采購(gòu)部門是每一個(gè)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)都依靠該部門進(jìn)行。但是，現(xiàn)代的采購(gòu)已經(jīng)不是單純的買賣關(guān)系，企業(yè)通過(guò)采購(gòu)這一手段獲取更多地信息，隨時(shí)注意市場(chǎng)的行情和動(dòng)向，有助于企業(yè)及時(shí)調(diào)整自己的采購(gòu)計(jì)劃和任務(wù)指標(biāo)，從而完成自定的目標(biāo)。所以企業(yè)越來(lái)越需要改變自己的采購(gòu)策略以擴(kuò)大自己的信息采集量，達(dá)到采購(gòu)管理的可視化、節(jié)約化、可控化和信息化。
由于條形碼技術(shù)具有輸入速度快、可靠性高、信息采集量大、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、易于制作等優(yōu)點(diǎn)，本文將條形碼技術(shù)運(yùn)用在采購(gòu)管理上，從而擴(kuò)大企業(yè)的信息采集量，彌補(bǔ)采購(gòu)中獲得的信息量不足的缺點(diǎn)，不斷地?cái)U(kuò)充和完善采購(gòu)信息庫(kù)，使企業(yè)進(jìn)一步改善采購(gòu)管理工作。
采用條形碼技術(shù)進(jìn)行采購(gòu)管理主要包括2部分的內(nèi)容：
(1)條碼采購(gòu)信息編碼庫(kù)的建立。根據(jù)企業(yè)實(shí)際采購(gòu)貨物的情況，把與采購(gòu)有關(guān)的所有信息分類編碼，建立條碼采購(gòu)信息編碼庫(kù)，這是基于條形碼采購(gòu)的基礎(chǔ)；
(2)建立條碼采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，根據(jù)條形碼收集的采購(gòu)信息進(jìn)行管理。電腦中儲(chǔ)存的信息可以形成一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息可以對(duì)采購(gòu)進(jìn)行合理的管理，可以為企業(yè)自身帶來(lái)很好的效益。
1 建立條碼采購(gòu)信息編碼庫(kù)
1.1 條形碼選擇及簡(jiǎn)介
在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，條形碼主要用于采購(gòu)貨物的信息錄入，以取代傳統(tǒng)的手工登記，根據(jù)采購(gòu)的特點(diǎn)和管理的需要，本文決定采用39碼的編碼方式進(jìn)行條碼編制。39碼是條形碼的一種，它的每一個(gè)字元編碼方式都是由9條不同排列的線條編碼而得，并可以由數(shù)字和字母共同組成，故應(yīng)用較一般一維條碼廣泛。標(biāo)準(zhǔn)的39碼由起始安全空間、起始碼、資料碼、可忽略不計(jì)的檢查碼、終止安全空間及終止碼所構(gòu)成，以學(xué)號(hào)0117034為例，其所編成的39碼見圖1。
圖1 39碼的結(jié)構(gòu)
1.2 采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)
后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)編碼和采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，考慮到系統(tǒng)集成時(shí)方便性、數(shù)據(jù)庫(kù)的可靠性和安全性，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)選用了SQL Server 2000。建立條形碼采購(gòu)信息編碼庫(kù)是后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的核心內(nèi)容，它不但記錄企業(yè)需要采購(gòu)貨物的所有信息、供應(yīng)商的信息，而且為新貨物的編碼提供數(shù)據(jù)，儲(chǔ)存已編的信息，從而為建立條形碼采購(gòu)管理信息系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。
1.3 采購(gòu)貨物的編碼設(shè)計(jì)
首先，用39碼編制所進(jìn)的貨物，將貨物編碼分為3部分，共18位，見圖2（圖中不包括首尾的起始碼和終止碼，39碼中它們均為*）。
圖2 采購(gòu)貨物編碼簡(jiǎn)圖
1.3.1 采購(gòu)日期
表示進(jìn)貨的時(shí)間，采用3層的層次碼結(jié)構(gòu)，用6位數(shù)字表示。代碼結(jié)構(gòu)見圖3，如2005年5月20日可表示為050520。
圖3 采購(gòu)日期代碼結(jié)構(gòu)
1.3.2 貨物信息
這部分是所進(jìn)貨物的信息，與企業(yè)制定的采購(gòu)貨物的編碼庫(kù)一一對(duì)應(yīng)，采用5層的層次碼結(jié)構(gòu)，用8位數(shù)字表示。代碼結(jié)構(gòu)，見圖4。
圖4 貨物信息代碼結(jié)構(gòu)
在這里需要對(duì)采購(gòu)的貨物進(jìn)行分類，形成一個(gè)編碼庫(kù)以備隨時(shí)取用，這里包含了所有貨物的信息代碼，不管采購(gòu)什么貨物，只要按照該表進(jìn)行貨物編碼即可。
1.3.3 附加信息
該部分由3層的層次碼結(jié)構(gòu)，4位數(shù)字表示。附加信息代碼庫(kù)與前面建立的貨物信息編碼庫(kù)相結(jié)合，構(gòu)成了一個(gè)完整的條形碼編碼庫(kù)。代碼結(jié)構(gòu)見圖5。
圖5 附加信息代碼結(jié)構(gòu)
1.4 實(shí)例
下面以某個(gè)汽車企業(yè)的一次進(jìn)貨為例，具體說(shuō)明編碼庫(kù)的運(yùn)用。一家企業(yè)2004年6月21日和6月23日進(jìn)貨清單見表1。
表1 采購(gòu)貨物表
根據(jù)這家汽車企業(yè)的條碼信息編碼庫(kù)的信息，按照上述條形碼編碼規(guī)則可以編制采購(gòu)貨物的條形碼（見表2）。
表2 采購(gòu)貨物的39碼
采用上述的貨物編碼規(guī)則，采用Power Builder8.0 軟件，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)貨物的39碼編碼。以萬(wàn)向節(jié)這個(gè)零件為例，其39碼編碼見圖6。具體介紹每一位字符，依次為“040621”表示采購(gòu)日期是2004年6月21日，“2”表示成品，“3”表示機(jī)械類，“05”表示萬(wàn)向節(jié)，“B30A”表示數(shù)量為230個(gè)，“07”表示供應(yīng)商是溫州市維塞克汽車部件有限公司，“B”表示采購(gòu)員李楠，“2”為采購(gòu)貨物的入庫(kù)位。
圖6 萬(wàn)向節(jié)的條形碼
這樣一來(lái)，煩瑣的采購(gòu)工作變得簡(jiǎn)單起來(lái)，避免了手工操作帶來(lái)的誤操作，提高了工作效率。采購(gòu)人員只需將當(dāng)天所進(jìn)貨物的信息由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)好，再由條碼打印機(jī)打印出來(lái)，然后把制定好的條形碼信息標(biāo)簽打在所進(jìn)貨物上面，最后由工作人員用條碼掃描儀進(jìn)行掃描完成采購(gòu)信息輸入工作，為采購(gòu)管理信息化提供條件。
2 建立條碼采購(gòu)管理信息系統(tǒng)
2.1 設(shè)計(jì)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的功能模塊
采購(gòu)管理的核心內(nèi)容是控制采購(gòu)作業(yè)流程，最小采購(gòu)成本。本文根據(jù)條形碼的優(yōu)點(diǎn)及企業(yè)采購(gòu)部門的自身特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的6大功能模塊，以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的信息化，提高企業(yè)的工作效率和管理水平。
這6大功能模塊包括5個(gè)管理模塊和1個(gè)查詢模塊。見圖7。
圖7 采購(gòu)管理信息系統(tǒng)功能模塊圖
1)采購(gòu)計(jì)劃管理：
采購(gòu)計(jì)劃管理模塊能夠幫助企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)計(jì)劃管理及請(qǐng)購(gòu)管理等，對(duì)于企業(yè)組織生產(chǎn)、平衡庫(kù)存起著重要的作用，主要功能有采購(gòu)計(jì)劃產(chǎn)生、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃合同、采購(gòu)計(jì)劃終止。
2)采購(gòu)訂單與合同管理：
采購(gòu)定單與合同管理模塊憑借采購(gòu)信息庫(kù)的信息和其它功能模塊的扶助，可以輕松實(shí)現(xiàn)在線合同簽定、合同管理、合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤等。它的主要功能有采購(gòu)合同維護(hù)、采購(gòu)訂單維護(hù)、訂單終止或取消以及訂單合同結(jié)案。
3)付款管理：
付款管理貫穿了采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，它的運(yùn)用可以嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)用款申請(qǐng)和報(bào)銷程序。它的主要功能有訂單收貨處理、無(wú)訂單收貨處理、退換貨處理、采購(gòu)過(guò)賬處理和更正處理。
4)供應(yīng)商管理：
供應(yīng)商管理是為合理確定采購(gòu)方案服務(wù)的，并與其它功能模塊緊密相連。供應(yīng)商管理的主要功能有2方面，即可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)維護(hù)其內(nèi)部信息和產(chǎn)品信息，也可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的資信評(píng)估。這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也很重要，它能夠?yàn)槠髽I(yè)選擇合適的、可靠的供應(yīng)商。
5)操作員管理：
根據(jù)已知的信息對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行產(chǎn)品目錄管理和采購(gòu)效果分析。產(chǎn)品目錄管理能夠幫助企業(yè)實(shí)時(shí)更新產(chǎn)品目錄，保證產(chǎn)品目錄的先進(jìn)性，以符合市場(chǎng)需要，為企業(yè)長(zhǎng)期的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供了有力的支持。采購(gòu)效果分析主要用來(lái)幫助企業(yè)評(píng)估業(yè)務(wù)項(xiàng)目的采購(gòu)效果，包括項(xiàng)目最終成本和項(xiàng)目質(zhì)量、供應(yīng)商合同履行質(zhì)量、采購(gòu)人員績(jī)效等等。
6)綜合查詢和模糊查詢：
可以供操作員或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)的采購(gòu)查詢，以此進(jìn)行決策制定等活動(dòng)。
2.2 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)
為了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的6大功能，除了需要條碼技術(shù)為信息輸入提供方便、擴(kuò)展補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫(kù)外，還必須依靠軟件的支持，即應(yīng)用程序的設(shè)計(jì)。本文采用Delphi開發(fā)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，其主界面見圖8所示。主界面的工作流程：管理人員根據(jù)企業(yè)的要求計(jì)劃采購(gòu)項(xiàng)目，并自動(dòng)形成采購(gòu)訂單與合同，在成功采購(gòu)后付清貨款。管理人員還可以直接查詢某次采購(gòu)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行管理，實(shí)現(xiàn)從計(jì)劃到進(jìn)貨的信息化管理。
圖8 采購(gòu)管理信息系統(tǒng)界面
3 結(jié)語(yǔ)
條形碼技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息化提供一個(gè)有力的支持工具，它在整個(gè)過(guò)程中起到了橋梁的作用，可以將所進(jìn)貨物的信息準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)移到電腦當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存和操作應(yīng)用。尤其在指導(dǎo)企業(yè)科學(xué)采購(gòu)進(jìn)貨、保持合理庫(kù)存結(jié)構(gòu)、加快資金周轉(zhuǎn)運(yùn)作速度等方面，都有極其重要的影響。條形碼的應(yīng)用既可節(jié)省了人力、物力，提高工作效率；又可以使采購(gòu)工作更加科學(xué)有效，提高采購(gòu)管理工作的信息化水平。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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