信息化軟件購置費用通常在幾十萬至幾百萬元，但其實施成本更高，約占整個成本的50%，甚至達到70%。既然如此，為什么許多制造企業都爭相實施信息化建設呢？因為信息化是現代制造企業發展壯大的必然趨勢，是提升管理的有效措施。然而實施信息化并非易事，據研究，在那些信息化上線不成功或者上線后掉線的案例中，高達70%的項目都有一個共同的直接原因，那就是在數據上出了問題。我國制造業在數據集成相關項目建設中，面臨的問題最主要就是數據質量問題。事實上，國內72%的企業存在相似重復數據，60%的企業存在不完整數據，數據質量問題相當嚴重，對提高數據質量的研究的迫切性不容忽視。“信息化項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據”、“進去的是垃圾，出來的必然也是垃圾”等這些醒目的字眼充分說明了信息化系統中基礎數據的重要性。
1 信息化基礎數據內容
制造業實施信息化系統需要大量的基礎數據，這類基礎數據涵蓋范圍較廣，既有靜態數據也有動態數據。靜態數據在整個數據生命周期中不隨時間或其他數據變化而變化，是制造業開展業務的公用數據，如物料編碼、工藝資源、物料清單(Bill of Material，BOM)、基礎財務數據等，大多數業務通過調用靜態數據來實現動態流程，因此靜態數據是動態數據的基礎。動態數據是每筆具體業務發生時產生的數據，它隨時間點不同而變動，如生產排程、庫存、訂單、質量等，動態數據是企業經營的具體表現。以制造企業為例，基礎數據主要包括6大部分，詳見表1。
表1 基礎數據主要內容
在信息化建設中，系統中基礎數據的質量是關鍵性的，基礎數據作為可重復利用的資源，如果質量低下，甚至會給企業帶來致命性的打擊，所以數據整理和數據質量問題是一個無論怎么樣強調都不為過的重要問題。
2 信息化數據質量影響因素
業務流程是信息化系統的骨架，基礎數據是信息化系統的血液，信息系統只有建立在堅實數據的基礎上，才能將正確的信息傳播到整個企業，優化業務管理，提高整體管理水平。然而，縱觀多數制造業信息化系統運行狀況，其數據的準確性、完整性、及時性普遍較差。引起數據質量問題的原因有很多，但大致可以概括為以下3個方面。(1)對信息化的認識不足。相比發達國家，我國制造業起步較晚，多數企業長期處于傳統、粗放管理狀況，造成企業總體管理水平低下，企業白上而下對信息化管理作用缺乏足夠的認識。(2)數據管理不夠規范。在企業中，雖然各部門都有自己的數據管理機制，但這些數據管理內容大多數僅僅是對本部門有效，對其他部門不一定合適。大多數部門對各自部門的數據不僅有查看權，而且可以更改，長此以往各部門間會有越來越多的數據不能統一起來，引發數據混亂。缺乏統一的數據管理制度是引起數據質量問題的主要原因。(3)歷史原因。雖然我國一直大力推廣信息化建設，但是大部分企業基礎數據相對薄弱，主要表現為分散不全、賬實不符等，這些歷史原因無形中給ERP的實施帶來了很多不確定的因素。
造成數據質量問題的原因雖然是多維度的，但是對數據管理缺乏規范是導致數據質量問題的主要根源。此外缺乏必要的系統、人員等環節對數據的驗證、審核以及缺乏對信息化的認識也會給數據質量帶來一定影響。因此，建立并執行規范的數據管理流程，強化數據管理意識是數據管理的關鍵。
3 基礎數據整理方法總結
基礎數據整理工作是制造型企業信息化建設中最困難的部分，雖然每個制造型企業實施信息化的道路有所不同，但是基礎數據整理工作是所有制造業信息化建設中的必經之路。從信息化實施的整體過程來看，基礎數據整理工作可以大致分為5個過程，詳見表2。筆者經過參考其他制造型企業信息化建設過程，查閱數據，整理案例，對制造型企業信息化基礎數據整理工作不同階段給出以下具體建議，以供參考。
表2 基礎數據整理過程
3.1 組建數據整理團隊
數據整理工作是一項覆蓋范圍廣、工作量大、準確性要求高的任務，需要成立專門的數據整理全職小組，并建立相應的考核、激勵等制度，這是進行數據整理的最基本前提。沒有過硬的團隊和一定的工作時間作為保障，將不能保證數據整理工作的正常進行。首先，基礎數據的整理工作沒有任何捷徑，它需要團隊成員腳踏實地的從點滴做起，因此數據組團隊需選擇有敬業奉獻精神的組員組成。其次，數據質量是數據的生命，錯誤的數據不但沒有任何意義，而且干擾生產，所以數據工作者要有仔細認真的態度。再次，外界環境和生產情況在不斷變化，數據準確度只是個相對的概念，目前數據準確并不代表一直都準確，所以對于靜態數據和動態數據都要不斷調整和優化。只要使用信息化系統，企業的數據調整和優化工作就是長期的、無終點的，這要求數據成員具有精益求精的執著精神。總之，數據組團隊不但要有過硬的業務基礎知識，還要有高度的敬業精神和強烈的工作責任心，只有這樣才能確保數據質量和任務進度。
3.2 一把手工程
信息化實施過程中，領導對項目的關注程度和推動力非常重要。因為信息化建設不僅僅是一項信息技術實施工程，也是一項優化業務管理工程，而數據整理則是對業務流程的具體梳理。信息化實施涉及業務流程優化、重組等，這些不僅會讓員工使用舊系統的習慣發生變化，甚至員工的日常工作習慣也可能受到影響。由于數據整理工作會涉及到部門或個人利益，常導致很難搜集到準確的數據，因而需要決策層的大力支持。在數據梳理過程中，如果通過分析得到嚴重影響數據輸入、數據產生或數據管理等的原因，則可能需要優化企業業務流程，建立必要部門或者削減臃腫部門。企業信息總監(CIO)要抱著不惟上、不惟書、只惟實的態度，公正客觀地對待信息化進程中遇到的各類問題。明確各部門職責，建立日清日結工作機制，強力推動各項工作的順利進行，把實施信息化和企業制度改革相結合，只有這樣才能少走彎路。因此，在信息化實施過程中，需要一把手親自抓，一把手工程是信息化建設成功的基本保障。
3.3 慎重系統數據遷移
不管是新系統還是舊系統，數據都是系統的核心。數據整理的過程不僅包含對業務流程的重新梳理、更改，還有相當一部分工作在于對舊系統的數據的遷移。筆者認為，將舊數據庫遷移至新的系統上并非是異構數據庫那么簡單，對于舊系統的數據重新整理和遷移都需要慎重進行。
在進行新舊系統更換時，如果將舊系統數據原原本本搬遷至新系統，那么將不能對舊數據進行業務流程重新審視和考核，也就失去了流程梳理、業務重組信息化實施的最大管理意義。對于不同廠商開發的信息化系統，其存儲邏輯必然不同，如果將舊系統的數據不經轉換直接遷移至新系統，新系統的運行負擔可能會較重，難以發揮新系統的最優性能，甚至可能因為系統差異導致信息不準確。筆者認為，最好能在基于新系統存儲機制的基礎上，對原數據結構進行修正，建立起能夠適應并發揮新系統性能的最佳結構。當然，并非舊系統的所有的數據都可以平滑過渡到新系統中，用戶和實施者應該首先關注數據的有效性，其次才是新數據的結構及遷移過程中的技術問題。
3.4 明確梳理業務流程
在科技發展日新月異的今天，科技、創新是企業發展最關鍵的法寶，然而技術實力相當的企業，有的發展如日中天，而有的則相反，究其根本，相當一部分原因和管理有關，而管理的好壞就著重體現在對實際業務流程的管理上。改革發展的幾十年中，不少的老牌企業最終因為業務管理混亂而走向衰退。
從ERP實施的整個過程來看，與基礎數據相關的工作包括業務調研、業務分析、流程梳理、數據整理、數據整改、數據維護等幾大過程，其中起核心作用的是業務流程的梳理，這也是實施信息化建設的最大目的。業務流程是數據整理的大綱，為數據整理指明方向。如果在數據整理過程中沒有確定明確的業務流程方案，在實施過程中項目團隊常常表現為執行不力、人浮于事，結果大家都在等待中無端地消耗掉時間。企業流程確定對于信息化項目的實施是至關重要的，只有在業務流程的職責化、制度化等方面做好工作，才有可能讓項目順利實施。
3.5 重視MBOM搭建工作
信息化系統中共有3大數據源，分別為工程數據源、庫存數據源以及其他各項參數的設置，其中前兩者占了整個信息化系統數據庫的90%，它們的整理難度也是最大的，需要花費更多的精力去處理，建議盡量提前做好充分準備。工程數據源主要包括編碼體系建立、BOM的搭建等工作。BOM是工程數據的最重要的組成部分，根據過程不同，可以將BOM分為EBOM、PBOM、MBOM等。由于EBOM和MBOM的不同，多數企業的做法是將EBOM直接用于指導生產。EBOM搭建可以根據設計結構自動生成BOM結構，而MBOM搭建根據生產實際需要花費大量時間進行重構。MBOM搭建的最基本原則是保證和EBOM一致，建立起企業自上而下的統一數據體系。然而由于歷史原因、業務流程等多種原因常造成EBOM和MBOM嚴重脫節，致使MBOM搭建工作量較大。MBOM搭建是一項工作量大、難度大、周期長的工作，必須有強有力的組織保證才能完成。此外，對于MBOM搭建及其相關數據準備工作而言，能提前就不要拖后。當然，庫存數據也是信息系統的基礎數據源之一，因為系統的有效運行同樣離不開準確的庫存數據支撐。
雖然PLM能夠貫穿整個研發體系，ERP能夠打破從制造到營銷的所有壁壘，但是二者均不能徹底解決“信息孤島”問題。充分利用各個系統的功能優勢，整合兩大信息資源，發揮基礎數據的最大優勢，達到從設計至銷售一體化應用已經成為信息化發展的必然趨勢。通過ERP和PLM集成，可以實現產品管理和企業管理的一體化，從源頭梳理業務，通過基礎數據整理最終達到業務整合、規范管理的目的。ERP、PLM兩大系統能否集成成功的關鍵在于規范基礎數據和建立基于實際業務需求的集成系統（中間表）。
對于信息化的兩大系統而言，PLM側重研發和工藝管理，一切研發和工藝數據將在PLM存儲：ERP側重采購、質量、財務、營銷等管理，而他們的基礎數據也是大部分來自于研發和制造，這就要求ERP中的物料編碼、BOM結構、工藝資源、工藝路線等所有物料信息都要和PLM保持高度協調、嚴格一致，杜絕一物多碼或者一碼多物情況的出現。這就需要統一規范的數據管理機制。基礎數據就好比血型，如果兩個人的血型不一致，輸血導致的結果是可想而知的。同樣，如果PLM和ERP的基礎數據不一致，信息化系統必將走向癱瘓。所以在實現兩大系統集成之前，如何確保兩大系統的數據完全一致是決策者首先要考慮的問題。
通過建立PLM和ERP的集成體系，從設計到銷售的一體化流程就建立起來了。PLM有著強大的研發管理功能，ERP有強大的生產、財務、采購、營銷、財務等功能，而二者能否發揮其各自的最大優勢，關鍵在于集成系統（中間表）的開發。開發功能是根據業務來實現的，盡管不同企業的業務不同，但總體來說，大多數企業都要求實現兩大系統數據的準確、及時、同步傳輸和業務的協同管理。以制造業為例，同步主要包括產品物料同步、EBOM和MBOM同步等，協同主要指的是產品生命周期管理和協同變更管理等。
對于系統集成，建議一般不要觸動兩大系統的核心代碼，除非這樣能給企業帶來巨大的經濟效益，否則會給集成帶來較大的開發、維護成本，而且有一定的集成風險。實際在兩大信息系統集成時，大多數企業都會選擇盡量維護原系統特有功能而僅僅針對具體業務開發集成系統（中間表），實現數據源頭PLM向ERP發放過渡的機制。這里需要注意的是，集成系統是聯系PLM和ERP兩大信息系統的惟一樞紐，對于集成系統任何一項業務變動或功能開發都要進行嚴格的評審和全面、反復的測試。如果測試不準確，可能會給信息化系統帶來瓶頸，導致后續的數據發布不同步而帶來數據混亂。
3.7 強有力的IT技術支持
基礎數據整理工作量之大、范圍之廣，僅僅靠手工是遠遠不夠的。對于已經明確的整理或業務規范，如果能用信息手段實現，那么將起到事半功倍的效果。例如在數據整理的初始階段，開發數據對比、自動查詢等功能將給數據整理提供很大的便利：在數據遷移階段，開發數據批量導人、自動糾錯功能將會給數據整理節省大量時間：在數據發布階段，開發數據預發布檢驗功能，為實現兩大系統數據結構完全一致提供了保障，而這些僅通過人工是很難實現無縫對接的：在上線前的兩大系統數據修改和上線后的數據運維階段，通過開發各種業務報表可以實現對系統數據的快速、準確的查詢與修改。IT技術不但為數據整理工作提供了很大的便利，而且大大提高了數據的準確度，對于企業信息化數據整理這樣龐大的任務來說，更是必不可少的。
3.8 重視培訓、集思廣益
企業信息化不僅是一項IT技術，它首先是一種管理思想，不管對于從事數據整理的職員還是領導，如果項目組成員對信息化和數據整理理解不透徹，將很難保證數據整理工作全面、有效的開展，所以需要對數據整理小組進行白上而下的系統培訓，信息化對于傳統制造業來說是一次新的思想沖擊，在信息化實施的過程中，團隊領導在全力支持工作的同時，還要更加積極的學習，善于傾聽團隊成員提出的合理化建議。很多時候，采取一個合理化建議往往會給數據整理工作帶來意想不到的方便。例如在本次企業信息化實施過程中，由于產品的變形較多，甚至同一部件的變形多達20種，按照信息化物碼嚴格對應的要求，若2個部件不是完全一樣，就需要創建2個不同的BOM結構，而事實上，對于這20種變形部件的BOM來說，接近90%的子級部件都是一樣的。如果按照系統搭建MBOM的原則，則需要搭建20種不同的EBOM和MBOM，后續需要對此部件進行數據維護，則需要維護20次，其工作量不但很大，而且很容易漏改，導致數據更改不徹底。在MBOM搭建之初，數據整理小組某成員提出了建立“公共部分BOM”的搭建思想，當時由于不合乎搭建規則，多數成員沒有給予重視，而隨著MBOM數據維護工作量的增大，“公共部分BOM”被提上議程，并最終解決了困擾企業相似部件BOM需要進行多次反復更改的難題。
3.9 上線前數據質量的保證
MBOM是生產數據的源頭，系統中MBOM數據質量的好壞直接影響著信息化系統運行的成敗。關于ERP中數據質量的評價方法很多學者從理論層次進行了深入分析、探討，這里不再詳述。上線前數據整理工作最主要的是保證靜態數據的準確性和完整性。這里結合企業信息化過程中MBOM整理實際，筆者給出一些符合生產實際的上線前MBOM數據整理建議。
a.將企業所有部門（包括設計、制造、采購、倉庫等）的數據進行統一，整理出所有物碼不符情況，并逐一進行規范，最終達到一物一碼100%對應。
b.搭建完全基于EBOM的MBOM。EBOM是數據的源頭，MBOM是基于BOM而來，不可本末倒置。
c.在原有制造部門投料的基礎上，將原投料BOM和基于設計而搭建的MBOM進行對比（包括物料、工位、數量、工藝路線等），找出差距，逐一到現場落實。
要想保證信息系統成功上線，需要保證基礎數據的準確度在90%以上，否則上線后的數據整改壓力將會很大。對于庫存、采購、財務等數據也可以采取類似的方法進行徹底清理，只要系統數據質量大大提升，那么ERP發揮巨大的系統效應也就指日可待。
3.10 數據維護與運維
系統上線對于整個信息化實施過程來說，可以認為是一個階段的結束，而后續基礎的數據維護和優化工作是隨著企業的發展需要長期堅持開展的。很多企業系統實施不成功的原因就是把“上線”作為項目的結束。“上線”并不是終點，而是一個新旅程的開始。上線前核對數據所指的內容主要是靜態數據，即使上線前的靜態數據準確度達到98%以上，上線后系統也會出現很多意想不到的問題，可能會出現遠多于5%的問題，甚至會出現因為某些關鍵數據不準確而使系統不能運行的情況。對于這種情況，多數企業采取的方法是新舊雙系統運行，然而帶來的直接結果就是工作量翻倍。對于上線后可能出現的問題，信息化部門要成立專門的、素質過硬的數據維護小組，仔細分析問題出現的根源并及時、全力應對，防止系統掉線。此外，還應建立數據上線后相應的各種輔助制度，如數據維護制度、倉庫盤點制度、考核激勵制度等，特別是考核制度，對于新生的信息化建設來說尤為重要。這里需要注意的是，當數據整理到一定程度并經慎重評估后，要果斷扔掉舊系統單獨上線，否則會因為猶豫而錯過上線的最佳時間。上線后的維護是信息化系統要經歷的一個必不可少的短暫痛苦過程，但只有實際運行新系統才能最大限度地挖掘隱含問題，以達到正本清源、盡快規范業務流程的目的。依據筆者參與企業信息化建設過程中的統計數據，上線后對基礎數據的整改力度是上線前的至少3倍，甚至更多。
3.11 基礎數據安全性
信息系統除了保證滿足日常運行的基本功能之外，還要保證數據的安全。數據安全的保證措施可以從技術和制度2個層面考慮。技術方面，通過數據安全技術防止非法操作帶來的數據泄露、更改或者破壞等，如對操作權限的設置等；制度層面，主要是指建立數據安全、保密制度，通過制度確保數據在系統中安全傳輸。此外，為了防止突發事件，還需實現定時對系統數據的備份以及數據恢復等功能。
3.12 正視信息化建設
信息化不僅是一次新的技術革命，也是一次新的管理革命，新的東西未必就是適合自己的，一定要綜合考慮多方面因素，逐層深入改革，否則項目實施就會有巨大的風險。當然也不要一味遷就，否則信息化改革注定失敗。企業實施信息化的目的之一就是給企業帶來方便，然而我們要正視這樣一個問題：不可能所有的數據都從系統出發。信息化實施的過程中，要全面考慮，統籌兼顧，從大局出發，綜合考慮業務需求及對系統性能的影響。例如制造業中的輔料（系統不便搭建MBOM而物料本身的價值又較低的），如果將其納入系統，不但會給MBOM搭建和維護工作帶來不少的工作量，而且可能會改變MBOM的搭建機制，甚至可能導致結構混亂。此時，系統中的輔料采用手工單據是綜合考慮后的最佳方案。此外，信息化建設給企業帶來的影響是潛移默化的，并不像買賣東西那樣直觀，但是它會逐步改變企業在未實施信息化之前的隨意性和不規范性，使得企業管理逐步走向正規。
4 結束語
從實踐角度闡述了制造型企業在信息化建設中基礎數據整理的內容及其影響因素，結合筆者在企業實施信息化心得，對制造型企業信息化實施過程中不同階段的數據整理工作給出了一些具有實踐意義的方法和建議，對其他制造型企業實施信息化建設具有一定的參考價值。對于信息化基礎數據整理工作，本文主要站在企業角度從業務和管理層面進行分析，若能綜合考慮企業、實施團隊以及系統自身特點將會給信息化基礎數據整理工作帶來更有益的指導和幫助。
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本文標題：制造型企業信息化基礎數據整理研究
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