采購流程e化是以先進的管理思想為指導，利用標準化的管理軟件或IT技術對企業采購流程進行信息化改造的過程。在實際工作中，采購流程e化經常與ERP聯系在一起。然而，很多企業在對采購流程進行e化后，禁不住發出“人生若只如初見”般的感慨，采購流程e化實踐過程中的各種風險，總是會讓初見流程e化的那種美感帶上一點點瑕疵。
1 e化——采購流程優化的必經之路
采購流程e化的終極目標是采購流程優化。在信息化時代，企業與企業之間的競爭更多的是供應鏈與供應鏈的競爭。競爭的核心就是供應鏈的成本以及對客戶需求的反應速度。采購流程優化的目的就是為了改變傳統的職能式的采購管理模式，讓采購過程面對流程而不是某一個部門；剔除不增值的環節，提高整個供應鏈的運行效率。在企業信息化建設的大背景下，流程e化是采購流程優化的必經之路。
2 采購流程e化的風險
對于企業采購管理來說，流程e化意味著采購周期的大幅縮短、數據的系統化、管理的精細化、采購成本的降低、工作效率的大幅提高。但是優勢與風險從來都是并存的。采購流程e化伴隨的種種風險，總是會讓流程e化實施者深刻體會到“理想很豐滿，現實很骨感”的含義。
——供應鏈思想與軟件的適應性問題
采購流程e化的理論基礎是供應鏈思想。采購作為供應鏈中的一個環節，涉及訂單、計劃、庫存、供應商等各方面，因此在進行流程e化時必須要考慮供應鏈的流程性、系統性、環節化等特點。而供應鏈思想本身就是一個舶來品，現實中，ERP系統一般都是以供應鏈思想為基礎的，它面向整個供應鏈，展示了具體的工作流，因此很多企業在應用的過程中出現了水土不服的現象。產生這種現象的根本原因是國內企業管理體系還未健全，企業文化和采購管理的方式還無法與這類軟件實現真正的融合。
——邏輯混亂的采購流程
現在很多企業的采購流程會整合到各類ERP系統中，希望通過這些軟件來實現采購流程e化，最終實現采購流程的優化。這些ERP軟件包含了詳細的采購方面的計劃，如生產計劃、物料需求計劃、采購計劃等。但是在ERP系統上線之前，企業通常會遇到兩個方面的問題：一是不清晰的采購流程， 二是ERP系統提供商的選擇。
對于前者，很多企業在進行采購流程e化時，不太了解企業自身的采購流程現狀，一個標準的采購流程是什么樣，以及e化之后的采購流程應該包括哪幾項，企業自身都是稀里糊涂的，不知所以然。對標準的采購流程沒有自己的認識只會讓企業陷入盲人摸象的境地，會大大增加采購流程訛的風險。
第二個問題是第一個問題的延伸。如果企業購買ERP系統，ERP系統提供商提供的是一種打包的服務，他們的技術人員會根據企業的實際對ERP的基本流程進行相應改造。要是企業對自身采購流程e化的需求沒有弄清楚，對標準的采購流程沒有清晰的認識，往往就會盲目地購買許多不同用途的管理軟件，盲目相信咨詢人員所做出的業務流程重組將輔助企業實現e化這樣的承諾，但是在對采購流程進行e化改造之后，卻發現許多業務在系統中根本無法實現。
——流程無效
流程無效是另一個問題，主要表現在兩個方面：一是流程e化流于紙上談兵，沒有現實的執行，為了e化而e化。出現這種現象的原因有很多，主要有兩個，一是采購人員對于e化之后的流程不認同，認為機器太過死板，不如直接溝通來得直接；另一個原因就是企業流程e化并不徹底，沒有形成信息化氣候。例如有的企業就只對采購流程進行了e化，而銷售、生產等環節還是采用傳統的工作模式，采購流程無法與其他流程進行信息化對接，這樣e化效果就會大打折扣。
另一個是流程執行的成本大于實際流程處理事件的價值，例如用購買大型鉆井設備的采購流程去購買普通的辦公用品，e化之后的流程沒有被用在刀刃上。
——數據的丟失或錯誤
采購流程e化弱化了人的職能，強化了數據的重要性。采購流程中的語言都是事先定義的，其中包括物料、供應商、客戶、庫存等等信息，這些信息的編碼都是唯一且標準化的，不能出現任何的失誤。同時系統還保存著采購產品在整個流程中所處的狀態。所以，采購數據的丟失或錯誤導致的結果可能是致命性的。而數據系統的穩定性問題是任何一個e化過程都不得不面臨的問題。
——流程的規范化與靈活性的矛盾
e化之后的采購流程是一個非常標準和規范化的系統，所有的編碼、數據都是用一套相同的流程語言。就拿ERP來說，其中的采購流程十分復雜，包括綜合平庫流程、采購入庫流程、招議標采購流程、庫存退庫流程等等。每一個流程都是一個嚴格規范化的過程。但是規范化的對立面就是靈活性差。
本刊記者曾與一位鋼企的采購人員談到他們企業所用的ERP系統的靈活性問題，那位采購人員告訴記者，他們的采購是標準的銷售訂單導向，銷售訂單有多少，他們就采購多少相應的原材料，一旦訂單生成，系統也就自動算出他們要采購多少鐵礦石、多少煤等。但是在他們的ERP系統中，銷售人員只有權力下訂單，卻沒有權力取消訂單，因此，如果訂單需要取消，但銷售人員和采購人員溝通卻不順暢，那么相應的原材料采購就可能繼續實施，這無形之中增加了企業的庫存壓力。一個規范的流程由于權限的設定而少了一定的靈活性，這在現實中并不少見。
3 如何規避采購流程e化后的風險？
風險永遠跟隨著事物的發展進程，無法避免但能規避！如何讓一個動態系統在變動的環境條件下保持平衡狀態或穩定狀態，答案是“控制” ！諾伯特·維納在闡述他創立控制論的目的時說：“控制論的目的在于創造一種言和技術，同時也尋找一套恰當的思想和技術。”采購流程系統是一個典型的控制系統，如何將控制思想滲透到每個環節、每個時間節點是企業規避采購流程e化風險需要考慮的重要問題。
事前控制——需求調研+流程規劃
需求調研是采購流程e化的重要前提，可以有效規避采購流程邏輯混亂這一風險，保證企業e化之后的流程真正具有實用性。撫順石化公司通過對現有物資管理狀況、物資管理發展需要、公司電子商務部的自然狀況和工作職責，以及ERP項目開發實施背景等進行調研之后，確定了關于采購的17個主體流程：國內物資采購需求計劃、采購價格、招標采購、議標采購、其他采購、采購合同、供應商市場準人、應付賬款確認、預付款支付結算付款審核、存貨安全管理、采購物資入庫、存貨盤點、物資保管流程、材料出庫流程、材料物資質量管理流程、材料退庫流程、采購數據統計流程。并對相應的業務流程進行了編碼。
除了確認采購的主體流程，調研還可以讓整個采購流程中的細節浮現出來。例如在庫存方面，具體安全庫存是多少，最高庫存是多少，庫存有效期又是多少，這一系列細節都需要通過調研來確定。
需求調研和流程規劃是緊密聯系在一起的。在進行流程規劃時，要站在全局角度理解流程網，結合調研結果理清組織內流程之間的邏輯、接口、等級、重要度。設定流程規劃的目標尤其重要，不是由流程管理部門想當然，而是要考慮本組織的實際情況，比如目標的急迫性、目標實施的路線圖、目標的可實施性、目標的實施難度等各種因素。透徹的需求調研和完美的流程規劃是保證采購流程e化有效性的重要手段。
合理選擇軟件供應商
由于ERP系統是從國外引進，因此很多企業愿意購買國外ERP供應商的軟件，這也無可厚非，畢竟他們具有豐富的經驗，但是這里也不得不提一個問題，很多國外ERP供應商對國內的商業環境和管理模式并不是非常了解，而且在與客戶溝通方面也會存在一定的障礙，還有一個最重要的問題就是他們的服務費一般都相對較高，企業要為此付出很高的成本。
因此，對于很多企業來說，選擇國內供應商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經濟全球化的背景下，不同國家技術發展的時間差已經大大縮減，國內企業和國外企業提供的產品差別已經不像以往那么大。而且由于國內企業具有本土化特性，因此他們更能夠根據企業現狀，制定出更加有效、更加貼近企業實際的解決方案和應用模型。
供應鏈知識和ERP使用方法的培訓
進行培訓是提高員工對供應鏈認識水平、提升后者對ERP使用積極性的重要保證，是阻止群體中出現“ERP無用論” 的有效手段。撫順石化ERP項目組在完成需求開發之后，對所有用戶進行了多次培訓，開設了14個預留(計劃)提報流程——Adobe在線審批班，培訓了570多人；開設了2個采購流程專業計劃員班，培訓了70余人；開設了3個倉儲流程保管員班，培訓了100多人；開設了綜合管理版1個，培訓了60多人。通過培訓，最終用戶全面地了解了ERP系統的操作流程，制造了良好的ERP上線的氛圍，為ERP上線提供了有效保證。
事中控制—— 動態的流程修正和流程固化
規范化和靈活性既是共生的，又是矛盾的。進行動態流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠的采購流程中的規范化和靈活性之間的沖突，就可以通過重新調整銷售人員權限來緩解。但是權限的調整也不得不考慮一個度，因為如果銷售人員擁有了下訂單和取消訂單的權力，那么又存在了其他的風險，因此如何從另一個方面對銷售人員的權力進行制衡又是企業在修正采購流程中必須要考慮的問題。
一般來說，經過實踐考驗，且被修正過的某個采購流程應是比較符合企業實際的，這時就要進行流程固化，將這種修正過的流程固定下來并推廣到整個供應鏈系統之中。對于一個企業來說，適合企業的采購流程就是好的采購流程，一點一點地修正，一步一步地固化，不那么完美的采購流程離完美就會越來越近。
事后控制——IT審計
IT審計，即信息系統審計。按國際上通行的規范，IT審計有6個方面主要內容：評估信息系統計劃、管理及組織架構的戰略、政策、標準及相應的實踐過程；評估技術基礎設施及運行實踐的效能和效率；評估信息資源在邏輯訪問、運行環境以及IT基礎設施各方面的安全性；評估系統災難恢復及保證業務連續性的能力；評估業務應用系統開發、實施與維護的方法和過程；評估業務流程的風險管理水平。
IT審計可以貫穿于整個采購流程e化的過程中，e化之前有計劃審計，e化之后的IT審計通常是維護審計，它可以發現采購流程中的漏洞，將采購流程中與IT相關風險控制在可接受水平，防止出現前面提到的數據丟失現象，及時發現系統中的數據錯誤，抵制病毒的人侵，提高信息系統的安全性，保證信息系統的穩定性。
通常，IT審計可以由企業內部審計部門來做，當然也可以請專業化的第三方的IT審計機構來做，這樣更能保證公正性，所得的結果也更客觀。目前，IT審計師這個行業已經誕生，CISA是國際注冊信息系統審計師的簡稱，又稱IT審計師，他們一般都具備全面的計算機軟硬件知識，對網絡和系統安全有獨特的敏感性，并且對財務會計和單位內部控制有深刻的理解。
4 結語
采購流程e化是企業進行采購流程優化的重要前提，但是e化并不能意味著馬上就優化，這還需要一個磨合、適應的過程。采購流程e化，優勢明顯，風險亦很突出。但是對于企業來說，再大的風險都無法抹去信息化版圖中，采購流程e化的美。
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本文標題：如何規避采購流程e化風險
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