國經濟的繼續發展和各種數據資料的不斷豐富和積累,建立BI系統已經成為國內大中型企業的一種發展趨勢。但是,建立BI系統因為其初期需求不明確、投資規模大等特點,實施起來比較困難。我國的商務智能尚處于導入期,對商務智能的系統研究還有大量的工作要做。本文詳盡地綜述了BI系統在企業的國內外研究和應用現狀,討論了關于BI系統構建的方案和建議,并對BI系統的未來發展做了展望,為進一步研究國內企業商務智能系統具有一定的參考價值。
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本文標題：企業BI應用研究綜述
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