一、信息系統投資所面臨的挑戰
信息技術(information technology，IT)的飛速發展，促進了社會經濟各領域的變革，舊的企業模式已不再適應新的經濟環境，改造企業管理手段和實現企業管理信息化已成為提升企業競爭力的重要措施。計算機信息處理技術在20世紀50年代開始應用于企業管理，人們預期計算機信息處理技術可以促進企業管理規范化，大幅度提高管理效率和企業經濟效益。事實上，計算機信息處理技術在企業的應用并沒有給企業帶來預期的經濟效益。有調查顯示：80％—90％的信息技術投資并未達到預定目標；80％到位遲或超過預算；40％以部分失敗告終或最終放棄；不足25％完全符合了企業和技術的目標；只有10％—20％滿足所有既定工作標準。
從宏觀層面上看，各行各業在IT方面都進行了大量的投資，尤其是一些高技術和競爭比較激烈的行業，但是投資收益并不樂觀。根據美國的一項統計，在20世紀80年代，美國企業在IT應用上投資了1萬億美元。盡管投資巨大，但白領人員的生產率(在一定程度上衡量管理效率)在整個80年代實質上并沒有發生變化。在1975—1985年間，藍領工人數量減少了6％，實際產出增長了15％，勞動生產率提高了21％。但在同一期間，白領工人數量增長了21％，與實際產出增長15％相比，生產率下降了6％。這表明，企業在IT應用上的巨額投資并沒有達到預期目標。經濟學家們稱之為“生產率悖論”，而眾多的企業則認為他們在IT應用方面的投資掉進了“黑洞”。甚至連戴爾這樣的跨國公司在花費了2億美元巨資和經過兩年的努力后，也宣布取消它的ERP系統。根調查，我國企業在應用MRP II系統方面已投資80億元人民幣，但是應用成功率不到10％，達到預期目標的更是寥寥無幾。 此外，還有一大批企業組織開發適用于自己的管理信息系統(MIS)，成功者也是鳳毛麟角，開發者稱之為MIS“泥潭”。
一般而言，信息技術在企業中的應用可以提高企業的績效。但是，企業對信息技術投資的不斷增加，并沒有為企業帶來預期的收益，形成所謂的信息技術投入悖論：信息技術的投入沒有根本提高企業的生產率；信息技術的投入沒有達到企業預期的效益；信息技術的投入沒有大幅度提高個人及部門的業績。構造一個企業的信息系統不僅需要投入大量的資金，而且需要投入大量的人力，用幾年的時間去開發建設。企業管理層面對的問題是：建設完成所需要的信息系統的成本是多少？這種投資有收益嗎？如果有，收益又為多少？企業面臨著如何確定信息系統價值的挑戰。
二、信息系統的成本
信息系統通常是一個規模大、復雜程度高的人機系統，它的開發、使用、維護和管理等是一項復雜的系統工程，需要投入大量的人、財、物資源，需要各種硬件和軟件的支持，這一切就構成了信息系統的成本。在現實的經濟活動中，成本是一個應用十分廣泛的概念，它反映產品生產過程中所消耗的各項費用總和，包括原材料、燃料和動力、折舊、工資、管理費等項開支。在成本分析活動中，根據不同的目的，可以從不同的角度對成本進行分類，常用的分類方法原則上也適用于信息系統的成本分析。根據信息系統的開發、使用、維護和管理的實踐，可從信息系統的生命周期理論出發，結合信息系統成本的特點和國家對成本項目的統一規定，信息系統成本的構成可分為以下項目：
(1)硬件購置費用：主要指購買計算機及其相關設備，如不間斷電源、空調器等費用。
(2)軟件購置費用：包括購買操作系統軟件、數據庫系統軟件和其他應用軟件等的費用。
(3)基建費用：包括新建和改建機房、購置計算機工作臺、購置計算機工作柜的費用。
(4)通信費用：購置計算機網絡設備、通信線路器材、租用公用通信線路等。
(5)人工費用：系統開發人員、操作人員和與系統有關的管理人員的所有工資、津貼等費用。
(6)水、電費用：包括系統在開發、運行與維護期間消耗的水、電費和有關的維修費。
(7)消耗材料費用：主要用于購置打印紙、色帶、磁盤等。
(8)培訓費用：包括用戶培訓、有關的技術人員或管理人員進修的費用。
(9)管理費用：指辦公費、差旅費和會議費用等。
(10)其他費用：包括資料費、固定資產折舊費和咨詢費等。
以上各類成本項目還可根據實際情況進行細分或者合并。例如，當委托專業開發部門進行軟件開發時，可從“人工費用”中分離出“開發費用”另計費用。當自行架設通信線路構成計算機網絡時，也可考慮將“通信費用”、“硬件購置費用”和“軟件購置費用”合并為主要材料費。上述按成本經濟用途分類的主要優點在于1可以明確指出費用的目的，便于對信息系統開發、運行過程中的經費使用情況進行監督和管理，同時也為信息系統的價值分析奠定了基礎。
界定信息系統的成本不僅僅是一個管理問題，也是一個技術問題。它涉及大量的人的因素和技術因素。對于一個管理混亂、紀律松弛、人際關系緊張的開發團體，根本無法想像它的開發進度和工作質量，成本管理工作也無從談起。反之，作為一個合格的項目開發管理人員，必須能夠合理安排有關的開發任務，協調好開發團體成員間的關系，充分調動他們的工作積極性，從而在項目預算所允許的范圍之內按時完成系統開發任務。
三、信息系統的經濟效益
作為一個特殊的投資項目，信息系統的經濟效益既與一般投資項目有相類似的表現形式，又有其自身的特性。信息系統經濟效益的表現形式隨著企業或組織機構的管理水平、信息系統的類型、目標及其應用環境的不同而不同。我們把信息系統的經濟效益劃分為以下6個方面：改進計算和打印工作；改進記錄保存工作；改進記錄查找工作；提高重新構造系統的能力；改進分析和模擬能力；改進過程控制和資源控制。這些效益的具體表現形式包括：節省費用、減少差錯、增加靈活性、增加處理速度、改進管理控制或規劃等。事實上，隨著信息系統的發展，從進行結構化管理信息處理的EDPS、MIS到支持半結構化決策的DSS，目前信息系統可能取得的經濟效益己經遠遠超出前面所列內容。信息系統的經濟效益主要從以下方面來實現：
(1)面向企業或組織機構的內部實體的管理。它使企業的一系列經營活動及計劃管理工作得到改進，從而提高生產率并為高級管理人員提供決策支持。例如EDPS及OA系統可以減少數據處理人員數量，提高數據處理的速度和質量；MIS和DSS能為決策人員提供更豐富、準確的背景信息，提供決策支持模型，減少了管理決策中的不確定性等等。
(2)面向外部實體的信息服務。它通過信息加工或生產信息產品為社會提供信息服務而獲利，例如證券交易信息系統、信息咨詢系統等等，這方面的經濟效益可以直接用市場價格來衡量。根據美國的一項調查，使用設計完善的計算機管理信息系統以后，平均給企業帶來的經濟效益為：庫存降低35％，延期交貨減少80％，采購提前期縮短50％，停工待料減少60％，制造成本降低12％，提高生產能力10％—15％，減少管理人員10％。這組數據在一定程度上反映了信息系統可以給企業帶來經濟效益的大小。信息系統的經濟效益評價要兼顧直接經濟效益與間接經濟效益、有形效益和無形經濟效益，做到統籌考慮。
一般來說，直接經濟效益包括企業內部經濟效益與直接受益部門、單位的經濟效益的總和；間接經濟效益則是指直接受益部門和企業自身經濟效益以外的經濟效益，多指對社會、環境、生態等的影響。這種分類方法在具體問題的分析和定量計算上雖然存在一些因難，但是仍然有一定的實際意義。這是因為，企業或組織對信息系統建設項目的經濟效益進行論證分析時，首先將考慮給其本身所帶來的經濟效益大小，一個沒有直接經濟效益的項目是很難被列入議事日程的。
有形經濟效益是指可以用貨幣定量計算的經濟效益，主要來源于生產成本的節約。例如，新的信息系統以自動化手段代替部分人工信息加工過程，從而帶來的工資費用的節省。無形經濟效益是指難以定量計算，不能直接用貨幣來體現的效益，主要指企業、組織機構的各種行為的有效性的增強。例如，信息系統使用后，企業或組織機構能夠獲得更多、更及時和更準確的信息，使企業的組織計劃加強，經營更具靈活性等等。
四、IT“黑洞”的成因分析
毫無疑問，IT應用提高業務處理效率的潛能是存在的，但問題是如何才能釋放這種潛能，這需要我們分析IT應用失敗的主要原因。
企業信息化的實質是實現業務與管理的精細化。首先，信息化的目的是為了實現業務管理的優化、運營效率的提升以及競爭力的提升，而不是為了技術而使用技術。其次，信息化的對象是業務運營與管理控制。因此，信息技術只是信息化的手段、載體和實現形式，其真正目的還是實現企業的業務經營與管理目標。如果業務管理基礎薄弱，再先進的IT系統也沒有用武之地。由于業務流程不清，管理架構不明，企業在實施IT應用系統時肯定會遇到許多障礙，從而導致系統實施陷入曠日持久的拖延狀態。因為這些是IT應用系統的基礎，無法回避或繞開；而讓系統實施人員來解決業務流程與管理體系優化的問題，是不現實的。所以，不以業務和管理為本，單純由信息技術部門驅動信息技術項目，或者業務部門參與不足、領導支持不到位，是IT“黑洞”形成的根本原因。
同樣，如果沒有業務和管理的優化，即使運用再先進的IT系統都會導致效果不佳。實踐表明，IT應用沒有釋放其潛能的重要原因就是企業在應用信息技術時，總是沿用舊的或業已存在的方式做事，而不是注重工作應該怎樣做；沒有根據IT帶來的新變化重組業務流程，然后考慮應用IT手段來輔助實現它。辦公自化系統的應用就是一個很好的例子。應用辦公自動化信息系統夢想“無紙化辦公”。其結果導致更多的紙張被使用。不管報告是否有價值，報告愈來愈多，格式愈來愈漂亮。人們不惜花數天時間去寫報告并繪有精美的圖表等以期待高一級管理層對自己工作的認可或批準。因為在辦公自動化軟件上修改文字和圖表實在太容易，以致人們一遍又一遍地進行修改完善，以期得到管理層的欣賞。其根本問題就在于處理辦公事務的流程和方式沒有改變。
在應用IT為顧客提供服務方面，也經常存在一些問題。運用計算機信息處理技術直接模擬手工業務處理方式和處理流程，將會對很多不合理或無效的工作(也許手工業務處理方式下必須存在)進行計算機自動處理，由于人們必須按照計算機的要求工作而不是按照顧客的要求辦事，從而有可能導致工作效率不如手工方式。在應用計算機信息系統以后，人們才認識到對原有業務流程進行一些改變是有益的，但為時已晚，通常都是因為要改變計算機信息系統的成本太高和太費時間而被擱置。
改變各部門原有工作流程、協調各部門間的協同工作方式阻力重重；雖然應用了計算機信息系統，但原有的手工業務處理模式難以更新；信息一致性與共享機制難以形成；原有業務處理流程與計算機信息處理流程間的矛盾難以解決；員工素質難以大幅度提高，團隊精神難以形成。所有這些障礙導致計算機信息系統難以正常運行，一些企業最后不得不放棄計算機信息系統而恢復手工作業，有些企業即使勉強保持系統運行，但偏離了原有的預期目標。
業務流程重組的本質在于根據新技術條件下信息處理的特點，以事物發生的自然過程尋找解決問題的途徑。業務流程重組不僅是市場競爭的需要，而且也是信息技術及其應用發展的結果。企業信息化建設的發展，不僅改善了人的工作環境，提高了工作效率，而且擴大了人們思考問題的范圍，提高了解決問題的能力。它使業務流程各個環節聯系更緊密，過去被分解得支離破碎的流程融為一個整體。信息網絡使各個部門交織在一起，淡化了職能部門之間的界線。提出業務流程重組概念之前。
人們從實現自動化的角度應用信息技術。從EDPS、SIS到DSS，無非是利用信息技術為現存的管理構架服務。然而提出戰略信息系統概念以后，尤其是業務流程重組概念的提出和實施以后，工作重點則要轉變到重塑管理構架了。信息技術真正的能力不在于它使傳統的工作方法更有效率，而在于它使企業打破了傳統的工作規則，并創造新的工作方式，這正是業務流程重組的核心內容。
業務流程重組不等于自動化，它關注的是如何利用信息技術實現全新的目標，是如何用新的信息技術“做好當前和過去沒做過的工作”。為此，需要研究新的開發方法，創造性地應用信息技術。要充分認識信息作為戰略性競爭資源的潛能，創造性地對現有業務流程進行分析，找出現有業務流程中存在的問題及產生問題的原因，分析每一項活動的必要性，并根據企業的戰略目標，采用關鍵成功因素法等，去發現正確的業務流程，如在信息技術的支持下，有些工作可以合并，組織管理層次可以減少，有些工作可以取消等。
信息技術是業務流程重組的推動力。正是信息技術的發展與應用，使企業能夠打破陳舊的制度，創建全新的過程模式。業務流程與企業的運行方式、組織的協調合作、人的組織管理、新技術的應用與融合等緊密相關，因而，業務流程的重組不僅僅涉及到技術，也涉及人文因素，包括觀念的更新、流程的重組和組織的重構。信息技術的應用是業務流程重組的出發點，也是實現業務流程重組最終目標的手段，業務流程的重組與信息技術的有機結合，是提高信息系統開發投資收益、節省信息系統運行成本、提高信息系統經濟效益的關鍵所在。
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本文標題：ERP信息系統的經濟效益分析
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