隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化已成為社會(huì)發(fā)展的客觀要求和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要的對(duì)象。筆者認(rèn)為，在加快開(kāi)展檔案信息數(shù)字化工作中，必須正視電子文檔的整理、保存、歸檔、安全等問(wèn)題。
一、電子文檔的規(guī)范整理問(wèn)題
電子文檔的建立，與紙質(zhì)文檔一樣，必須按照本單位分類大綱、檔號(hào)編制方案及其保管期限標(biāo)準(zhǔn)將收集權(quán)展的電子文檔分門(mén)別類歸整，使其有序化。具體而言.就是要按門(mén)類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)特點(diǎn)和電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)方案。經(jīng)過(guò)分類，組合案卷(件)，給每一份電子文檔一個(gè)固定的號(hào)碼位置，并逐一登記編目，從而使全部電子文檔成為一個(gè)有機(jī)的整體。這種數(shù)據(jù)在建立時(shí)，至少要拷貝一套另存，并對(duì)拷貝件的軟硬件環(huán)境做出說(shuō)明，并制成紙質(zhì)文件一并保存。其間，應(yīng)注重文檔題名、文號(hào)、責(zé)任者、時(shí)間、保管期限、檔號(hào)等電子文檔的著錄標(biāo)引。
二、電子文檔的有效保存問(wèn)題
為使電子文檔能在新載體上長(zhǎng)久保存并保證其有效性、安全性，主要應(yīng)從兩一個(gè)方面來(lái)考慮。一是要選擇好存貯載體。國(guó)家檔案局頒發(fā)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件歸檔的要求中明確指出:推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。二是數(shù)字信息的轉(zhuǎn)存和復(fù)制。就數(shù)字信息本身來(lái)講，是可以永久保存并不會(huì)隨時(shí)間而衰減的，但是數(shù)字信息必須依附于載體才能存在。而無(wú)論是磁存貯載體還是光存貯載體，其性能都不穩(wěn)定，從理論上講磁介質(zhì)的存貯壽命只有十幾年，光存貯介質(zhì)的存貯壽命也不足一百年，并且因數(shù)字信息的頻繁讀取和寫(xiě)人以及存儲(chǔ)格式的變化等原因，使信息的實(shí)際存貯壽命變得更加短暫。因此，信息的轉(zhuǎn)存和復(fù)制對(duì)電子文檔的有效保存就更為重要。
三、電子文件的科學(xué)歸檔問(wèn)題
電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件，在確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。由于電子文件歸檔工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作，所以在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，必須充分考慮電子文件的特殊性、準(zhǔn)確性和安全性，要緊密結(jié)合本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的實(shí)際，把電子文件歸檔納人單位重要的工作程序，建立切實(shí)可行的歸檔制度。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)歸檔，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)，并做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。歸檔工作要注意以下幾個(gè)方面:
1.確定電子文件的歸檔范圍。它是歸檔的首要任務(wù)，是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。
2.明確歸檔時(shí)間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術(shù)環(huán)境條件、存貯介質(zhì)的質(zhì)量及壽命等問(wèn)題，一般以不超過(guò)2-3個(gè)月為宜。
3.歸檔份數(shù)。把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝到耐久性的載體上，一式三套，封存保存一套，借閱一套，異地保存一套。
4.歸檔要求。一是要遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn);二是準(zhǔn)確說(shuō)明配套的軟硬件環(huán)境;三是歸檔電子文件格式盡可能地通用、標(biāo)準(zhǔn);四是歸檔電子文件同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致;五是具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。
5.歸檔方法。一是將最終應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件存人磁、光介質(zhì)上;二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻人磁、光介質(zhì);三是備份系統(tǒng)歸檔，一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用，將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質(zhì)上;四是一致性的測(cè)試。
6.實(shí)行雙套制。雙套制是指歸檔文件的紙質(zhì)件和電子件同時(shí)歸檔，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，既可以對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。
四、電子文檔的安全保障問(wèn)題
電子文檔的安全性體現(xiàn)在許多方面。從文件的形成過(guò)程到業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，都可能出現(xiàn)安全問(wèn)題。為確保電子文檔的安全，主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施:一是從歸檔制度人手。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》明確指出:具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。同時(shí)，在收集積累中必須隨時(shí)備份及填寫(xiě)電子文件登記表、標(biāo)明電子文件的性質(zhì)、類別代碼。歸檔時(shí)要一式三套，一套封存、一套供利用、一套異地保存。二是從技術(shù)措施上人手。歸檔時(shí)要對(duì)軟硬件環(huán)境的有效性進(jìn)行檢測(cè)，并把相關(guān)的軟件和參數(shù)一并歸檔，對(duì)信息載體進(jìn)行有無(wú)劃痕、有無(wú)病毒等檢測(cè)。三是從保管要求人手，如磁性載體每2年、光盤(pán)每4年進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率應(yīng)辦10%;對(duì)磁性載體的電子檔案每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體保留時(shí)間不得少于4年。四是從利用要求人手，為確保電子文件的原始性和安全性，利用時(shí)要求使用拷貝件，不得擅自復(fù)制電子文件，遵守保密規(guī)定和使用權(quán)限等。
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本文標(biāo)題：檔案ERP信息化背景下電子文檔管理相關(guān)問(wèn)題探討
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