隨著計算機技術的廣泛應用，檔案信息化已成為社會發展的客觀要求和檔案事業發展的必然趨勢，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要的對象。筆者認為，在加快開展檔案信息數字化工作中，必須正視電子文檔的整理、保存、歸檔、安全等問題。
一、電子文檔的規范整理問題
電子文檔的建立，與紙質文檔一樣，必須按照本單位分類大綱、檔號編制方案及其保管期限標準將收集權展的電子文檔分門別類歸整，使其有序化。具體而言.就是要按門類劃分要求，結合本單位的專業特點和電子文件內容制定分類編號方案。經過分類，組合案卷(件)，給每一份電子文檔一個固定的號碼位置，并逐一登記編目，從而使全部電子文檔成為一個有機的整體。這種數據在建立時，至少要拷貝一套另存，并對拷貝件的軟硬件環境做出說明，并制成紙質文件一并保存。其間，應注重文檔題名、文號、責任者、時間、保管期限、檔號等電子文檔的著錄標引。
二、電子文檔的有效保存問題
為使電子文檔能在新載體上長久保存并保證其有效性、安全性，主要應從兩一個方面來考慮。一是要選擇好存貯載體。國家檔案局頒發的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件歸檔的要求中明確指出:推薦采用的載體，按優先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。二是數字信息的轉存和復制。就數字信息本身來講，是可以永久保存并不會隨時間而衰減的，但是數字信息必須依附于載體才能存在。而無論是磁存貯載體還是光存貯載體，其性能都不穩定，從理論上講磁介質的存貯壽命只有十幾年，光存貯介質的存貯壽命也不足一百年，并且因數字信息的頻繁讀取和寫人以及存儲格式的變化等原因，使信息的實際存貯壽命變得更加短暫。因此，信息的轉存和復制對電子文檔的有效保存就更為重要。
三、電子文件的科學歸檔問題
電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，在確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。由于電子文件歸檔工作是一項艱苦細致且難度較大的工作，所以在規劃電子文件歸檔工作時，必須充分考慮電子文件的特殊性、準確性和安全性，要緊密結合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際，把電子文件歸檔納人單位重要的工作程序，建立切實可行的歸檔制度。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡歸檔，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數據庫或記有歸檔的標識，并做一些輔助和認證工作，要與紙質文件結合歸檔。歸檔工作要注意以下幾個方面:
1.確定電子文件的歸檔范圍。它是歸檔的首要任務，是保證電子檔案質量的關鍵。
2.明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術環境條件、存貯介質的質量及壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。
3.歸檔份數。把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝到耐久性的載體上，一式三套，封存保存一套，借閱一套，異地保存一套。
4.歸檔要求。一是要遵從歸檔各階段的規定、標準;二是準確說明配套的軟硬件環境;三是歸檔電子文件格式盡可能地通用、標準;四是歸檔電子文件同時保存相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容相關說明及描述上保持一致;五是具有長期或永久保存價值的文本及圖形電子文件進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔。
5.歸檔方法。一是將最終應歸檔的經過整理的電子文件存人磁、光介質上;二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件進行壓縮，然后刻人磁、光介質;三是備份系統歸檔，一般在局域網或其他網絡環境下采用，將確定要歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質上;四是一致性的測試。
6.實行雙套制。雙套制是指歸檔文件的紙質件和電子件同時歸檔，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，既可以對電子文件制作紙質拷貝，也可以對紙質文件進行數字化。
四、電子文檔的安全保障問題
電子文檔的安全性體現在許多方面。從文件的形成過程到業務管理的各個環節，都可能出現安全問題。為確保電子文檔的安全，主要應從以下幾個方面采取措施:一是從歸檔制度人手�！峨娮游募䴕w檔與管理規范》明確指出:具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。同時，在收集積累中必須隨時備份及填寫電子文件登記表、標明電子文件的性質、類別代碼。歸檔時要一式三套，一套封存、一套供利用、一套異地保存。二是從技術措施上人手。歸檔時要對軟硬件環境的有效性進行檢測，并把相關的軟件和參數一并歸檔，對信息載體進行有無劃痕、有無病毒等檢測。三是從保管要求人手，如磁性載體每2年、光盤每4年進行抽樣機讀檢驗，抽樣率應辦10%;對磁性載體的電子檔案每4年轉存一次，原載體保留時間不得少于4年。四是從利用要求人手，為確保電子文件的原始性和安全性，利用時要求使用拷貝件，不得擅自復制電子文件，遵守保密規定和使用權限等。
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