伴隨信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文檔，如何對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，是廣大檔案工作者面臨的新課題和新任務(wù)。
一、電子文檔與電子文檔管理的現(xiàn)狀
電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文檔形式多樣、容量大、體積小，不僅有便于信息共享和易于復(fù)制的優(yōu)點(diǎn)，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸。與紙質(zhì)文件相比，電子文檔有著許多新的特點(diǎn)，主要包括信息的非人工識(shí)讀性、對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性、信息與特定載體的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度洼、信息的易變性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
近年來(lái)，電子文檔呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，各種信息資源數(shù)量劇增。由于檔案信息化建設(shè)步伐滯后，加之電子文檔存在內(nèi)容的易修改性、對(duì)外部環(huán)境和硬件條件的高度依賴(lài)性等自身局限，以及對(duì)電子文檔管理缺乏規(guī)范性，主要是沒(méi)有明確的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)問(wèn)等，致使當(dāng)前電子文檔管理面臨的問(wèn)題日益突出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存和查找?guī)?lái)一定困難，也增加了電子文檔規(guī)范化管理的緊迫性和復(fù)雜性。當(dāng)務(wù)之急是，妥善解決電子文檔保存的真實(shí)性問(wèn)題、電子文檔管理的規(guī)范性問(wèn)題、電子文檔管理的安全性問(wèn)題和電子文檔利用的開(kāi)放性問(wèn)題。
二、電子文檔管理的新特點(diǎn)與新趨向
在辦公自動(dòng)化條件下，電子文檔管理表現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)和趨向，歸結(jié)起來(lái)，主要有6個(gè)方面。一是文檔管理自動(dòng)化。電子文檔管理主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各種辦公系統(tǒng)軟件來(lái)完成，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔管理流轉(zhuǎn)全程的自動(dòng)化，包括文件內(nèi)容電子化，文件的起草、審核、簽發(fā)、成文、立卷歸檔、利用等流轉(zhuǎn)程序的自動(dòng)化。二是文檔存儲(chǔ)數(shù)碼化。電子文檔是借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按照一定格式，將文字、圖形等信息轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，并通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)來(lái)識(shí)別、傳輸和利用。電子文檔存儲(chǔ)的數(shù)碼化，可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間和資源，也可以存儲(chǔ)更多的信息和資料。三是文檔傳輸網(wǎng)絡(luò)化。
通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子文檔內(nèi)容存放于網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)專(zhuān)門(mén)設(shè)置的區(qū)域中，就可以實(shí)現(xiàn)文檔傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。這樣，不僅使文檔傳輸變得更加便捷，也有利于統(tǒng)籌規(guī)劃文書(shū)和檔案工作，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和應(yīng)用電子文檔的目的。四是文檔形成公開(kāi)化。檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)來(lái)監(jiān)控文件處理的整個(gè)流程，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔全流程的公開(kāi)化。比如，憑借網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)系統(tǒng)，檔案管理人員可以隨時(shí)鑒別和歸類(lèi)系統(tǒng)中已經(jīng)辦理完畢的文件數(shù)據(jù)，方便各部門(mén)整理和立卷歸檔的同時(shí)，也有利于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)跟蹤和指導(dǎo)各部門(mén)的立卷歸檔工作，切實(shí)提高案卷處理效率和質(zhì)量。五是文檔處理一體化。在辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理人員可以通過(guò)對(duì)系統(tǒng)前端控制的設(shè)置，將文件運(yùn)行的全程置于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)的監(jiān)控之下，有效銜接電子文件與電子檔案，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔處理的～體化。這樣，不僅有利于文書(shū)工作和檔案工作的無(wú)縫對(duì)接，也有利于監(jiān)管文書(shū)工作和檔案工作的全過(guò)程。六是文檔利用在線化。電子文檔是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成的，其具有共享性、多用性和交互性等優(yōu)勢(shì)。用戶可以不受時(shí)間、空間等限制，在權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的在線自動(dòng)檢索和利用，還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的互連。為用戶提供系統(tǒng)翔實(shí)的信息資料，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了電子文檔的利用質(zhì)量與效率。
三、提高電子文檔規(guī)范化管理的建議
電子文檔規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須加快制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和確立規(guī)范化的歸檔程序，實(shí)現(xiàn)電子文件的運(yùn)作和管理與檔案管理的同步化，完善技術(shù)，加強(qiáng)管理的同時(shí)，要進(jìn)一步健全制度，落實(shí)責(zé)任。
一是制定管理標(biāo)準(zhǔn)。與紙質(zhì)文檔相比，電子文檔的記錄格式、載體形式等都有著明顯區(qū)別，其在處理方法、管理內(nèi)容上也相差甚遠(yuǎn)。此處可以參照紙質(zhì)文檔管理的一些成形做法，但切忌照抄照搬，必須根據(jù)電子文檔的特殊性來(lái)制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。這些管理標(biāo)準(zhǔn)主要涉及電子文檔的登記、命名、歸檔鑒定、收集、防護(hù)、安全及專(zhuān)利維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。比如，在電子文檔的形成、積累、歸檔和保管過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)，以保證電子文檔的歸檔質(zhì)量；對(duì)已歸檔的電子文檔，必須制定嚴(yán)格的管理制度，采取有效的技術(shù)措施，以確保信息的原始性、真實(shí)性和完整性；實(shí)現(xiàn)生成電子文檔與專(zhuān)用軟件的一同歸檔，等等。
二是確定歸檔方式。電子文檔的歸檔方式主要有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。所謂邏輯歸檔，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文檔的物理地址存放在由檔案部門(mén)控制的服務(wù)器中，電子文檔可以隨時(shí)提供給相關(guān)部門(mén)有效利用和處理。這種方法適用于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和嚴(yán)密安全管理措施的單位。所謂物理歸檔，是指經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)處理的電子文檔被拷貝或刻錄到其他載體上，而檔案部門(mén)移交實(shí)行脫機(jī)保管的過(guò)程。這種方法便于電子文檔的長(zhǎng)期保存。
三是明確歸檔內(nèi)容。這主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔要求和歸檔方法等5個(gè)方面。
(1)歸檔范圍。電子文檔的歸檔范圍主要包括文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件等，這是確保電子文檔質(zhì)量的關(guān)鍵因素。
(2)歸檔時(shí)間。一般電子文檔的歸檔時(shí)間分為年度歸檔和階段歸檔兩種。由于涉及到電子文檔的技術(shù)環(huán)境條件以及存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量和壽命等技術(shù)問(wèn)題，歸檔時(shí)間以不超過(guò)爭(zhēng)．3個(gè)月為最佳。
(3)歸檔數(shù)量。為了提高電子文檔歸檔的安全性和可靠性，一般拷貝兩套，保存一套，借閱～套。即使是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的電子文檔，也要保存一套，有必要時(shí)應(yīng)當(dāng)保存兩套，其中一套異地保存。
(4)歸檔要求。嚴(yán)格遵從歸檔各階段的相關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確說(shuō)明配套的軟硬件環(huán)境。
(5)歸檔方法。將最終版本的電子文檔以直接或間接(采用數(shù)據(jù)壓縮工具進(jìn)行壓縮歸檔，然后存儲(chǔ)刻錄)的方式存入磁、光載體介質(zhì)上。對(duì)已歸檔的電子文檔，要盡可能采用通用標(biāo)準(zhǔn)；歸檔后，要對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的一致性測(cè)試。
四是實(shí)現(xiàn)同步歸檔。現(xiàn)階段，印章和簽署仍是文件生效的主要標(biāo)志，因此，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。由于電子文檔具有不穩(wěn)定性和易修改性等缺點(diǎn)。有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保信息數(shù)據(jù)的安全性。目前，一般對(duì)電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案采取“雙軌制”方式，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。但歸檔時(shí)，分別使用不同的編目方法和存儲(chǔ)裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)中，明確注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址；同時(shí)，在電子文件歸檔目錄備注項(xiàng)中，詳細(xì)注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
五是提高檔案管理人員素質(zhì)。為了適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，檔案管理人員必須采取切實(shí)措施，努力提高自身素質(zhì)。要克服傳統(tǒng)觀念，致力于抓好自身知識(shí)的更新、引進(jìn)和消化工作，努力掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本技術(shù)技能，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬工作視野，樹(shù)立規(guī)范管理意識(shí)。另一方面，單位主管必須高度重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員電子檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)。
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