在網絡飛速發展的21世紀，企(事)業單位對于信息的傳遞和獲取越來越依賴于Internet。工作流技術已經成為流程處理方面一個重要的因素，廣泛應用于眾多領域。如今，工作流建模工具層出不窮，它們可以提供基本的流程控制，但是大多數建模工具不能應對復雜的動態流程。從應用角度來看，基于工作流技術的系統應該能夠自如地為企業提供動態的流程服務。以工作流技術為基礎的綜合管理信息系統，對于企業動態化流程管理十分必要。
為了更好地滿足企業對于操作簡便、界面友好、平臺交互、資源共享的需求，本文討論了基于工作流技術的綜合管理信息系統的設計和應用，該系統可以提供可視化的流程自定義，實現所見即所得。用戶通過WEB就可以親身參與其中，也大大提高了交互的便利性。
1 工作流的應用背景
日益靈活高效的高科技應用以及瞬息萬變的全球經濟環境都使工作流概念迅速走紅。工作流應用于辦公自動化的技術已經得到廣泛關注。由于網絡的開放性，企業中的人員關系以及業務頻繁變化。而當即時程序運行時，服務提供者需要以動態形式被定義下來。由此，以相應業務以及使用者需求為目標的動態綁定機制模型的研究具有重要意義。企業在中心服務系統上制定其所提供服務的各種需求。因此，工作流就對業務以及使用者有了靈活的動態綁定。
工作流作為信息管理系統用以支持程序自動化以及程序一體化的技術將有望克服工作控制系統的刻板模式，從而提供一種更有效的方式去規范、控制以及監測復雜的工作生產流程。具體來說，一個命令視為一個程序，組成命令的一系列子程序視為多個活動，工作流可定義為多個活動之間的關系。
最早的工作流是通過人工實現的，信息流轉以手工傳遞，如：某個流程中要求參與者首先申請流程；任務建立后遞交給參與人員批閱；完成批閱以及相應內容補充后，文件被傳遞到下一個環節審批。最后在審批通過后由參與者執行該任務。這種人工模式的工作流存在很大的弊端，任務流程的監控只能依靠人工四處走訪打聽，流程進度如何，是否延期，是否成本過大都不可獲悉。
將工作流技術引入辦公自動化系統中是工作流程化的需要，本文結合綜合管理信息系統淺談其必要性。企事業單位工作具有很強的流程特點，往往從一個階段開始到另一個階段截止，這個階段的截止又是另一個階段的開始。工作流技術的出現提供了優化的流程化工作方式。如圖1所示。
2 工作流技術原理
工作流技術主要包含了：流程編輯工具，工作流引擎，管理機制，監控工具等方面。
圖1 工作流模型實例
2.1 流程編輯工具
流程編輯工具提供了強大的圖形化、WEB方式工作流模板的自定義工具。管理員通過拖拽動作就可以方便地定義系統中所有需要用到的流程，不但如此，用戶還可以適時地修改流程，操作簡便。
2.2 工作流引擎
一個管理信息系統的核心部分不是其界面好壞，也不是系統內部頻繁的數據庫訪問，關鍵在于緊密結合工作業務需求開發符合實際情況的程序邏輯。該邏輯應該能保證系統的穩定性，保證系統運行的速度。這就是工作流引擎的關鍵作用，可以確保系統正常穩定高速運行，還可以在流程發生變化的時候，簡易地修改程序。
2.3 管理機制
工作流管理機制是工作流中的核心技術，管理機制中應包括對流程的編輯、修改、查詢以及監控等功能。對流程的編輯包含流程基本信息的添加，流程類型的選取(包括審批流程，文件流程及主流程)，流程管理人員權限分配(選定相應的角色控制該流程)；其中流程基本信息中作者把任務類型抽象成4類：①開始任務；②一般任務；③審核任務；④結束任務。
每種類型的任務都包含了基本設置(任務ID；任務名稱；執行方式等)、處理邏輯(流程啟動后處理流程的方式)。各個任務之間通過路由鏈接，路由是各個任務之間的唯一媒介。通過圖形化自定義流程，用戶可以在任意2個任務之間隨意拖拽路由，并選定流程走向來確定2個任務之間的邏輯關系。路由會自動獲取任務與任務之間的邏輯關系，并通過任務ID號識別下一步該如何流轉。任務與任務之間存在種種邏輯關系，由于工作業務的需要，不同任務之間存在前進、回退、等待、觸發等多種關系，要利用好工作流管理工具就必須為它們量身定做相應的邏輯關系。本文將這種邏輯歸納為2大類：分支邏輯和聚合邏輯。
2.3.1 分支邏輯
當流程流轉到某一結點時，選取何種方式到下一結點，這取決于選擇邏輯。在分支邏輯中，本文將其細化為2類：并行分支和串行分支。
并行分支中，當流程從一個結點到達另一個結點時，多個活動會并行啟動。如圖2所示，該流程由3個元素組成：開始、活動、結束。活動1結點處，出現3個分支，匯聚至活動5結點，然后流程結束。活動1結點到活動2，3，4結點時，多個活動并行啟動。
圖2 并行分支
串行分支中，當流程從一個結點到達另一個結點時，多個活動根據流轉條件逐一判斷，并選擇相應的道路。如圖3所示，當活動1啟動流轉時，先以串行方式分別訪問活動2，3，4結點，當人工活動1傳來的數值滿足條件時流轉將通過，否則對下一條道路進行判斷。如果所有判斷都不滿足，系統將選擇缺省道路。
圖3 串行分支
2.3.2 聚合邏輯
分支邏輯闡述了由一個結點分散到多個節點的過程。聚合邏輯就是它的逆過程，即多個分支在流轉過程中匯聚到一個結點的方式。本文將聚合邏輯分為“并行聚合”和“串行聚合”。
2.3.2.1 并行聚合
并行聚合當且僅當聚合處結點前多條分支完成流轉之后，才能開始流轉活動。如圖4所示，該流程由3個元素組成：開始、活動、結束。活動1結點處，出現3個分支，匯聚至活動5結點。當且僅當活動2，3，4均完成之后，才能觸發活動5正常流轉。
圖4 并行聚合
2.3.2.2 串行聚合
串行聚合的聚合處結點前任何一個活動完成后，均可以開始流轉活動。如圖5所示，當流轉方式為串行聚合時，活動2，3，4任意一個滿足流轉條件后，活動5均可正常運行。
圖5 串行聚合
2.4 監控工具
監控工具負責監視任務流轉的進度和邏輯。在整個工作流概念中監控工具猶如一輛汽車的儀表盤，你可以從中看到行車速度的快慢，汽車燃料是否充足，車燈是否能正常使用，后備箱是否已經打開等汽車的詳細信息。監控工具可以查詢任意一條流程的走向狀況，是否生成任務，是否被第一個執行者審批，是否出現錯誤被打回，是否完成了流程等等。用戶誤操作導致流程邏輯錯誤可以通過流程回退、置換人員、流程終止等方式解決。
3 工作流在綜合管理信息系統里的應用
OA(Office Automation)系統必須是綜合性較強的管理信息系統。它應具備多種辦公信息處理功能。隨著網絡的迅速發展，各個單位與國際接軌也越來越密切。流程化的辦公方式已經讓越來越多的人嘗到甜頭。作者總結后發現，許多工作都有一個特點：多人協同完成。這就需要一個標準來規范作業。以長江科學院綜合管理信息系統為例。系統中主要工作類型有：人力資源、科研管理、院務管理、財務管理、資產管理、個人中心等。
3.1 人力資源
人力資源系統提供了員工基本信息、單位組織結構、研究生信息、人才引進管理、員工培訓和人力資源授權等功能模塊。利用本系統可以清晰查詢人力相關信息。
3.2 科研管理
科研管理包含合作方管理、項目立項、項目登記、項目實施、成果管理、質量與標準化管理和學術交流管理等模塊。它主要用于對橫向、縱向項目從申報開始追蹤監控，完成逐級審批的步驟。對受托及委托項目信息以表單形式存儲。對項目實施情況以任務下達、開題報告、階段檢查、項目驗收的方式進行管理。用戶還可以在此模塊中對自己的獲獎、論文、專著等科研信息進行管理。質量與標準化管理則是對單位內部科研和業務的工作進行審核和反饋。
3.3 院務管理
院務管理涉及到收文和發文，收文采用接口對接方式開發，用于接受上級單位發文。發文負責完成單位內部發文擬稿、發文流程跟蹤、發文完成，以及上傳發文至上級單位。會議管理，利用先申請先使用的原理，通過流程審批申請會議室，通過會議室使用記錄查看會議室利用情況。印章申請，通過流程審批申請印章，流程通過后，印章管理人員通過系統信息為憑證，借用印章。近期系統還進行二次開發，對上級單位實行了上傳發文，以及向下收文，實現了自動接收上級發文，自動上傳已完成的發文。避免了以往需要傳真接收，打印多份，人為傳遞閱讀的麻煩。
3.4 財務管理
財務管理包含了支票本管理、報銷管理、借款管理、撥付款管理、發票使用管理和會議費管理等六大模塊。用戶可以參與到流程中隨時查看流程的詳細信息。第一時間掌握流程信息，大大提高了工作效率。以往財務桌上一疊疊的紙張不見了，一群群候在辦公桌旁的人也減少了。真正做到了無紙化和人性化。當用戶檢查到流程已經順利完成，即可到財務去辦理相關業務。避免了多次無效的去現場詢問，減少了財務人員的工作量。
3.5 資產管理
資產管理顧名思義，它是對單位內部以及個人所屬資產的統籌。此系統擁有資產查詢、資產購置、資產維修、資產使用、資產處置、資產檢驗共計6個模塊，18個子模塊。系統中專設了資產管理員，用戶申請購買設備成功，資產管理員就可以利用資產調撥功能將設備調至用戶名下。在個人占用資產處即可顯示用戶所占資產的詳細信息。除此之外，系統還擁有設備檢驗提醒(定期維護保障設備正常運行)、維修記錄、設備報廢等主流功能。
3.6 個人中心
個人中心包含了個人基本情況：我的業績，我的賬務，我的信息(我的任務、我的消息、我的提醒等)，我占用的資源等。個人中心的數據來源是以上述幾個模塊中的整體數據為基礎，提取登陸系統用戶的個人信息。個人中心里用戶可以接收到工作流發布的提示信息，如：某個任務需要用戶審批執行，會在個人中心里出現提示信息。
4 結語
市場競爭的加劇和規范化要求，都迫使企業需要加強信息流程化管理，許多企業開始提出工作流程自動化與企業再造工程的需求，希望由內部做起，縮短流程作業時間，提高市場的競爭能力。隨著互聯網的飛速發展，大部分企業把自己的管理平臺都基于互聯網來實現，而目前很多工作流引擎都是基于C/S結構實現，使用起來很不方便，很難找到一個完全基于WEB使用的工作流。
長江科學院綜合管理信息系統是一個完全基于WEB的工作流軟件，它很好地解決了實際工作中的業務流程問題，使辦公效率大大提高，使無紙化辦公成為可能，使歷史數據有據可查。通過單位領導和技術人員多年的努力，以工作流技術為主題的綜合管理信息系統現在已經在長江科學院運行正常，效果良好，并多次與其它系統進行集成和二次開發。
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