伴隨信息技術和網絡技術的迅猛發展，產生了大量的電子文檔，如何對其進行規范化管理，是廣大檔案工作者面臨的新課題和新任務。
一、電子文檔與電子文檔管理的現狀
電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔形式多樣、容量大、體積小，不僅有便于信息共享和易于復制的優點，而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸。與紙質文件相比，電子文檔有著許多新的特點，主要包括信息的非人工識讀性、對計算機系統的依賴性、信息與特定載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、信息的易變性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
近年來，電子文檔呈幾何倍數增長，各種信息資源數量劇增。由于檔案信息化建設步伐滯后，加之電子文檔存在內容的易修改性、對外部環境和硬件條件的高度依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理缺乏規范性，主要是沒有明確的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時問等，致使當前電子文檔管理面臨的問題日益突出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存和查找帶來一定困難，也增加了電子文檔規范化管理的緊迫性和復雜性。當務之急是，妥善解決電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管理的規范性問題、電子文檔管理的安全性問題和電子文檔利用的開放性問題。
二、電子文檔管理的新特點與新趨向
在辦公自動化條件下，電子文檔管理表現出一些新的特點和趨向，歸結起來，主要有6個方面。一是文檔管理自動化。電子文檔管理主要是通過計算機與網絡技術以及各種辦公系統軟件來完成，通過網絡辦公平臺系統，實現文檔管理流轉全程的自動化，包括文件內容電子化，文件的起草、審核、簽發、成文、立卷歸檔、利用等流轉程序的自動化。二是文檔存儲數碼化。電子文檔是借助計算機和網絡技術，按照一定格式，將文字、圖形等信息轉換為數碼或符號，并通過相應的軟硬件技術來識別、傳輸和利用。電子文檔存儲的數碼化，可以節省大量的存儲空間和資源，也可以存儲更多的信息和資料。三是文檔傳輸網絡化。
通過計算機與網絡技術，將電子文檔內容存放于網絡辦公平臺專門設置的區域中，就可以實現文檔傳輸的網絡化。這樣，不僅使文檔傳輸變得更加便捷，也有利于統籌規劃文書和檔案工作，從而實現科學管理和應用電子文檔的目的。四是文檔形成公開化。檔案管理人員可以利用網絡技術充分發揮自身優勢來監控文件處理的整個流程，從而實現電子文檔全流程的公開化。比如，憑借網絡辦公平臺系統，檔案管理人員可以隨時鑒別和歸類系統中已經辦理完畢的文件數據，方便各部門整理和立卷歸檔的同時，也有利于通過網絡平臺系統跟蹤和指導各部門的立卷歸檔工作，切實提高案卷處理效率和質量。五是文檔處理一體化。在辦公自動化條件下，檔案管理人員可以通過對系統前端控制的設置，將文件運行的全程置于網絡平臺系統的監控之下，有效銜接電子文件與電子檔案，從而實現電子文檔處理的～體化。這樣，不僅有利于文書工作和檔案工作的無縫對接，也有利于監管文書工作和檔案工作的全過程。六是文檔利用在線化。電子文檔是依靠網絡技術完成的，其具有共享性、多用性和交互性等優勢。用戶可以不受時間、空間等限制，在權限范圍內實現對文檔的在線自動檢索和利用，還可以實現網絡辦公平臺系統與其他信息系統的互連。為用戶提供系統翔實的信息資料，從而最大限度地實現了資源共享，提高了電子文檔的利用質量與效率。
三、提高電子文檔規范化管理的建議
電子文檔規范化管理是一項系統工程，必須加快制定統一標準和確立規范化的歸檔程序，實現電子文件的運作和管理與檔案管理的同步化，完善技術，加強管理的同時，要進一步健全制度，落實責任。
一是制定管理標準。與紙質文檔相比，電子文檔的記錄格式、載體形式等都有著明顯區別，其在處理方法、管理內容上也相差甚遠。此處可以參照紙質文檔管理的一些成形做法，但切忌照抄照搬，必須根據電子文檔的特殊性來制定相應的管理標準。這些管理標準主要涉及電子文檔的登記、命名、歸檔鑒定、收集、防護、安全及專利維護等各個環節。比如，在電子文檔的形成、積累、歸檔和保管過程中，應及時登記設備環境和相關數據，以保證電子文檔的歸檔質量；對已歸檔的電子文檔，必須制定嚴格的管理制度，采取有效的技術措施，以確保信息的原始性、真實性和完整性；實現生成電子文檔與專用軟件的一同歸檔，等等。
二是確定歸檔方式。電子文檔的歸檔方式主要有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。所謂邏輯歸檔，是指通過計算機網絡，將電子文檔的物理地址存放在由檔案部門控制的服務器中，電子文檔可以隨時提供給相關部門有效利用和處理。這種方法適用于具有穩定可靠的網絡環境和嚴密安全管理措施的單位。所謂物理歸檔，是指經過計算機處理的電子文檔被拷貝或刻錄到其他載體上，而檔案部門移交實行脫機保管的過程。這種方法便于電子文檔的長期保存。
三是明確歸檔內容。這主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數量、歸檔要求和歸檔方法等5個方面。
(1)歸檔范圍。電子文檔的歸檔范圍主要包括文字材料、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件等，這是確保電子文檔質量的關鍵因素。
(2)歸檔時間。一般電子文檔的歸檔時間分為年度歸檔和階段歸檔兩種。由于涉及到電子文檔的技術環境條件以及存儲介質的質量和壽命等技術問題，歸檔時間以不超過爭．3個月為最佳。
(3)歸檔數量。為了提高電子文檔歸檔的安全性和可靠性，一般拷貝兩套，保存一套，借閱～套。即使是進行網絡發布的電子文檔，也要保存一套，有必要時應當保存兩套，其中一套異地保存。
(4)歸檔要求。嚴格遵從歸檔各階段的相關規定，準確說明配套的軟硬件環境。
(5)歸檔方法。將最終版本的電子文檔以直接或間接(采用數據壓縮工具進行壓縮歸檔，然后存儲刻錄)的方式存入磁、光載體介質上。對已歸檔的電子文檔，要盡可能采用通用標準；歸檔后，要對歸檔內容進行嚴格的一致性測試。
四是實現同步歸檔。現階段，印章和簽署仍是文件生效的主要標志，因此，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。由于電子文檔具有不穩定性和易修改性等缺點。有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保信息數據的安全性。目前，一般對電子文件、紙質文件轉化為檔案采取“雙軌制”方式，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。但歸檔時，分別使用不同的編目方法和存儲裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄備注項中，明確注明相應的電子文件的編碼及存址；同時，在電子文件歸檔目錄備注項中，詳細注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
五是提高檔案管理人員素質。為了適應信息技術和檔案事業的飛速發展，檔案管理人員必須采取切實措施，努力提高自身素質。要克服傳統觀念，致力于抓好自身知識的更新、引進和消化工作，努力掌握計算機技術、信息管理技術和網絡技術等基本技術技能，改善知識結構，拓寬工作視野，樹立規范管理意識。另一方面，單位主管必須高度重視對現有檔案管理人員電子檔案知識與計算機技能的培訓。
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本文標題：電子文檔管理的現狀、特點以及建議
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